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【5分で読める】中小企業のための「Microsoft 365」カンタン解説

2020.09.29
コラム
【5分で読める】中小企業のための「Microsoft 365」カンタン解説

浅間商事では、2020年1月のWindows 7サポート終了に伴うパソコンの入れ替え時、Microsoft 365(マイクロソフト サンロクゴ。旧名:Office 365)を導入された中小企業のお客さまが多くいらっしゃいました。

しかし、Officeアプリのみの導入であったり、上位プランを導入しても十分な活用ができていなかったり、というお客さまは少なくありません。

Microsoft 365の魅力はWordやExcelのようなOfficeソフトだけではありません。「そもそもMicrosoft 365ってなに?」といった疑問への回答や、具体的な活用方法まで、導入支援社数200社を超える浅間商事がその魅力をお伝えいたします。

※なお、Microsoft 365には「家庭向け」、「一般法人向け」、「大企業向け」、「教育機関向け」の4カテゴリーがあります。本記事は中小企業の皆さまのご利用を想定し、「一般法人向け」について書かれています。

Microsoft 365について

Microsoft 365(マイクロソフト サンロクゴ)とは

  • サブスクリプションサービス(月額/年額払い)
  • クラウドに対応
  • さまざまなアプリケーションとサービスを利用できる

Microsoft 365(旧名:Office 365※)は、マイクロソフト社のサブスクリプションサービス(月額/年額で支払うサービス)です。2011年からサービスが始まりました。(※2020年4月にサービス名が「Office 365」から「Microsoft 365」に変更になりました。)

それまで、WordやExcelなどのOfficeソフトは、「パッケージ(永続ライセンス版)」を購入してパソコンに入れる、もしくはインストール済みのパソコンを購入するのが一般的でした。量販店で箱入りのCDを購入し、パソコンに一台ずつインストールしていたお客さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

Microsoft 365はこの従来の「買取型」を「サブスクリプション型」にしたものです。契約期間中に一定の費用(年額/月額)で、最新のOfficeソフトやグループウェアなどを利用できます。

また、Microsoft 365は「クラウド版」の利用ができます。クラウド版では、ソフトをインストールしたパソコンからだけではなく、そのほかの端末のブラウザーや、スマートフォンなどのデバイスで、Officeソフトや各種サービスを利用することができるのが特長です。

そしてMicrosoft 365は、Word、Excelといった単体製品ではなく、複数のアプリケーションやサービスの組み合わせで成り立ちます。一つのIDとパスワードですべての製品がシームレスに利用できるだけでなく、製品同士の連携がスムーズなのが特長です。

図解「Microsoft 365」
図解「Microsoft 365」

Microsoft 365のメリット・デメリット

メリット

  • 初期コストが抑えられる
  • 常に最新のバージョンで最新の機能が利用できる
  • クラウド版で時間・場所・デバイスを問わず利用できる
  • パソコンの入れ替えが容易

Microsoft 365は、年額もしくは月額でのお支払いのため、初期コストを抑えることができます。

ソフトは常に最新バージョンを利用できます。バージョンアップしても、買いなおす必要がありません。取引先が最新バージョンを使っているのに、自社のバージョンが低いためにファイルのやり取りができない……といったトラブルも避けられます。

クラウド版であることで、時間・場所・デバイス問わず、ソフトの機能やデータを利用することができます。

最後に、データはすべてクラウドに保存することができるため、パソコンの入れ替え時のデータ移行がスムーズになります。一度外部のストレージに保存して戻す、といった作業が不要になります。

デメリット

  • 利用期間中はずっとコストがかかる

初期コストが抑えられる一方、利用中はお支払いが発生します。バージョンアップは不要、サポートが切れるまで使用したいという場合、ご利用年数や台数によっては買取型より高くなるケースがあります。

Microsoft 365の導入

導入のきっかけ

浅間のお客さまでMicrosoft 365にご加入されたきっかけは主に次の2つでした。

  • Windows7サポート終了に伴うパソコンの入れ替え
  • Teams、SharePointなど、Office以外に使用したいマイクロソフトのサービスがある

Windows 7のサポート終了の際、パソコンの入れ替えを機にOfficeソフトをプレインストール版からMicrosoft 365に変更されるお客さまが多くいらっしゃいました。

これらのお客さまの多くは「Microsoft 365 Apps」というOfficeソフトのみのプランを選ばれました。

一方、Microsoft 365にはTeams、SharePoint、Exchange OnlineといったOfficeソフト以外のサービスを含んだプランもあり、そのサービスの利用を目的にそのほかのプランに加入されたお客さまもいらっしゃいます。

プラン選定基準

前述のように、「Officeソフト(WordやExcelなど)だけ使えればよい」というお客さまの多くは、Officeのみのプラン(Microsoft 365 Apps)を選定されています。

