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今すぐ始めたくなる! 中小企業の「WEB会議」5つの活用シーン

2020.09.18
コラム
今すぐ始めたくなる! 中小企業の「WEB会議」5つの活用シーン

テレワークの普及に伴い、「WEB会議」が一般的になってきました。

株式会社MM総研が5月22日発表した調査結果※によると、テレワークの普及で「WEB会議システム」を利用する企業が急増し、その数は6割を超えたとのことです。また、そのシェアは「Zoom」35%、「Skype」18%、「Microsoft Teams」18%との結果でした。

感染症対策として行っていたWEB会議は、実はコストや労力の削減など、さまざまな効果があります。今後、中小企業でも当たり前になっていくWEB会議。その活用シーンについて、事例を交えてご紹介いたします。

※「Web会議システムの利用シェアはトップの「Zoom」が35%」(株式会社MM総研)
https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420

「WEB会議」の始め方

主なWEB会議ツールと始め方

まだWEB会議をやったことがない、参加したことはあっても主催したことがない、といった方に向け、現在中小企業でよく使われているツールと、その使い方について簡単にご説明いたします。

WEB会議には慣れも必要であり、無料版からでもまず使ってみる、試してみることが大切です。もし使ってみたツールが合わなくても、WEB会議ツールはスイッチング・コスト(乗り換えのコスト)が低いため、気軽に挑戦できます。

なお、有料版と無料版の制限内容はツールごとに異なりますので、詳細はそれぞれのページでご確認ください。各説明は2020年9月時点の情報です。

  • Zoom(ズーム)
  • Skype(スカイプ)
  • Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)
  • Google Meet(グーグル ミート)
  • Meet in(ミート イン)

Zoom(ズーム)

Zoom画面
Zoom画面

アメリカに本社を置くズーム・ビデオ・コミュニケーションズ社のWEB会議サービスです。その使いやすさはさることながら、参加者側はアカウントがなくても会議に参加できる手軽さが、人気のきっかけの一つになりました。

Zoomで会議を始めるには、まずはZoomの公式サイトからアプリケーションをダウンロードし、インストールしましょう。そしてそのアプリケーションからログイン(アカウントがない場合は新規にアカウント作成)すれば、新規ミーティング、参加、招待などが簡単な操作で行えます。

なお、会議を主催(ホスト)するのではなく、参加するだけの場合はアカウントを作成せずとも参加が可能です。主催者から送られてきた招待メールの情報で用意された会議に入ることができます。

Zoomhttps://zoom.us/

Skype(スカイプ)

Skype
Skype

2003年に誕生したメッセージアプリです。2008年にビデオ通話機能が実装され、現在に至るまで長くSkypeでWEB会議を続けている方もいます。2011年にマイクロソフト社に買収されており、現在は同社のブランドです。

Skypeでは、ホームページにアクセスすると、ブラウザからすぐにWEB会議の開催と参加ができます。簡単な操作ですぐに始められるので、まずはサイトに行ってみましょう。

ただ、企業向けSkype(Skype for Business Online)は来年7月に終了予定※で、Teamsに移行することになっています。ですので、業務でWEB会議をする場合は今後、他のツールの検討をおすすめします。

Skypehttps://www.skype.com/ja/

Skype for Business Online to Be Retired in 2021(英語)

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

Microsoft Teams
Microsoft Teams

2017年にサービスを開始したマイクロソフト社のビジネスチャット。WEB会議は機能の一つであり、そのほかの各種ツールやサービスとの連携が豊富なのが特長です。Officeアプリケーションを使っている方には導入しやすいツールです。

Teamsには無料版があるので、まずはTeamsの公式サイトから無料版のTeamsにサインアップしましょう。サインアップ後、デスクトップアプリもしくはWebアプリの利用案内があり、設定に進みます。

ユーザーの招待をすれば最初の設定は完了で、そのユーザー同士でWEB会議が可能になります。また、Teams内のメンバーとだけでなく、外部メンバーとの会議も行えます。

Microsoft Teamshttps://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Google Meet(グーグル ミート)

Google Meet
Google Meet

GoogleのWEB会議ツールです。2013年「Googleトーク」の後継として「ハングアウト Meet」が公開され、さらに2020年4月に「Google Meet」になりました。もともとG Suite ユーザーのみが利用できる機能でしたが、現在はGoogleアカウントがあれば無料で利用ができます。(一部制限あり)

始め方は、Skypeと同様に、ホームページにアクセスすればブラウザからすぐに開催することができます。(Googleのアカウントとログインが必要です。)

また、スマートフォンにGmailアプリを入れていれば、Gmailの受信トレイからビデオ会議に参加できます。ワンタップで参加ができるため、電話感覚で手軽にWEB会議ができます。

Google Meethttps://meet.google.com/

Meet in(ミート イン)

