今回は Microsoft 365 のタスク管理ツール「Microsoft Planner（マイクロソフト プランナー）」の機能や使い方、活用例をご紹介します。
Plannerは個人のタスク管理だけでなく、チーム内での進捗共有や業務管理にも活用できるツールです。
操作がシンプルで導入しやすく、簡易的なプロジェクト管理にも利用できるため、特に中小企業の皆さまにおすすめです。
Microsoft Plannerとは
Plannerは、Microsoft 365の「タスク管理ツール」です。
Microsoft 365には、シンプルなタスク管理ができる「To Do」というアプリがありますが、Plannerでは、より細かく複雑なタスク管理ができます。
Microsoft 365内でのタスク管理アプリの位置づけは、以下のとおりです。
| アプリ名 | 用途 | 共有範囲 | 機能 |
|---|---|---|---|
| To Do | タスク管理 | 個人 | シンプル |
| Planner | タスク管理・進捗共有 | 個人・チーム | 多機能 |
例えば、他のメンバーにタスクを割り当てたり、進捗を可視化したりすることができます。
「専用のプロジェクト管理ツールを導入するほどではないけれど、複数のメンバーで共有しながらタスク管理をしたい」「タスクを項目ごとに分けて管理したい」という時におすすめです。
以前はより高度なプロジェクト管理ツールとして「Microsoft Project」が提供されていましたが、現在はPlannerへ統合されています。
管理・運用・コスト面でのPlannerのメリット
一般法人向けMicrosoft 365の「Business Basic」や「Business Standard」を利用中なら、Plannerは追加料金なしで利用できます。
さらに、Microsoft 365を利用している企業がPlannerを使うと、以下のメリットがあります。
Microsoft 365 で設定したユーザーをそのまま使用できる
Microsoft 365側で設定したユーザーがそのまま利用できるため、タスク管理ツール用に別途メンバーの設定や管理が必要ありません。これはPlannerに限らず、Microsoft 365アプリ全般のメリットです。
タスクに紐づけたファイルをクラウドに保管
タスクにファイルを添付することができますが、これらはすべてMicrosoft 365のクラウドであるSharePointに保管されます。別途ファイル置き場を用意する必要がありません。
TeamsやSharePointにアップロード済みのファイルを、タスクに関連付けることも可能です。
Plannerでできること・用語解説
※Planner などの Microsoft 365 アプリは頻繁に機能・画面・操作感などがアップデートされます。そのため、このブログと実際のものとでは、画面や機能が異なる可能性があります。
Plannerの構造：プラン・バケット・タスク
Plannerには、次の3つの階層があります。
| 名称 | 位置づけ | 作成単位の例 |
|---|---|---|
| プラン | 大分類 | プロジェクトや部署ごとに作成 |
| バケット | 中分類 | タスクの状態やカテゴリーごとに作成 |
| タスク | 小項目 | 作業ごとに作成 |
まずは大枠の「プラン」をつくり、その中に「バケット」と「タスク」を作成します。
プランの主な表示形式：グリッド・ボード・カレンダー・グラフ
作ったプランは、好きな表示形式で確認・編集できます。主に使われる表示形式を紹介します。
- グリッド：エクセルシートやTo Doリストのようなリスト形式です。
- ボード：バケットごとにタスクがカードのように並びます。カンバンボードとも呼ばれる形式です。
- カレンダー：カレンダー形式でタスクの期限や状況を確認できます。
- グラフ：プラン全体の状況をグラフで確認できる、ダッシュボード形式です。
実際にそれぞれの表示形式を見てみましょう。
タスクに設定できる情報
プランとバケットは名前の設定のみ可能で、期限や担当者などの細かい内容は個々のタスクに付与します。
ボード表示にして、「タスクの追加」をクリックし、タスク名を記入して追加してみましょう。
追加したタスクをクリックすると、下記の画面が開き、より詳細な情報を付与できます。
タスクには、以下の情報を付与することができます。
- タスク名：作業の名前
- ラベル：任意の分類名や色を付けられる（複数選択可能）
- 割り当て：担当者の選択（複数選択可能）
- 状態：開始前、処理中、完了済みなど
- 優先度：緊急・重要・中・低の4段階
- 期限：カレンダーから日付を選択（期限切れは赤字で表示）
- 繰り返し：毎日・平日・毎週・毎月・毎年・ユーザー設定から選択
その他にも、メモ、添付ファイル、開始日・終了日、チェックリスト、コメントなどを設定できます。
タスクの絞り込み（フィルター）機能
タスクに設定されている期限、優先度、ラベルなどの条件を使って、絞り込み表示ができます。
フィルターで使える条件は、以下のとおりです。
- 割り当て（担当者）
- ラベル
- 優先度
- バケット
- 状態
- 期限
これらは組み合わせてフィルターをかけることができるため、「今週までが期限の自分に割り当てられたタスク」や「まだ取り掛かっていない優先度が重要の仕事」といった条件のタスクのみを表示できます。
タスクの数が増えてきた際に利用すると便利です。
PlannerのTeams連携
Plannerの大きな特長の一つが、同じMicrosoft 365のTeams（チャットやオンライン会議用アプリ）との機能連携です。
社内のコミュニケーションツールとしてすでにTeamsを使っているなら、Plannerは「Teamsの一機能」として簡単に使い始めることができます。
TeamsとPlannerの機能連携は、主に以下の3つです。
- Teamsアプリ上でPlannerを開き、操作できる
