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「会議室でもWEB会議!」中小企業向け・小さな会議室の「WEB会議システム」とは?

2021.11.08
コラム
「会議室でもWEB会議!」中小企業向け・小さな会議室の「WEB会議システム」とは?

新型感染症の拡大の影響で「WEB会議」が増えてきたお客さまも多いのではないでしょうか。最近は家や外出先から実施するWEB会議だけでなく、社内の会議室にて少人数で行うWEB会議も増えてきています。

今回は、中小企業におすすめの、小さな会議室向け「WEB会議システム」をご紹介します。

「WEB会議」の時流

緊急事態宣言下、浅間商事は全社原則テレワークを実施してきました。そのため、社内会議は原則TeamsによるWEB会議。自宅、外出先はもちろん、社内でも自席や共有スペースなどからノートパソコンで参加してきました。

緊急事態宣言が解除となった現在は、テレワークと出社を組み合わせた「ハイブリッド勤務」体制をとっています。同様の勤務体制をとる中小企業のお客さまも増えております。

このような状況で、中小企業の間でも新たな形のWEB会議のニーズが高まってまいりました。それは出社時の会議に、在宅・遠方社員も参加できる「会社の会議室でWEB会議」を行うスタイルです。

会議室の変化(対面会議から一部WEB会議の導入へ)
会議室の変化(対面会議から一部WEB会議の導入へ)
  • 以前:集まってパソコンを開きつつも顔を合わせて会議
  • 現在:一部の人が会議室から参加し、在宅・遠方社員もオンラインで同席

小さな会議室にも「WEB会議システム」のニーズ

テレワーク普及以前より、会議室でWEB会議、リモート会議を実施してきたお客さまは少なくありません。しかし、これまでの「WEB会議システム」には、次のような課題がありました。

これまでの「WEB会議システム」の課題

  • PC・スピーカー・マイク・カメラなどの機器が別々。配線・設定・片付けに手間と時間がかかる
  • 設定にある程度の知識が必要。また各機器の管理が個別に必要だった
  • 機器やケーブル・コンセントなどを紛失することがある
  • 一式そろえると高額で、価格面のハードルが高かった
  • 安価なものでは、複数名で行うWEB会議用には画質や音質が不十分だった
これまでの「WEB会議システム」の課題
これまでの「WEB会議システム」の課題

大企業の場合、大きい会議室にはWEB会議システムが導入されている一方、小さな会議室には設備がない、といったケースが少なくありませんでした。しかしコロナ禍で、大企業でも在宅勤務中や遠方の社員との少人数でのWEB会議ニーズが高まり、小さな会議室でもWEB会議システムが必要になってきたのです。

一方で中小企業の場合、高額で大規模なWEB会議システムは導入が難しい・不要という状況がありました。

これらの背景から、企業規模にかかわらず、小規模・手軽・安価な「WEB会議システム」のニーズが高まってきています。

中小企業におすすめの「WEB会議システム」

中小企業におすすめの、小さな会議室向け「WEB会議システム」として、浅間商事では「MeetUp(ミートアップ)」と「MAXHUB(マックスハブ)」をおすすめしています。

小さな会議室向け「WEB会議システム」とは

小さな会議室でのWEB会議イメージ
小さな会議室でのWEB会議イメージ

小さな会議室(3~8名程度)向け「WEB会議システム」に、次のようなポイントがあります。

小さな会議室向け「WEB会議システム」のポイント

  • 全員が写るカメラ
  • 全員の声が拾えるマイク
  • WEB会議ツールとのスムーズな連携

個人のパソコンに付ける小さなWebカメラや、ノートパソコン内蔵カメラでは、品質や視野角(画角)が不十分です。複数名を同時に写すことは難しいでしょう。

また、パソコン内蔵のマイクではパソコンの前の音程度しか拾えません。かといって、近くで複数のパソコンのマイクがオンになっていると、ハウリングを起こします。

マイクスピーカーのみ置き、カメラは個人のパソコン内蔵のカメラ、もしくは外付けの小型Webカメラというケースも多いかもしれません。マイクスピーカーは機能(集音範囲や音声品質など)によって、2万円程度からありますが、高いものは10万円以上します。個別に購入する場合、設定や管理の手間だけでなく、思いのほか高額になります。

これらのポイントを踏まえ、規模・手軽さ、そして中小企業向けの価格感にマッチした商品として、浅間商事では「MeetUp」と「MAXHUB」をおすすめしています。

浅間のおすすめ1:「MeetUp(ミートアップ)」+「大型液晶テレビ(55型程度)」

ロジクール社の「MeetUp」は、超広角レンズ搭載の一体型会議用カメラ(小会議室用)です。浅間商事では、MeetUpと大型液晶テレビの組み合わせをおすすめしています。テレビは、自由に置き場所を変えたいというニーズがあり、壁掛けではなくスタンドとセットに購入されるケースが多い傾向です。

