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働き方改革を簡単にスタートできるOffice365徹底活用~Teams編~

2019.12.17
コラム
働き方改革を簡単にスタートできるOffice365徹底活用~Teams編~

(2020/7/3更新)最新のTeams解説記事はこちらをご覧ください。

【事例付き】中小企業の「Microsoft Teams活用術」6選

中小企業の皆さんに向け、Micorosoft Teamsの活用術6選を事例を交えてご紹介します。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

 

Windows7のサポート終了期限が来年1月14日に迫り、多くの企業様がWindows10を搭載したパソコンに入替を進めています。その一環でOffice 365(オフィスサンロクゴ)の利用を開始した企業も多くなってきました。

Office 365とは?

Office365とは、Microsoftが提供しているクラウドサービスです。

Office365には、常に最新にバージョンアップされるWordやExcel、PowerPointといった通常のOfficeソフトのほかに、OneDrive(ワンドライブ)やTeams(チームズ)といったクラウドサービスが付いています。この2つが働き方改革にぴったりな、とても便利なサービスなので2回に分けてご紹介しています。

今回はTeamsをご紹介します。

Teamsとは?

ビジネスチャット(LINEのビジネス版のようなもの)とWEB会議(遠くにいる人とパソコンを通してできる会議)が1つになったコミュニケーションツールです。Office 365に無料で付いてきます。

ビジネスチャットのメリット

LINEのビジネス版というイメージです。LINEと違って社内の人限定でセキュリティが強化されています。「メールもチャットも同じでしょ」という声をよく聞きます、一度使ってみると全く違います。チャットの特徴がこちらです。

簡単

メールの場合、件名や「いつもお世話になります」「よろしくお願いします」といった定型文を入力する必要があります。1つの要件を送るだけでも入力に時間がかかってしまうことがあるのではないでしょうか? チャットの場合、短文の要件のみで十分です。

早い

メールだと相手に送信されるまで数分かかりますが、チャットだと数秒で送信されます。短いやりとりをスピーディに行えるので、メールよりも敷居が低くコミュニケーションが増加します。また、業務時間を効率化することもできます。

安心

メールの場合、社外の人に誤送信する可能性がありますが、Teamsは社外の人とつながっていないため、誤送信する心配がありません。情報漏洩の可能性がないので安心してやりとりを行うことができます。

弊社での活用方法をご紹介します。

スピーディな社長決裁

弊社では営業で相見積もりになった際の価格調整を社長決裁しています。以前は紙で社長決裁をしていました。しかし、私が不在の事が多く、社長決裁が遅れてしまったが故に受注できず悔しい思いをしたことが何度もあります。

今ではTeamsのビジネスチャットで決済をするため、私がどこにいても、即日決裁をすることができ、受注率アップに繋がっています。

Teams(社長決裁の画面)
Teams(社長決裁の画面)

パソコンやOA機器のメンテナンス情報

弊社は中小企業様向けのITアドバイザーをしています。パソコンやOA機器、ITツールの故障やトラブルで通報があったお客様先にエンジニアが訪問をして解決しています。

トラブルや故障の原因は多岐にわたり、経験の浅いエンジニアが駆けつけても現場で解決できないことがあります。以前は、先輩に手あたり次第に電話をしていました。先輩もお客様先にいるので電話に出られないことが多いです。電話に出ることができても言葉でパソコンやOA機器の状態を伝えづらく、解決策を提示できないこともありました。

現在はTeamsのビジネスチャットに若手エンジニアがお困りごとや、故障しているコピー機の写真を投稿すると、手の空いている先輩社員がアドバイスをしてその場で解決できることが増えました。生産性向上とお客様満足度アップに繋がっています

Teams(メンテナンス情報の共有)
Teams(メンテナンス情報の共有)

Web会議のメリット

TV会議と何が違うのと聞かれることがありますが、Web会議はパソコンやスマーフォンがあれば簡単に始めることができ、初期費用も月額費用も大きくかからない仕組みです。

簡単

会議したい相手を選び、1クリックで始められます複雑な設定をする必要がないので、誰でも気軽にWeb会議を行うことができます。

便利

数年前と比べてインターネットのスピードやパソコンの性能が上がっていますので、カクカクしないきれいな映像で、音声もめったに途切れることなく会議ができます。相手の顔だけでなく、相手のパソコンにある資料やデスクトップの共有ができるので、同じ資料を見ながら、編集しながら、会議をすることができます。実際使ってみると顔を見ている時間より資料を見ている時間のほうが長いです。

また、会議の内容をボタン1つですべて録画しておくこともできます。会議に参加していない人に見てもらったり、後から議事録作成したりするときに便利です。

時間とコストの削減

弊社では、毎月のマネジャー会議の2/3をTeamsのWEB会議で行っています。以前は宇都宮や所沢から本社のある上野に集まってもらっていたので、半日会議を行うと帰りの移動で半日潰れてしまっていたのですが、現在は半日会議を行った後は移動がないので、午後からお客様先に伺うことができるようになりました。毎月の新幹線代などの交通費を削減できました。

これだけ便利なTeams。Office 365を既に導入されている方には無料で付いています。初期設定や使い方がご不明な方は浅間商事担当者にご相談ください。

※追記:2020年4月22日「Office 365」は「Microsoft 365」に改名されました。

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