Meet in
Meet in

2017年にリリースされた日本生まれのWEB会議システムです。2019年に本格リリースし、すでに1,000社以上の導入実績があるそうです。

ログインやアプリのダウンロードが不要で、とにかく接続が簡単なのが特長。日本製のサービスなので初心者にも使いやすく、ほかのサービスと比べ機能がシンプルなため操作も軽いです。名刺機能や資料に線を引くなどの機能もあり、WEB商談にも向いています。

Meet inhttps://meet-in.jp/

あると便利な機器

WEB会議の普及に伴い、浅間商事には周辺機器についてのお問い合わせやご要望もたくさんいただいております。WEB会議であると便利な機器についてご紹介します。

  • Webカメラ、ヘッドセット、スピーカーフォン
  • 大型ディスプレイ
  • リングライト

ヘッドセット、スピーカーフォン

WEB会議の基本ツールは、「マイク」、「スピーカー」、「カメラ」の3つです。

マイクとスピーカーは、ほとんどのデバイスに内蔵されています。しかし、カメラはデスクトップパソコンの場合内蔵されていないモデルも多く、モバイルPCでも、企業向けモデルは内蔵されていない場合があります。また、内蔵カメラは解像度が低くあまりきれいに映らない場合もあります。

WEB会議にてカメラを使わないことも可能ですが、よりリアルな会議に近づけるためには外付け「Webカメラ」のご用意がおすすめです。

また、マイク+スピーカーとして、「ヘッドセット」、「スピーカーフォン」も人気です。

  • ヘッドセット:頭にセットするため、聞きやすく声も伝わりやすい。会話しながら多少移動しても会話が続けられる。一人で参加する場合は、iPhoneに付属のヘッドセットでも、使わないよりもかなりクリアに音声が届き、周りの雑音を軽減できる
  • スピーカーフォン:デスクの上に置くことで、複数名が会話に参加できる。ミュートや音量調整を機器上で行える

大型ディスプレイ

大型ディスプレイ」も注目されています。

一人参加の場合はパソコンで十分ですが、ビジネスでは会議に複数名で参加するシチュエーションも多く、大型ディスプレイが非常に売れています。会議室で使う場合は、55インチ以上のディスプレイを選ばれる企業が多いです。

ディスプレイの中でも、パソコン+マイク+スピーカー+大型ディスプレイがセットになった「オールインワン」商品も好評です。

例)MAXHUB(マックスハブ)
https://nicemobile.jp/product/

関連機器を個別に購入すると、WEB会議の前にセッティングの手間と時間がかかります。また、不具合があった場合に、原因の切り分けが必要になります。

しかし、オールインワンの商品を使えば、準備の手間が省けるだけでなく、タッチパネルで操作できるのでWEB会議を始めるのも簡単です。パソコンの画面を移すのもワンタッチ。ホワイトボードとして書き込みもでき、さまざまな業種からご相談をいただいております。

リングライト

ユニークな商品では、「リングライト」があります。別名「女優ライト」。リング状の照明で、カメラの後ろに設置することで、映像を明るくできます。商談やオンライン接客など、営業メンバーのカメラ映りを良くしたい場合に活躍します。

リングライト(イメージ写真)
リングライト(イメージ写真)

浅間商事の社長も、顔が暗く映るのが気になり、自宅用に買ったそうです。採用面接の際、社長や人事担当の顔を明るく見せたいという理由で買われる会社も多いです。

続いて、次の章からはWEB会議の具体的な活用シーンについて、事例をまじえながらご紹介いたします。

「WEB会議」活用シーン1:社内会議

活用シーン

社内での会議、打ち合わせ。異なる拠点との会議

メリット

定例の会議はもちろん、ちょっとした打ち合わせや意見交換を、電話やメール感覚で行えます。WEB会議であれば、多数でリアルタイムに、必要に応じてパソコン画面や資料の共有を行いながら会話ができます。たとえばTeamsの場合、個人単位だけでなく部署やプロジェクトごとにグループを作れるため、普段利用しているグループ単位でのWEB会議をすぐに開始できます。

事例

浅間の東京支店のサービスチームは、毎日の朝礼をTeamsで実施しています。テレワーク中の社員はもちろん、社内で別フロアにいる社員も会議に参加しています。社長の飛び入り参加も気軽に行われています。

サービスチームの朝礼風景(カフェスペースからの参加)
サービスチームの朝礼風景(カフェスペースからの参加)

