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チームの活動を円滑にする「スケジュール共有」のすすめ

2019.08.20
コラム

チームの活動を円滑にする「スケジュール共有」のすすめ

皆さんの会社では、全社員のスケジュールを把握していますか?

同じ部署や営業所のメンバーの予定ならなんとなくわかるけど、違う部署や離れた拠点のメンバーの予定は全くわからない、という方も多いのではないでしょうか。

浅間商事でも全社員の予定の見える化が課題になり、スケジュール共有を始めました。スケジュールを公開することで、部署や支店を超えた社員同士でも会議や同行の予定を組みやすくなるメリットが得られました。

会議や外出の日程決めが大変

弊社もスケジュール共有をする前は各々の予定がわからず、会議や営業同行などの日程を決めることに手間がかかるという課題を抱えていました。

また、誰がどこに行っていて何時頃帰ってくるのかがわからないため、会社でお客様からの電話を受けた人が「○○さん、何時に帰ってくるの?」と聞かれて困ることも多々ありました。

ホワイドボードに予定を書くことでも管理できますが、外出先で急に予定が変更になった場合など対応することができません。

スマホにも対応!! Outlookでスケジュール共有

そんな課題を解決するために、全社員でのスケジュール共有を開始しました。

使用するツールは“Outlook”です。

普段、業務メールで使用しているツールなので、新たな初期投資も必要ありませんでした。社員も毎日使用しているので浸透しやすいというメリットもあります。スケジュールはパソコンとスマートフォンで同期されているので、外出先でも予定を確認・変更することができます。

Outlookの実際の画面
Outlookの実際の画面
Outlookの実際の画面(スマートフォン版)
Outlookの実際の画面(スマートフォン版)

こんな時に活躍!! ~会議依頼~

事前に予定が分かっているので、メールや電話で候補日を送り、返事を待つ必要がなくなりました。

浅間商事では会議室の予約もOutlookで取れるので、メンバーの予定と会議室の予定を照らし合わせて、その場で予約をすることができます。日程変更やキャンセルをしたい場合も、参加予定者に一斉にメールで通知することが出来るので、予定が変わっても安心です。

「そうだ、会議の日程を決めないと。山田さんの予定は…7日が空いてるから出席依頼をしよう!」

その頃、外出中の山田さんはスマホで会議の出席依頼を確認。
「会議の依頼が来た! 『出席』っと」

外出先でスマートフォンから会議通知に応じる様子
このようにスムーズに予定が決まり、無駄なやりとりがなくなることで業務効率がアップします。他部門のメンバーと円滑なコミュニケーションを取ることで、業務において創造性を生むメリットがあります。また、お互いの仕事内容が見えることで刺激になり、会社全体の活性化に繋がる効果も。

今急速にICT化が進んでいる中、どんな仕組みやツールがベストなのか、試していく必要があるのではないでしょうか。弊社もトライ&エラーを繰り返し改善していきたいと思います。


弊社では、中小企業の働き方改革の実践事例を見学できる場として、見学ツアーを常時受け入れています。
ICT活用や社内コミュニケーション活性化につながる各種実践事例もご覧いただけます。

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