- TeamsのチャネルにPlannerのプランを固定表示させる
- Plannerの通知がTeamsに届く
具体的な操作方法を解説していきます。
TeamsでPlannerを開く方法
TeamsでPlannerアプリを開くと、PlannerとTo Doのタスクを横断して確認できます。
それぞれのビューで表示される内容は、以下のとおりです。
- 今日の予定：日付の期限が当日、または期間中のタスク
- マイタスク：自分のTo Doタスク、Plannerで自分に割り当てられているタスク、Outlookでフラグを付けたメール
- 自分のプラン：Plannerで自分が参加しているプランの一覧
- 自分のポートフォリオ：Plannerのプレミアム機能を使い、複数のプランを横断して管理
※Plannerのプレミアム機能（旧Project）は有料オプションです。
チャネルにプランを固定表示させる方法
Teamsは「チーム」＞「チャネル」＞「スレッド」の3階層になっています。
チャネルの上部タブにはPlannerのプランを固定して表示できるため、特定のチャネルメンバー専用のプランを作って掲示することができます。
Plannerの通知がTeamsに届く
Plannerでは、タスクが割り当てられた時やタスクの期限が近い時に、メール（Outlook）とTeamsに通知が届きます。
ブラウザ版・スマートフォンアプリでの利用
Plannerはウェブアプリとして、Microsoft EdgeやGoogle Chromeなどのウェブブラウザで使うこともできます。
「Teamsとは別の画面で単独で使いたい」という場合は、Plannerのページをブラウザのお気に入りに登録して利用するのがおすすめです。
ウェブ版のPlannerから直接アクセスできます。
もしくは、Microsoft 365にログインしてから、下記の手順でアクセスできます。
また、Plannerにはスマートフォン用のアプリもあります。
Teams、ウェブ版、スマートフォンのアプリのどこからPlannerを開いても、同じアカウントでログインすれば常に最新情報を確認できます。
Planner活用術
ここからは、実際のPlannerの活用例をご紹介します。
Planner活用術①：個人でも、チーム共有でも！業務の進行状況を可視化
「ボード」表示の見やすさを活かした、最も一般的なPlannerの使用方法です。
進行状況ごとに縦にタスクを並べることで、各タスクの進行状況を可視化します。
- プラン：個人用なら自分の名前、チームで共有して使うならチーム名
- バケット：「未着手」「待ち」「作業中」など、業務の進行状況
- タスク：具体的な作業内容
Plannerのタスクには「状態」のフラグがありますが、「開始前」「処理中」「完了済み」の3種類しかありません。バケットに進捗状況を記載することで、より細かいステップでタスクを仕分けできます。
ポイント
- バケットを設定する際は、左から右へタスクの流れをイメージして設定すると使いやすくなります。
- タスクが完了したらチェックを入れると、ボードに表示されなくなります。チェックを入れると完了タスクに移動されるだけで、タスクが削除されるわけではありません。
- 複数人でプランを共有する場合は、自分のタスクに自分の名前を割り当てましょう。
誰が何の仕事を持っているか、各タスクの進行状況はどうなっているかを、他のメンバーが確認できるようになります。
各自が手持ちのタスクと進捗状況を共有することで、「あの案件どうなっているの？」「あれはいつまでに誰がやることになっているの？」「この案件は今どこまで進んでいるの？」という疑問を減らすことができます。
Planner活用術②：依頼した業務を忘れないように可視化
自分が他のメンバーへ依頼した業務や、進捗確認が必要なタスクを管理できます。
管理職やマネージャーなど、多くの人と関わりながら案件の取りまとめを行う場合に向いています。
- プラン：部署名やプロジェクト名
- バケット：「田中さん」など依頼先
- タスク：依頼した業務内容
ポイント
前述の活用術①のように、タスクを作成後に社内のメンバーへ割り当てる方法もありますが、その場合、タスクは割り当て先のメンバーに通知・表示されます。
あくまでタスクの管理者は自分のまま、誰に何を依頼中かを可視化したい場合に便利な使い方です。
タスクの「期限」に進捗確認やフォローしたい日を登録すれば、依頼しっぱなしを防げます。
Plannerでは、業務を割り当てられた時や担当業務の期限が近い時などに、Outlookを経由して通知を受け取ることができます。Teamsのアクティビティにも記録されます。
また、Teams上での担当者とのやり取りをリンクとしてコピーし、タスクのメモ欄に貼り付けておけば、「あの件、次はどう進めるんだっけ？」と思った時に、すぐに必要な情報へアクセスできます。
まとめ
Microsoft Planner（マイクロソフト プランナー）は、個人のタスク管理だけでなく、チームでのタスクの情報共有や割り当て、進捗の可視化をすることができます。
同様のツールはほかにもありますが、Plannerの特長は、Microsoft 365、特にTeamsでの活用方法が豊富な点です。
Plannerは操作性がシンプルで、簡易的なプロジェクト管理にも利用できるため、中小企業の皆さまにご活用いただきたいツールです。特にTeamsを利用中であれば、ぜひ一度お試しください。
浅間商事について
浅間商事は、東京・埼玉・栃木にて、中小企業の皆さまのMicrosoft 365導入支援をしております。
2019年にマイクロソフト社のパートナー認定資格「Small and Midmarket Cloud Solutionsゴールドコンピテンシー」を取得し、ソリューションパートナーとして、Microsoft 365の導入支援を行ったお客様は500社に達しました。
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