ただ、現在はそのほかのサービスに関心があるお客さまも増えており、浅間商事ではご相談をうけ、ご提案をしております。特にTeamsは、テレワークニーズで大きく利用者数を伸ばしており、浅間商事でもプランの変更を検討されるお客さまが増えております。

※プランごとの内訳や料金などの詳細についてはお問い合わせください。

導入手順

Microsoft 365の導入はとても簡単です。CDや説明書が入ったパッケージを購入したり、CDからインストールをするといった作業はありません。

加入するとアカウントが発行されます。そのアカウントでウェブ上の管理画面にログインするだけで、Officeソフトのダウンロードや各種設定ができるようになります。

管理画面で行うこと

  • 管理者の方:ユーザーの管理(追加や削除)、ライセンスの割り当てなど
  • ユーザー:Officeソフトをダウンロードしてインストールなど(クラウド版のみのプランはできません)

Microsoft 365の活用術

クラウド版で「いつでも、どこでも」

Microsoft 365のわかりやすいメリットの一つが、クラウド版が使えるという点です。データもアプリ本体も、端末ではなくクラウド(サーバー)に入っています。そのため、ネット環境とブラウザーがあればOfficeソフトやメールなどがいつでもどこでも使えます※。

共有設定をすれば、他のメンバーとOfficeファイルの共同編集もできます。

まずは普段よく使うWordやExcelファイルを、スマートフォンやタブレットから参照してみてください。また、共同編集もお試しください。クラウドサービスの便利さを実感していただけると思います。

※スマートフォンやタブレットからの利用は、専用アプリをインストールするとさらに使いやすくなります。マイクロソフトのメールの利用にはExchange Onlineが入ったプランへの加入が必要になります。

パワフルなサービスの数々

法人向けのMicrosoft 365ではすべてのプランで「OneDrive」が利用できます。オンラインストレージのOneDriveには、単なるファイル置き場以上の便利な機能があります。

また、上位プランでは「Teams」、「SharePoint」、「Exchange Online」などのクラウドサービスが利用できます。イメージがわきづらいこれらのサービスのご紹介と、事例をまじえた活用術をご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。

浅間の導入事例

浅間商事では、2013年よりMicrosoft 365(導入当時の名称はOffice 365)を利用しております。

Microsoft 365で便利になった主な5つの業務は次のものでした。

  • メール業務(2013年~)
  • スケジュール共有(2013年~)
  • 会議の準備(2015年~)
  • 社内コミュニケーション(2017年~)
  • 稟議(2018年~)

メール業務とスケジュール共有(Exchange Online)

メールと個人のスケジュールをクラウド化し、いつでもどこでもメール送受信やスケジュール調整をできるようになりました。外出が頻繁な営業社員が多いため、スマートフォンとクラウドサービスによってこれらの業務がスムーズになりました。

会議の準備(SharePoint)

会議資料をクラウドで共有。会議資料が共同編集できるようになり、会議準備の時間と労力が削減されました。また、会議中はオンラインで全員が資料を閲覧できるため、紙の資料の配布もなくなりました。

会議、社内コミュニケーション、稟議(Teams)

社内メールを原則廃止し、社内のコミュニケーションはTeams(ビジネスチャット)に集約されました。煩雑だったメール業務が、外部とのコミュニケーションのみになりシンプルに。また、会議はTeamsのWEB会議で行うようになり、移動による労力やコストを大幅にカットできました。

まとめ

Microsoft 365(マイクロソフト サンロクゴ)とは、マイクロソフト社のサブスクリプションサービスで、クラウドに対応し、さまざまなアプリケーションとサービスを利用できるのが特徴です。

ご利用年数や台数によっては、従来の買取型より高くなるケースがあるのがデメリットですが、次のようなメリットがあります。

  • 初期コストが抑えられる
  • 常に最新のバージョンで最新の機能が利用できる
  • クラウド版で時間・場所・デバイスを問わず利用できる
  • パソコンの入れ替えが容易

浅間商事のお客さまでは、Windows 7のサポート終了時、パソコンの入れ替えの際に導入されたお客さまが多くいらっしゃいました。そのほかTeams、SharePoint、Exchange Online(マイクロソフトのメール)に魅力を感じ、上位プランを選ばれたお客さまもいらっしゃいます。

また、2013年に導入をした浅間の事例もご紹介いたしました。

浅間商事は「Small and Midmarket Cloud Solutions ゴールドコンピテンシー」を取得しています。中小企業における、クラウド活用を推進するパートナーに認められる資格です。マイクロソフト社からの支援体制も強化されており、皆さまにより手厚いサポートをお届けしております。これまでに200社以上のお客さまのMicrosoft 365導入支援を行った実績もございます。

Microsoft 365導入に関して、ご不明点がございましたらぜひお気軽にお問い合わせください。


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