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【事例付き】中小企業の「Microsoft Exchange Online活用術」3選

2020.09.11
コラム
【事例付き】中小企業の「Microsoft Exchange Online活用術」3選

メールはすでにビジネスでは欠かせないツールの一つです。しかし、これまで自社でメールサーバーを管理するのは大変手間とコストがかかるものでした。そのため、メールはプロバイダーと契約し、プロバイダーのメールサービスを使っている中小企業のお客さまが多くいらっしゃいます。

Microsoft Exchange Onlineはメールサーバーのクラウドサービスで、利便性やセキュリティ機能を向上させた上に、導入と管理のハードルを低くすることができます。

「プロバイダーのメール」から「マイクロソフトのメール」へ。クラウドのメールサーバーが提供するさまざまなメリットを、事例を交えながら解説いたします。

Microsoft Exchange Onlineとは

Microsoft Exchange Online(エクスチェンジ オンライン)は、Microsoft Exchange Server(グループウェア・電子メールサーバー)をマイクロソフト自身がホスティングしているクラウドサービスです。Microsoft 365の法人向けプランに含まれています※。(※含まれているプランなど詳しくはお問い合わせください。)

なお、Windowsは「メール=Outlook」というイメージをお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんが、Outlookはメールを送受信するソフトのことです。メールの利用にはOutlookのようなソフトに加え、メールサーバーや、メールサービスを提供してくれるプロバイダーとの契約が必要になります。

主な機能

  • メールのホスティング、50GBのメールボックス
  • 自社ドメインの利用が可能(例:name@asama-shoji.co.jp)
  • パソコンだけでなく、スマートフォン、タブレット、Webブラウザーで利用可能
  • 個人およびグループのスケジュールの管理や共有、会議通知

利用方法(メールの送受信を行う方法)

  • Outlook(Windows、Macintosh)
  • ブラウザー(Web版Outlook)
  • iPhone/iPad、Androidデバイス
  • その他のメールソフト

Windowsをお使いのお客さまは、通常Outlookでご利用されています。Macintosh用にもMicrosoft Outlook for Macがあります。

Webブラウザーからのアクセスも可能です。Microsoft 365のアカウントでログインするとブラウザー上で利用できます。

Microsoft 365 ログインURL:https://login.microsoftonline.com/

iPhoneやiPadでは、アカウントにExchangeを設定すれば、デフォルトのメールやスケジュール機能でExchangeが利用できます。また、AndroidではGmailアプリやSamsungメールアプリに設定が可能です※。それぞれ、Microsoft Outlookアプリをインストールして利用することも可能です。

POPやIMAPプロトコルも利用可能なので、メールのみでしたらOutlook以外のメールソフトから見ることも可能です。

※ 参考:Android メール アプリでメールをセットアップする

Webメールの画面例
Webメールの画面例

「マイクロソフトのメール」中小企業にとっての3つの便利ポイント

Exchange Onlineを使った「マイクロソフトのメール」。プロバイダーのメールと比べた際の優位性について、3つのポイントをまとめました。

その1:大きな添付ファイルをメールで送れる

画像や動画、図面など、メールに添付するファイルの容量が大きくなってきています。一般的なメールサービスですと、1メール14MBほどですので、大きなファイルを社内外に送るためにメールではなく、大容量ファイル転送サービスを使っている会社様も多いです。

Exchange Onlineの場合1メール、パソコンで150 MB、スマートフォンでも33MBまで容量がありますので大きな添付ファイルでもメールの添付で簡単にやり取りすることができます。

※ただし、Exchange Online同士ではなく、社外の送信先が一般的なメールサービスを使っている場合は容量を超えてしまう可能性があります。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#message-limits

その2:メールの削除や整理をする必要がない

一般的なメールサービスの場合、メールをためておくメールボックスの容量は3~10GBほどです。そのため長期休暇中に迷惑メールで容量がいっぱいになってしまったり、サーバー上に保存しておくメールを整理したりといった作業が発生します。

最近は、メール容量無制限のサービスも出てきていますが、保存期限が14日~2か月のため、定期的な整理や保存のためにダウンロードが必要になります。

マイクロソフトのメールボックスは50GBという大容量で、保存期間も無制限です。読み終わったメールや迷惑メールの削除など無駄な作業が必要なくなります。

浅間の事例です。

2013年からマイクロソフトのメールを利用しているある営業社員は、7年超のメールを1通も削除せず、すべて残した状態でまだ容量の28%しか使っていないそうです。(画像などの重たいファイルを頻繁にやり取りする業務ではありませんが、一般的なビジネスメールのやり取りを日常的に行っている社員です。)