「WEB会議」活用シーン2:社外会議、商談

活用シーン

お客さまや取引先との会議や商談

メリット

移動の時間、労力、コストが削減されます。資料の印刷と運搬が不要になる、移動を伴わないため参加者のスケジュール調整がしやすい、といった効果もあります。

事例

浅間商事では各、IT機器のパートナーであるメーカーさんとの打ち合わせや学習会のほぼすべてが、WEB会議になりました。お互いに移動の手間がなくなり、会議時間も短くなり、結果的に情報共有スピードも上がりました。
WEB会議ができない、やりたくない、直接お会いしなければいけない……というパートナーさんとは、疎遠になってしまいました。

MAXHUB勉強会の模様
MAXHUB勉強会の模様
MAXHUB勉強会(社員が視聴しているTeamsの画面)
MAXHUB勉強会(社員が視聴しているTeamsの画面)

「WEB会議」活用シーン3:セミナー(ウェビナー)、講習会

活用シーン

セミナーや講習会など、一対多のコミュニケーション

メリット

主催者側は、会場費用のコスト削減効果があります。ZoomウェビナーもTeamsライブイベントも、10,000名まで配信できる※ため、定員もオフラインより多く設定しやすくなります。
また、主催者側にも参加者側にも移動の時間、労力、コストの削減が見込めます。参加者にとって移動を伴わないオンライン受講は参加ハードルが下がるため、参加者がオフラインより多くなるというメリットもあります。
社内では、社長メッセージや決算発表などにも活用できます。

事例

浅間商事では、社内の勉強会を基本WEB会議で行っています。実機の説明など、オンラインでできない内容も、主催者が撮影しながらWEB会議を行うことで、参加者はオンラインで参加ができます。定期的な社長メッセージもWEB会議と録画機能を使って全社員に配信しています。
また、業界団体など会員を持たれているお客さまから、定期的な勉強会をウェビナーで開催したいがどうしたらよいかとご相談いただくことも増えています。浅間商事ではウェビナー開催のために、お客様に最適なクラウドサービス、機器やネットワーク環境の調査とご提案、ウェビナー開催マニュアルのご提供などを行っています。

埼玉本店アドバイザーによるZoomセミナー
埼玉本店アドバイザーによるZoomセミナー

ZoomウェビナーTeamsライブイベント

「WEB会議」活用シーン4:採用

活用シーン

採用面接、合同説明会

メリット

応募者には移動の時間、労力、コストの削減が見込めます。これにより、遠方の求職者の面談参加ハードルが下がるため、採用者にとっては採用のターゲットが広がるというメリットもあります。
また、説明会を開催し、その後個別の面談に移るというプロセスも、移動を伴わないオンラインであれば、スケジュール調整が求職者側・採用者側両方にとって楽になります。
応募者からすると、「WEB面接やテレワークをやっている会社かどうか」で社員を大切にしている会社かどうか見極めている部分もあるようです。

事例

浅間商事でも、現在採用の一次面接はWEB会議で行っています。最終面接は基本的には対面で行っています。
浅間のお客さまでも、合同説明会をWEB会議で開催している企業さまがおります。WEB採用の実施についてのご相談も増えています。

「WEB会議」活用シーン5:交流会(食事会、お茶会、飲み会)

活用シーン

社内・社外の交流会、セミナー後の懇談会

メリット

遠方からの参加も可能であり、自宅参加の場合は帰宅時間を気にする必要もなくなります。そのため参加者の幅が広がります。会場の座席の制限もないため、途中参加や中抜けも容易でしょう。
また、予算を気にせず、自分の好きな食べ物や飲み物を楽しめるのもメリットかもしれません。

事例

浅間商事でも、毎年10月に全社員で集まっていたキックオフミーティングを今回はオンラインで開催することになりました。表彰式やゲームなどをオンラインで楽しみ、懇親を深める予定です。

まとめ

テレワークの普及に伴い、「WEB会議」が一般的になってきました。

中小企業のお客さまの間では、Zoom、Skype、Microsoft TeamsなどがWEB会議ツールとしてよく使われております。

WEB会議であると便利な機器として、次のものをご紹介しました。

  • Webカメラ、ヘッドセット、スピーカーフォン
  • 大型ディスプレイ(オールインワン)
  • リングライト

また、WEB会議の活用シーンについて、次の5つのシーンをメリットや事例をまじえながらご紹介しました。

  • 社内会議
  • 社外会議、商談
  • セミナー(ウェビナー)、講習会
  • 採用
  • 交流会(食事会、お茶会、飲み会)

WEB会議は、システムや機器の使い方だけでなく、コミュニケーションの取り方に慣れが必要になります。まずは試してみることが大切なので、ぜひ一度お試しいただきたいと考えております。WEB会議ツールはスイッチング・コスト(乗り換えのコスト)が低いため、気軽に複数のツールをお試しいただけます。

ご興味・ご関心がある方はぜひ一度浅間商事までご相談ください。導入支援から導入後のサポートまで、お客様の要望にあわせてさまざまな商品・サービスで課題解決のお手伝いをしております。

 


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