MeetUpとは

MeetUp(ミートアップ)
MeetUp(ミートアップ)

公式サイト:https://www.logicool.co.jp/ja-jp/products/video-conferencing/conference-cameras/meetup-conferencecam.960-001103.html

主な特長

  • カメラ:対角視野120度、5倍デジタルズーム、自動フレーミング技術(専用ソフトウェア「RightSight™」)
  • マイク:4m 高度なビームフォーミング 全二重 RightSound™テクノロジー
  • 配線:電源コードとUSBケーブルのみ
  • 対応ツール:Microsoft Teams、Zoom、Google Workspace(Google Hangouts Meet)、ほか

MeetUp本体
MeetUp本体
MeetUpのコンパクトなリモコン
MeetUpのコンパクトなリモコン

カメラ:
視野角が広い(水平方向に写る範囲が広い)ため、8名程度までの会議室であれば、参加者全員が写ります。4Kまで対応した高解像度で、5倍ズームもあり、広くかつクリアな映像が撮影できます。
自動フレーミング技術では自動的にカメラが位置やズームを調節し、参加者が見えるように撮影。カメラは付属リモコンで操作も可能なため、座席から任意の場所にカメラを向ける、ズームさせるといったこともできます。

浅間商事の会議室(約12名)に設置されたMeetUpを使ったTeams会議画面
浅間商事の会議室(約12名)に設置されたMeetUpを使ったTeams会議画面

マイク:
マイクは異なる場所に3つ搭載。さらに独自のシステムで複数人が参加する会議でも、クリアな音声を集めてくれます。集音範囲も4mと広く、小さい会議室で全員の声や音を集めるのに十分な性能があります。(オプションで5mまで延長可能。)

配線:
配線は電源コードとUSBケーブルのみ。電源をつなぎ、USBをパソコンとつなげれば、設定などは不要ですぐに使えます。

MeetUp+大型液晶テレビ(55型程度)

会議室に大型液晶テレビの導入をおすすめしています。

近年、会議の準備の手軽さや映像の質などの理由で、プロジェクターから大型ディスプレイに変更するお客さまが増えています。また、テレビであればディスプレイとして使えるだけでなく、休憩時や緊急時にテレビを視聴することもできるため、おすすめしています。

会議の効率化に成功!大型ディスプレイを手放せない理由とは?

会議やプレゼン、社内学習会など様々なビジネスシーンで利用されているプロジェクターに注目。浅間商事も以前はプロジェクターを使用していましたが、オフィスのリニューアルをきっかけに、プロジェクターから大型ディスプレイに変えたことで良い変化が生まれました。その理由とは…? | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

この大型液晶テレビにMeetUpをつなぐことで、小さな会議室にも適した大きさの画面で、複数人数のWEB会議を快適に行えます。

MeetUp導入事例

浅間商事の事例「WEB会議用会議室」

浅間商事の東京本社では、会議室の一つにMeetUp+大型液晶テレビを導入しています。
出社メンバーと在宅勤務メンバー、外出中で車から参加、他拠点との会議など、さまざまなシチュエーションで活用しています。

例)

  • 全拠点メンバーが参加するWEB会議で、東京に出社したメンバー数名は会議室から参加
  • 出社メンバーの会議に、在宅勤務中の社員がWEB会議で合流

お客さま事例「拠点間中継」

東京と埼玉間で常時中継をつないでいるお客さま事例です。拠点が離れてしまった部門とのコミュニケーションが課題となっていた中、コミュニケーションの向上・活性化にお役立ていただいています。

【株式会社木元省美堂様】WEB会議システムで拠点間コミュニケーションを改善、ITサポートで担当者の負担を軽減。浅間は「信頼残高100%」

東京、埼玉の2拠点で主に印刷業を営まれる株式会社木元省美堂さま。浅間商事「ITサポート」を、社内のITトラブル解決にお役立ていただいております。また、「WEB会議システム」で東京と埼玉で離れた拠点間のコミュニケーションを改善。コロナ禍で拠点間移動禁止の際にもご活用いただきました。

浅間のおすすめ2:「MAXHUB(マックスハブ)」

MAXHUB(マックスハブ)
MAXHUB(マックスハブ)

MAXHUBとは

公式サイト:https://nicemobile.jp/product/

MAXHUBは、パソコン・カメラ・マイク・スピーカーが一体になったオール・イン・ワン型の製品です。

パソコンが内蔵された大型のタッチディスプレイで、黒板やホワイトボードのように使ったり、ディスプレイとして使ったり、TeamsやZoomなどのアプリでスムーズなWEB会議を行うこともできます。

主な機能

  • 電子黒板・電子ホワイトボード機能
  • プレゼンテーション機能
  • WEB会議システム

電子黒板・電子ホワイトボード機能:
専用のタッチペンでディスプレイに直接書けます。スムーズな書き心地、従来の電子黒板に比べてシンプルで使いやすい操作性の高さ、豊富なデータの保存方法が特徴です。デジタルならではの拡大・縮小・移動も簡単です。

