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「テレワークの課題」解決シリーズ【メール編】

2021.11.22
コラム
「テレワークの課題」解決シリーズ【メール編】

テレワークが普及してきましたが、続けていると課題も見えてきます。その中でも私たち浅間商事に相談の多い課題と解決方法をご紹介いたします。

これまでに、【FAX編】と【電話編】をお届けいたしました。

「テレワークの課題」解決シリーズ【FAX編】

テレワークの課題解決シリーズ。今回はFAX編をお届けします。FAX、かなり減ってきましたが、まだ完全になくなってはいない状況です。外出先や在宅からFAXを見るためにはどうしたらよいでしょうか? | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

「テレワークの課題」解決シリーズ【電話編】

テレワークは続けていると「課題」も見えてきます。テレワーク導入後も、電話対応のために誰かが出社する必要がある、急な外出や用事があっても電話当番でデスクを離れられない……といったケースはないでしょうか。今回はこのテレワークの「電話番」の解決方法についてご提案いたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

今回はメール編をお届けします。在宅勤務時や外出先など、会社のパソコンが使えない環境でのメールの送受信はどうしていますか?

メールはコミュニケーションの手段としていまだ欠かせないツールです。機密情報を含むケースがあり、特にテレワークにおいてはセキュリティを意識することも重要です。

今回はテレワーク中の「快適」で「安心」なメール利用方法についてご提案します。

テレワーク時の「メール」の課題とは

中小企業のお客さまでご利用が多いのが、プロバイダーのメールや、フリーメールです。テレワーク時や、セキュリティの観点からそれぞれの課題、問題点を見てみましょう。

中小企業でよくあるメール環境

Gmail、Yahooなどのフリー(無料)のメール:アカウントを作成し、無料で取得したメールアドレスを利用。ブラウザや専用アプリで送受信。

プロバイダーのメール:プロバイダーのドメイン、もしくは自社ドメインでメールを利用。パソコンなどの端末にメールをダウンロードするPOP(ポップ)形式、もしくはサーバーのメールを参照するIMAP(アイマップ)形式で受信メールを管理。

フリーメールの課題

フリーメールの仕組みと特徴
フリーメールの仕組みと特徴
  • 会社が管理していない場所に社内情報が保存される
  • 退職者のアドレスの管理が煩雑になる(業務情報の管理)
  • 業務用に使用していても迷惑メールになってしまう可能性がある

GmailやYahooメールなどのフリーメールは、ブラウザや専用アプリでどの端末からも使えます。会社で送受信したメールも、自宅のパソコンやスマートフォンで同じものを見られます。無料のため個人で利用されている方も多いと思います。

しかし、業務にフリーメールを使うことはおすすめいたしません。

フリーメールを使うということは、社内の情報を会社が管理していない場所に保存することと同じです。ポリシー(ルール)をはじめ、バックアップ、アーカイブ、セキュリティなど、すべてが会社の管理外になってしまいます※。それは、機密情報を社外に持ち出すことと同じと言ってよいでしょう。個人情報流出、機密漏えいなど、何か問題が発生した際に、会社側で対処できなくなります。(※有料のGoogle WorkspaceのGmailには管理機能があります)

また、お客さまの事例で、アカウントの管理を個人にまかせていたために、退職者が出た際にそのメールのデータも管理できなくなるといったケースがありました。(IDとパスワードが不明で、アクセスができなくなる。)

送信したメールがお客さま先で迷惑メールになってしまう可能性がある、といったデメリットもあります。

従来型のプロバイダーメールの課題その1:POPの場合

POP(ポップ)の仕組みと特徴
POP(ポップ)の仕組みと特徴
  • 自宅や外出先で見るためには、会社のメールを私用アドレスに転送する必要がある
  • 送信メールが見直せないため、送信時はCcやBccに自分のアドレスを追加する手間がかかる
  • 転送漏れがあると在宅時や外出先で見られない
  • 私用アドレスや個人の端末に会社のデータが残る危険性がある

プロバイダーのメールは、メールをサーバーから端末(パソコン)にダウンロードする仕組み(POP)が多く使われてきました。通常POPはサーバーからメールを削除するため、限られたサーバーの容量を効率よく使えたためです。

しかしPOPの場合、送受信したメールが利用した端末にしか残りません。

そのため、会社のパソコンで受信したメールを私用アドレスに転送したり、メール送信時にCcやBccに自分のアドレスを追加したりしているケースがよく見られます。

この場合、送受信が手間なだけでなく、転送漏れがあるとテレワーク時に必要なメールが見られずに困ることがあります。また、会社の情報が会社の管理外の私用アドレスや個人の端末にダウンロードされるのは、セキュリティ上好ましくありません。

従来型のプロバイダーメールの課題その2:IMAPの場合

IMAP(アイマップ)の仕組みと特徴
IMAP(アイマップ)の仕組みと特徴
  • 通常は受信の同期のため、送信済みメールは同期されない
  • 動作が不安定なことがある
  • サーバー容量に制限がある

ダウンロードするPOPとは異なり、サーバーを参照する仕組みなのがIMAP(アイマップ)です。

IMAPであれば、サーバーのメールをダウンロードするのではなく、端末(パソコン、スマートフォンなど)からデータを見る仕組みのため、どの端末からも同じメールを見られます。会社で見たメールは転送する必要はなく、自宅や外出先からも同じメールを見られます。

