テレワークが普及してきましたが、続けていると「課題」も見えてきます。その中でも私たち浅間商事に相談の多い課題と解決方法をご紹介しております。
前回は【FAX編】をお届けいたしました。
テレワークの課題解決シリーズ。今回はFAX編をお届けします。FAX、かなり減ってきましたが、まだ完全になくなってはいない状況です。外出先や在宅からFAXを見るためにはどうしたらよいでしょうか？ | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事
今回は「電話」です。
テレワーク導入後も、電話対応のために誰かが出社する必要がある、急な外出や用事があっても電話当番でデスクを離れられない……といったケースはないでしょうか。
今回はこのテレワークの「電話番」の解決方法についてご提案いたします。
1. 携帯電話を貸与し、ビジネスフォンから転送する
ビジネスフォンであれば、外線を転送する機能やサービスがあります。
たとえば、電話対応を担当する社員に携帯電話を貸与し、外線をその携帯電話に転送することで、社外でも会社番号の受信が可能になります。
ただしこの場合、折り返す場合の発信の番号は会社番号にならず、携帯電話の番号になってしまいます。つまり、転送だけの場合は会社番号から発信はできません。
また、受信は転送先の一つの端末に限られるため、複数の電話を同時に受けることはできず、話中になってしまいます。
2. クラウドPBXで、会社でも社外でも受信・発信
主装置/PBX（電話回線の交換機）をクラウド化すれば、発信番号および回線数の問題は解決します。
通常、主装置/PBXは社内に物理的に設置された機器で、社内の電話回線がつながった電話機に対して、外線や内線を制御しています。
この主装置/PBX機能をクラウド化したサービスが「クラウドPBX」です。
クラウドPBXは、「電話回線」の代わりに「インターネット回線」を使用します。そのため、ネットに接続できる機器や場所があれば、この主装置/PBXの機能をどこでも利用できるようになります。
インターネットにつなげられる環境であれば、IP電話（インターネット回線を使う電話機）だけでなく、スマートフォンやパソコンを会社の固定電話と同じように利用できるようになります。
そのため、外出時、在宅勤務時など、さまざまなシチュエーションで、会社の外線番号を利用した受発信ができるようになります。自然災害などで出社できないときも、自宅のスマートフォンやパソコンから会社の番号を使えるため、BCP対策にもなります。
さらにクラウドPBXには、転送、保留、グループ着信はもちろん、サービスによっては通話履歴、ガイダンス、IVR（自動音声応答システム）、通話録音など豊富な機能があります。
電話回線の配線や主装置/PBX本体の保守も不要になり、機能が随時バージョンアップされる点もクラウドPBX導入の大きなメリットです。
浅間商事の事例
浅間商事では、2013年より全社員にスマートフォンを貸与しています。全社テレワーク実施時は、電話当番のほか、必要に応じて外線番号をスマートフォンに転送することで対応しました。
しかし、転送すると受信が一つの端末に限られるため話中でお待たせするケースや、折り返しの発信番号がスマートフォンの番号になってしまうケースが課題でした。
現在、一部の番号にクラウドPBXを導入しています。
社内では、インターネット回線につながる電話機（IP電話）を使用。社外でも、担当社員の自宅にIP電話を導入し、会社と同じ番号を利用しています。
自宅もスマートフォンではなく、IP電話を導入した理由は次の通りです。
- IP電話の方がスマートフォンより音声品質がよい
- スマートフォン用アプリに月額料金がかかる
- IP電話機本体は低価格で導入できた
もちろん、スマートフォンやパソコンでも利用できます。今回浅間でクラウドPBXを導入したチームは、少人数かつ原則外出することがないチームのため、音声品質やコスト、使い勝手の面から自宅にIP電話の導入を決めました。
これにより、ビジネスフォンを転送していた時に起きていた話中の問題は解消。社内、社外関係なく、複数の電話機で、複数の発信を受けることができます。
まとめ
今回は「テレワークの課題」解決シリーズ【電話編】をお届けしました。
テレワーク導入後も電話対応のために出社する、デスクを離れられない…といった「電話番」の課題。
解決方法として、次の2つをご紹介しました。
- 携帯電話を貸与し、ビジネスフォンから転送する
- クラウドPBXで、会社でも社外でも受信・発信
転送の場合、電話を折り返すと発信番号が外線番号にならない、また、受信は1回線のみになってしまうという課題がありました。
主装置/PBX機能をクラウド化した「クラウドPBX」であれば、それらの問題も解決します。インターネットにつながる端末があれば、どこでも共通の外線番号で受信、発信ができるようになります。
浅間商事でも、一部の電話にクラウドPBXを導入。社内のIP電話はもちろん、在宅勤務時や外出先など、どこでも外線電話を利用できるようになりました。
「クラウドPBX」は、お客さまの導入事例もございます。お困りの方は浅間商事にぜひお気軽にご相談ください。