このペースですとメールの整理は15年に1度ぐらいでいいかもしれません(笑)。マイクロソフトのメールは検索機能も早く、大量のメールが残っていても、数年前のメールも比較的素早く簡単に見つけることができます。

その3:迷惑メールが激減

迷惑メールは時間を取られるだけでなく、Emotetやランサムウェアなどウイルス感染の引き金にもなります。毎朝十数件の迷惑メールを整理することが日課だというお客さまもいます。最近はUTMやウイルス対策ソフトにも迷惑メール対策機能がついていますが、なかなか減りません。

マイクロソフトのメールは迷惑メール検知機能が非常に強いです。そのため、利用を始めた後に迷惑メールが激減したとおっしゃるお客様が多くいらっしゃいます。

また、Advanced Threat Protection(ATP)という、メールのフィルタリングサービスのオプションがあります。浅間商事ではこのATPオプションをつけているため、迷惑メールやウイルスメールが自動ではじかれ、迷惑メールに取られる時間がほとんどなくなりました。

メール内の悪意のある添付ファイルやURLをブロック、フィッシング詐欺の検知などをしてくれるため、メールのセキュリティが大幅に向上します。さらに、ATPには管理者向けにレポート機能やURLトレース機能があります。

暗号化されたメールや、社外のネットワークでやりとりされたメールは、UTMではチェックができません。ATPオプションはセキュリティ対策の一つとして有効です。

次の章からは具体的な活用例、事例をご紹介いたします。

Exchange Online活用術その1:いつでも、どこからでも「同じメールボックス」

Exchange Onlineでは、メールデータはすべてクラウド上にあるため、場所やデバイスを問わずメールの状態を同期することができます

外出先でスマートフォンやパソコンから送受信したメールはもちろん、削除したり、下書きのまま保存していたメールも、すべて別の場所やデバイスから同じ状態で参照することができます。

お客様事例です。

従業員5名規模の法人のお客さまでパソコントラブルがあり、複数台を何度も修理することがありました。しかし、Exchange Onlineをはじめ、Microsoft 365でデータを管理していたため、メールを含めデータを簡単に短時間で元に戻すことができました。修理中も、Exchange OnlineであればWebメールが使えるため、他のパソコンでも滞りなく業務を進めることができました。パソコン、スマートフォンが壊れてしまった時も、すべてのメールのデータがクラウド上に保管されているのはとても安心です。

また、別のお客さまからもスマートフォンとの同期がやはり便利、というお声をいただいています。

以前は携帯からメールを送信すると、送信メールが携帯にしか残らないことにお困りでした。送信時、Bccに自分を宛先に加えるなどの工夫をされても、その手間やその後の管理、誤送信のリスクなどがつきまといました。

この課題はExchange Onlineの利用ですべての端末が同期されたことで解決。外出が多いお客さまで、メールが大変使いやすくなったと喜んでいただけました。メールだけではなく、連絡先、フォルダ分け、仕分けルールも同期されるのがExchange Onlineの強みです。

続いて、浅間の事例です。

スマートフォンの導入とExchange Onlineの活用で、2013年に大幅な業務の改善がありました。

  • 以前:メール業務は社内のみ。お客様対応が遅くなるなどのデメリットがあった
  • 現在:外出先からもメール対応。お客様対応が格段に早くなる。パソコン入れ替もスムーズになった

以前は、デスクトップPCとフィーチャーフォン(ガラケー)で業務を行っていました。

その結果、メールの対応はすべて帰社してから。対応が遅くなり商機を逃してしまっただけでなく、社員の時間外労働が増えてしまっていました。また、パソコンの入れ替え時はメールの移動やOutlookの再設定に手間がかかるだけでなく、ミスも生じて業務に影響をおよぼしていました。

モバイルPCとスマートフォン(iPhone)、そしてExchange Onlineを含めたMicrosoft 365(当時の名称はOffice 365)を導入。これにより、いつでもどこでも、どのデバイスでもメールに対応できるようになりました。

外出先からのメール対応が早くなり、お客さまをお待たせすることがなくなりました。出社が必要ないため、在宅勤務の環境でも活用されています。そしてデータはすべてクラウド上にあるため、パソコンの入れ替えも再設定がほぼ必要なくなりました。

