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外出の多い営業さんにおすすめ!資料のクラウド共有で業務効率アップ

2019.12.26
コラム
外出の多い営業さんにおすすめ!資料のクラウド共有で業務効率アップ

(2020/8/20更新)SharePoint最新記事を掲載しました。下記もあわせてご覧ください。

【事例付き】中小企業の「Microsoft SharePoint活用術」4選

Microsoft SharePointは、「企業ポータルサイトを作成できる」ツールです。企業内で散在しているデータや情報を、見やすいWebサイトの形で管理することができます。事例を交えながらSharePoint活用術をご紹介いたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

今回のテーマは「外出の多い営業さんにおすすめ!資料のクラウド共有で業務効率アップのポイント」です。日々多忙な営業さんの働き方を改革する方法をご紹介いたします。

業務効率アップの必要性

まず、業務効率を上げる必要性を考えてみましょう。「今は従業員も十分にいるし事業の収益も安定しているので、特に問題視していない」という経営者様もいるかと思います。

しかし、昨今の労働人口の減少・人手不足は深刻な状況です。今は人が足りている業界や企業も、今後どうなるか分かりません。日本は既に少子高齢社会なので、これから若い人材の確保がどんどん難しくなります。

また、働き方改革関連法案もスタートし、従業員の労働時間の削減が叫ばれています。

そんな人手不足の時代に対応するためにも、企業における業務効率化が重要な課題となりました。最近、AIやRPA(業務の自動化)を導入がする企業が増えてきたのもこのような背景があります。

今回は社内資料のクラウド共有化で業務効率をアップする方法についてご紹介いたします。

クラウド活用のメリット

社内データをクラウド運用するメリットはたくさんあります。

中でも外出の多い営業職の方にとっては、社内外問わずにどこでも資料を参照できることがポイントです。営業職の方は提案書や契約書類など業務に必要な書類が多いと思います。

お客様先で突然話題に上がった商品の資料やカタログが手持ちになく、

「その件はまた後日ご紹介を…」
「ご紹介する商品の資料を会社に忘れてしまった…」
「今あの資料があれば!」

商談発展のチャンスを逃してしまった経験がある方もいるのではないでしょうか。

そんな時にクラウドが役に立ちます。

クラウド上に資料を保存しておくことで、インターネット環境とパソコンやタブレット1つあればどこでもデータを参照できます。外出先でもその場で資料をお客様に見ていただけるので商談のチャンスも逃さずスムーズに話が進みます。

会社に戻って資料を確認して、再度お客様に連絡して…といったプロセスが必要ないので、外出が多い社員の方の業務効率がアップします。段取りの良い営業活動によってお客様との信頼関係の構築にも繋がります。

おすすめのクラウドサービスOffice 365の「SharePoint」

最近のクラウドサービスにはデータ共有以外にも便利な機能があります。今回は、Microsoftが提供しているクラウドサービスOffice365の「SharePoint」をご紹介します。

SharePointとは?

SharePointはマイクロソフトが提供するアプリケーションです。WordやExcelなどのOfficeツールとの連携もスムーズで、モバイル対応しているのでスマホからもアクセスできます。

SharePointは社内ポータルサイトとして機能し、組織内のコミュニケーションや業務を円滑にします。資料共有以外にも下記の機能があります。

  • 掲示板 : 全社員で情報共有できる掲示板機能
  • アンケート : 社員の意見収集や社内イベントの調整に活用
  • タスク管理 : プロジェクトの担当や進捗状況を共有
  • 予定表 : 全社員のスケジュールを確認

SharePointの画面

SharePointイメージ画像
SharePointイメージ画像(クリックで拡大)

SharePointで作成した社内ポータルサイトの一例です。(デモ用のサイトなので、売上数字などは仮のものです)。部署ごとの資料フォルダや、売上数字のグラフなど表示する項目をカスタマイズすることができます。

SharePointの資料フォルダ

資料フォルダイメージ
資料フォルダイメージ(クリックで拡大)

資料フォルダの一例です。外出先から資料フォルダにアクセス出来れば、仕事の幅が広がります。

ShrePointでの画像表示

画像表示のイメージ
画像表示のイメージ(クリックで拡大)

画像や図面などは左図のように画像アイコンが表示されるので、必要な資料が探しやすいですね。

このようにSharePointは社内ポータルサイトとして活用できるので、情報の一元化や社員同士の情報共有をスムーズにしてくれます。

実際のSharePoint導入事例はこちらをご覧ください。

スマホで社内ポータルサイトを活用! 「SharePoint」で円滑な情報共有を

医療法人社団 彩祥会 中島皮フ科様のSharePoint導入事例です。パソコンが一人一台ない環境で、症例の写真や情報をスタッフ間で共有したいというご要望をいただき、浅間商事ではSharePointをご提案いたしました。

今回は営業職の方向けのクラウド活用による業務効率アップの方法をご紹介しました。クラウドサービスを活用すると移動時間を効率的に利用することができます。ICTツールを活用して働き方改革を進めましょう。

※追記:2020年4月22日「Office 365」は「Microsoft 365」に改名されました。

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