しかし、IMAPも通常同期されるのは受信メールのみで、送信済みのメールを複数の端末で同期するのは難しかったり、設定が煩雑になったりすることがあります※。(※POP、IMAPというのは受信時の仕組みで、送信時はSMTPという同じ仕組みを使っています。そのため、POPでもIMAPでも、原則送信メールは送信した端末に保存されます。)

そのため、POPと同様に会社の情報が会社の管理外の私用アドレスや個人の端末に残る可能性があります。

メールの振り分けルールも、異なる端末で同期ができないため、Aの端末でメールの振り分けをしたために、Bの端末からそのメールが見えなくなってしまう…といった誤操作も起こりがちです。

IMAPはメールをサーバーに残します。そのためサーバー容量を気にしながら運用する必要がある点もデメリットです。長期休暇中に業務メールだけでなく迷惑メールでメールボックスがいっぱいになってしまい、メールが受信できない、といったトラブルも起こりえます。

「マイクロソフトのクラウドメール」で解決

浅間商事では、「マイクロソフトのクラウドメール(Exchange Online)」のご利用をおすすめしています。
操作感はプロバイダーメールのWebメールや、フリーメールと似ていますが、マイクロソフトのクラウドメールならではの特長があります。

マイクロソフトのクラウドメールの仕組みと特徴
マイクロソフトのクラウドメールの仕組みと特徴
  • 送受信したメールはどの端末からも見られる
  • アカウントやルールは担当者が管理できる(退職者のアカウントや、セキュリティのルールなどを会社で管理できる)

送受信したメールをどの端末からもメールを見られます。パソコンはもちろん、スマートフォンからもすべてのメールを見られます。加えて、利用者のアカウントやセキュリティのルールは、IT担当者が一括管理できます。

これだけでもテレワークにおいて「快適」で「安心」なメール利用ができますが、マイクロソフトのクラウドメールにはさらに次のような特長があります。

  • メールだけでなく連絡先、振り分けルール、スケジュールなども同期できる
  • サーバーが大容量(50GB)、ファイルも大きいサイズが添付可能(PCで150MBなど)
  • 迷惑メール対策が強力
  • メールをリアルタイムに受信できる

連絡先、振り分けルール、スケジュールも同期できることで、自動振り分けしたメールが行方不明になることもありませんし、自宅や外出先からのスケジュール共有もスムーズになります。

また、プロバイダーのメール容量は3~10GBが一般的ですが、マイクロソフトのクラウドメールは50GBと大容量。残量を気にしてメールを削除するといった作業が省けます。

迷惑メール対策オプションを利用すれば、迷惑メールに煩わされることもなく、さらに安全な環境でメールを利用できます。

メールのリアルタイム受信も特長の一つで、メールを受信したらすぐに通知を受け取れます。従来のPOPやIMAPは、サーバーを確認して受信する仕組みです。基本的にはメールの受信にタイムラグが生じています。

浅間商事の事例

浅間商事では、2013年よりマイクロソフトのクラウドメールを利用しています。メールとスケジュールのクラウド化により、いつでもどこでもメール送受信やスケジュール調整できるようになりました。

もともと外出が頻繁な営業社員が多い会社ですが、このメールの仕組みが整っていたおかげもあり、緊急事態宣下でのテレワーク移行は大変スムーズでした。

また、50GBという大容量も活用しています。ある営業社員は、7年超のメールを1通も削除せず、すべて残した状態でまだ容量の28%しか使っていないそうです。マイクロソフトのメールは検索機能も早く、大量のメールが残っていても、数年前のメールも比較的素早く簡単に見つけられます。

まとめ

今回は「テレワークの課題」解決シリーズ【メール編】として、在宅勤務時や外出先など、会社のパソコンが使えない環境でのメールの送受信を、「快適」で「安心」に行う方法のご提案をいたしました。

中小企業のお客さまでご利用が多いのが、プロバイダーのメールや、フリーメールです。テレワーク時や、セキュリティの観点からそれぞれの課題や問題点があります。

フリーメール(GmailやYahooメールなど)

  • 会社が管理していない場所に社内情報が保存される
  • 退職者のアドレスの管理が煩雑になる(業務情報の管理)
  • 業務用に使用していても迷惑メールになってしまう可能性がある

従来型プロバイダーのメール(POPの場合)

  • 自宅や外出先で見るためには、会社のメールを私用アドレスに転送する必要がある
  • 送信メールが見直せないため、送信時はCcやBccに自分のアドレスを追加する手間がかかる
  • 転送漏れがあると在宅時や外出先で見られない
  • 私用アドレスや個人の端末に会社のデータが残る危険性がある

従来型プロバイダーのメール(IMAPの場合)

  • 通常は受信の同期のため、送信済みメールは同期されない
  • 動作が不安定なことがある
  • サーバー容量に制限がある

上記の課題解決のために、浅間商事では「マイクロソフトのクラウドメール」をおすすめしています。

  • 送受信したメールはどの端末からも見られる
  • アカウントやルールは担当者が管理できる

上記の他、次のようなメリットもあります。

  • メールだけでなく連絡先、振り分けルール、スケジュールなども同期できる
  • サーバーが大容量(50GB)、ファイルも大きいサイズが添付可能(PCで150MBなど)
  • 迷惑メール対策が強力
  • メールをリアルタイムに受信できる

浅間商事も2013年から自社で利用しており、テレワーク体制への移行も大変スムーズでした。大容量サーバーや迷惑メール対策オプションも、テレワークを「快適」で「安心」に行うために活用しています。

テレワーク時のFAX、電話、そしてメールについて、お困りの方は浅間商事にぜひお気軽にご相談ください。

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