浅間社員のiPhoneメール受信ボックス画面(フォルダや振り分けルールもパソコンのOutlookと同期されています)
浅間社員のiPhoneメール受信ボックス画面(フォルダや振り分けルールもパソコンのOutlookと同期されています)

Exchange Online活用術その2:いつでも、どこからでも「スケジュール共有」

ここまで主にメール機能のご紹介をいたしましたが、Exchange Onlineのスケジュール共有機能も大変便利です。

メールと同様に、 Exchange Onlineではスケジュールのデータをすべてクラウド上に保存します。これにより、場所やデバイス問わず、自分のスケジュール管理はもちろん、他の社員との予定共有が簡単かつスピーディーになります

浅間の事例です。メールと同じく、2013年からの改善です。

  • 以前:社員のスケジュールは社内で共有。さらに調整には電話を使用。社外でスケジュール調整が難しかったり、電話でのやりとりはミスが生じたりしていた
  • 現在:リアルタイムにスケジュール調整が可能になり、迅速かつ確実になった。データで残るため、勘違いや失念も減った

以前は社内サーバーに、社員のスケジュールを保存・共有していました。そのためスケジュールの閲覧や更新は社内のみ。外出先で予定を参照したい場合は、そのスケジュール表を印刷して持ち歩いていました。また、予定の調整には電話を使用していました。

この結果、社外でスケジュールを調整して帰社すると、タイムラグがあるために他のメンバーの予定変更が発生し、再度調整しなおすこともありました。また、入力漏れや失念、ダブルブッキングなどのトラブルも発生していました。電話がつながらないと調整が進まない、会話での調整で聞き間違いが起こるなどのネックもありました。

現在はモバイルデバイスとExchange Onlineの導入により、リアルタイムにスケジュール調整が可能になりました。データとして残り、いつでも参照できるため、聞き間違いや勘違いもなくなりました。そしてアラートも出せるため、アポイントを失念してしまうリスクも減りました。

浅間社員のiPhone画面(スケジュール)
浅間社員のiPhone画面(スケジュール)

Exchange Online活用術その3:会議室や備品管理もおまかせ

Exchange Onlineでは会議室や備品の予約管理もできます。会議室や備品のメールボックスを作成し、それらにスケジュール表を持たせることで、予約管理ができるという仕組みです。

会議室はもちろん、数が限られている機器や、机やイスなどの什器を、人を介さずExchange上の操作のみで予約することができます。

浅間の事例です。

社内の会議室予約にExchange Onlineを利用しています。会議室を使用したい社員は、予定表から使用したい会議室を選択して会議設定をしています。会議室の空き状況は社員のスケジュールと同じく、いつでも、どのデバイスでも見られるため、必要な時にすぐに参照と予約が可能です

浅間の会議室予約画面(Outlook)
浅間の会議室予約画面(Outlook)

まとめ

メールはビジネスに欠かせないツールになりましたが、自社でメールサーバーを管理するのは手間とコストがかかるため、多くの中小企業がプロバイダーのメールサービスを利用してきました。

Microsoft Exchange Onlineは、Microsoft Exchange Server(グループウェア・電子メールサーバー)をマイクロソフト自身がホスティングしているクラウドサービスです。メールサーバーのクラウド化により、利便性やセキュリティ機能を向上させた一方で導入と管理のハードルが下がりました。

Exchange Onlineを利用した「マイクロソフトのメール」では、プロバイダー提供のメールに比べ、次のようなメリットがあります。

  • 大容量ファイルの送付が可能
  • メールボックスが大容量(50GB)
  • 迷惑メールが減る

このような特長を踏まえ、次の3つの活用例と事例をご紹介いたしました。

  • メールボックスの同期
  • スケジュール共有
  • 会議室や備品管理

Exchange OnlineはMicrosoft 365への加入で利用できるサービスです※。すでにご加入のお客さまはもちろん、Microsoft 365は毎月定額で気軽に利用できるサービスですので、Exchange Onlineもぜひご検討、ご活用ください。(※含まれているプランなど詳しくはお問い合わせください。)

ご興味・ご関心がある方はぜひ一度浅間商事までご相談ください。導入支援から導入後のサポートまで、お客様の要望にあわせ、Exchange Onlineだけでなくさまざまな商品・サービスで課題解決のお手伝いをしております。

 


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