プレゼンテーション機能:
本体に保存したデータ、OneDriveなどのクラウドストレージのデータを表示させるほか、専用のワイヤレスドングルを使うと、パソコンの画面をそのまま投影できます。さらに、MAXHUB側からパソコンの操作も可能。MAXHUB側でのペンを使った書き込みや編集を、そのままパソコンのデータに反映できる双方向コントロール機能を備えています。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットの画面の投影も可能です。

双方向コントロールのデモンストレーション
双方向コントロールのデモンストレーション

WEB会議システム:
Windowsを搭載しているため、Windowsで動作するWEB会議用アプリを使えます。WEB会議画面で画面共有にMAXHUBを選択すれば、MAXHUBのホワイトボード機能やプレゼンテーション機能を使いながらWEB会議ができます。

上記のような基本機能に加え、MAXHUBはパソコンが内蔵されているため、ハード面でも小さな会議室向け「WEB会議システム」として優れています。

  • パソコン・カメラ・マイク・スピーカーが一体
  • マイク:集音距離8m、ノイズキャンセル機能
  • スピーカー:ウーハーも搭載

WEB会議に必要な機器が一体になっているため、配線は電源ケーブル、LANケーブルのみ。電源ボタンを押すだけで起動し、すぐにWEB会議を始められます。パソコンなしで、MAXHUBからOneDriveやGoogle ドライブのデータを呼び出し、プレゼンテーションしながらWEB会議も可能です。

マイクは8m先の声まで拾います。自動ノイズキャンセルにより雑音もカットされます。スピーカーは高機能で、低音までしっかり出すウーハーも搭載。

MAXHUB導入事例

MAXHUBは業種業界問わず、多くの業界で活用されています。拠点間のコミュニケーションにおいては、国内だけでなく海外ともスムーズなやり取りが実現します。

お客さま事例「電子黒板/ホワイトボード機能を活用」

少人数の拠点が多いお客さまの事例です。各拠点にMAXHUBをご導入いただきました。セミナーやディスカッションに利用されていますが、特にディスカッションの際、電子黒板/ホワイトボード機能の利用頻度が高いそうです。画面に書いたものがその場で保存できるため、書記担当も不要に。また、PC不要でネットさえつながればすぐに使える点も好評です。

MAXHUB専用ペンはディスプレイ下に磁石で付いており、すぐに使えます
MAXHUB専用ペンはディスプレイ下に磁石で付いており、すぐに使えます

お客さま事例「少人数の講義に活用」

教育機関さまの導入事例です。感染症拡大の影響で通常の大規模な講義が難しくなりました。そのため少人数向け部屋(5-6人)にそれぞれMAXHUBを設置。MAXHUBを通じて各部屋と中継をつなぎ、講義を実施しています。

浅間商事で検討中の活用方法

MAXHUBを使ったウェビナーや、動画撮影を検討しています。MAXHUBであれば、ワイヤレスドングルを使ってワンクリックですぐにパソコンの画面を表示し、さらに画面への書き込みと操作がMAXHUB側からできるため、プレゼンテーションがスムーズにできます。パソコンで用意した資料をMAXHUBで説明し、それを撮影するというスタイルを検討中です。

電子黒板/ホワイトボード機能
電子黒板/ホワイトボード機能

まとめ

テレワークが定着した後も、出社とテレワークを組み合わせた勤務体系が増えています。

このような状況で、中小企業の間でも新たな形のWEB会議のニーズが高まってまいりました。それは出社時の会議に、在宅・遠方社員も参加できる「会社の会議室でWEB会議」を行うスタイルです。

今回は、中小企業におすすめの、小規模・手軽・安価な「WEB会議システム」をご紹介いたしました。

小さな会議室向け「WEB会議システム」のポイント

  • 全員が写るカメラ
  • 全員の声が拾えるマイク
  • WEB会議ツールとのスムーズな連携

上記を踏まえ、浅間商事では「MeetUp」と「MAXHUB」をおすすめしています。

  • MeetUp:超広角レンズ搭載の一体型会議用カメラ(小会議室用)。浅間商事では、大型液晶テレビの組み合わせをおすすめしています
  • MAXHUB:パソコン・カメラ・マイク・スピーカーが一体になったオール・イン・ワン型の製品

浅間商事の自社事例、お客さま事例もご紹介いたしました。

なお、浅間商事東京本社(上野)には「MeetUp」と「MAXHUB」の実機がございます。購入をご検討中で、デモ機の貸し出しをご希望、実機をご覧になりたい・操作してみたいお客さまは、ぜひお気軽にご相談ください。

浅間商事は中小企業のWEB会議システム導入経験も豊富ですので、機器導入だけでなく、その後の運用についてもお客さまにあったアドバイスを提供いたします。

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