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【2021年最新版】中小企業向けクラウドストレージの時流、メーカー比較 ~中小企業経営者・システム担当のためのIT

2021.02.04
コラム
【2021年最新版】中小企業向けクラウドストレージの時流、メーカー比較 ~中小企業経営者・システム担当のためのIT

業務に欠かせないデータの保存や共有。中小企業のファイル管理の歴史と現在の時流、そしてこれからを解説いたします。

さまざまな機器やサービスは、利便性やコストだけでなく、ファイル管理のあり方についても考えながら、比較・ご検討いただくのがおすすめです。

中小企業向け「共有ストレージ」の時流

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第1段階:個人のパソコン

中小企業で社員同士がファイルを共有したり保管したりする際、個人のパソコンの中のデータをメールで送りあって共有したり編集したりしていました。

第2段階:ファイルサーバー

メールのやり取りでは最新版がわからなくなったり、時間がかかったり、手間が多くかかっていたため、ファイルサーバーを立ててそこにデータを保管するようになりました。

第3段階:NAS

ファイルサーバーの管理は多くの中小企業では自社ではできず、サポート費用や機器の費用、スペースにかかる費用などがかさんでいました。技術の向上でハードディスクの信頼性が上がり、価格が下がってきたため、より低価格で省スペースなNAS(ネットワーク対応ハードディスク)が使われるようになってきました。

第4段階:クラウドストレージ ←今ここ

テレワークにより在宅勤務や社外での仕事が増え、ファイルサーバーやNASに社外からアクセスする機会が増えてきました。VPNをつないで接続することもできますが一手間かかり、速度も遅くなりがち、ネットワーク環境によっては途切れがちです。また、会社支給パソコンだけでなく、スマホや自宅のパソコンからもアクセスしたいというニーズが増えています。

そこで、初めからいつもクラウド上にファイルが保管してあり、ネットさえつながればいつでもどこでも、どの端末からでもアクセスできるクラウドストレージが普及してきています。

また、震災や洪水、火事等でオフィス内に置いてあるサーバーやNASが壊れてしまうケースもありますので、災害対策としてより安全なクラウド上にデータを保管しておこうと考える会社が増えています。

第5段階:ビジネスチャット

IT活用が進んでいる会社はメールではなく、TeamsやSlackといったビジネスチャットをメインに仕事をしています。これらのサービスに共有ストレージ機能があるため、別途ストレージを用意するのではなく、主にTeamsやSlackだけを使うようになっている会社も増えてきています。

クラウドストレージ選びのポイント

「データはみんなで使うもの」

今の時代、一人の人しか使うことのできないデータがあるのは危険です。「属人化」と言いますが、その人以外何が起きているのかわからないので不正の温床になる、その人が辞めたらだれもわからなくなってしまう、浅間商事では、そのような事例を自社・他社含めて多く見てきました。

また、社長やマネジャーだけが情報を持っていて、現場のメンバーには情報が共有されない。この状態で「自分で考えて動け!」というのは無理があります。

給与や人事と言った機密データも上司や社長など複数の人が見られるようにして、チェックし合う。問題のないデータは、全社員や、少なくとも全チームメンバーが見られるようにして情報共有しあう。そしてクラウド上で同時に編集し合う、それによりメンバーが自分で考え早く動ける、そういう時代になっています。

単機能のクラウドを選ぶのではなく、「複合機能」のクラウドを選ぶのがおすすめ

まずとにかく早くクラウドストレージが欲しいという会社には、単機能のクラウドストレージをおすすめしますが、そうでない会社には「複数機能が統合されたクラウドストレージ」をおすすめします。

なぜなら、今後のクラウド活用の発展性、ユーザーやセキュリティ対策の管理性、複数機能使った場合の費用対効果などを考えると、中期的に使う場合メリットが大きいためです。実際、単機能クラウドから複数機能クラウドへの移行事例も増えています。

無料版はあくまでもテスト利用のみ

最近のクラウドストレージは、ほとんどが無料で試用できます。

しかし、無料版は有料版と違い、ユーザーやアクセス権限の管理機能、セキュリティ対策機能、サービス利用保証(SLA)などが劣り、もちろんサポート品質も十分でない場合が多く、仕事用に全社員が利用には適しません。

プライベート利用では十分な場合も多いですが、仕事での利用にはおすすめできませんので、本記事では割愛します。

クラウドストレージ導入の注意点

クラウドストレージ導入で特に重要なのは、最初の権限設定です。ここを注意しないと経理や人事など大事な情報が社内外の誰でも見えるようになってしまったり、誰でも消せるようになってしまったりする可能性があります。

また、ユーザーの追加削除なども常に最新にしておかないと、退職した社員がいつまでも社内の情報を見ることができる状態になっていたりすることもあります。

ITスキルに不安がある場合には、初めはサポートがしっかりしている会社さんから導入されることをおすすめします。

主要クラウドストレージ比較表

カテゴリー 複合機能 単機能
メーカー名 Microsoft Google DropBox BOX
商品名 Microsoft365 SharePoint Google Workspace GoogleDrive(チームドライブ) DropBox Business BOX
特徴 世界シェアNo1クラウド。 Excelデータの共同編集などMicrosoft製品との親和性が強み。セキュリティ対策にも定評がある。ネーミングやUIは固め。パソコンファーストで設計されているのでパソコンバックアップのOneDriveなども含まれる。 世界シェアNo2クラウド。 GoogleDriveはもちろん、Gmailなど個人で使っているサービスをそのまま使うことができる。検索機能に定評がある。クラウドファーストで設計されているのでパソコンへのアプリインストールなど不要な場合が多い。 導入社数No1クラウドストレージ。 個人や小企業の導入が多い。容量制限プランあり。 導入社数No2クラウドストレージ。 大手企業や政府関連の導入が多い。
価格 月額¥540×人数~ 月額¥680×人数~ 月額¥1250×人数~ 月額¥522×人数~
容量 ※最小価格の場合 1TB+(10 GB×人数) ※別途個人用にOneDriveとして1TB 30GB×人数 ※容量制限プラン廃止 5TB ※容量制限プランあり 100GB ※容量制限プランあり
共同編集機能 〇 OfficeOnlineに接続することで可能 〇 OfficeOnlineに接続することで可能

※Microsoft 365はOneDrive、Google WorkplaceはGoogle ドライブの個人ドライブを検討される場合がありますが、これらは個人用のストレージです。そのため、複数メンバーで共有するためのSharePointとGoogle ドライブのチームドライブを比較対象としました。

浅間商事のおすすめ

イメージ図

私たちが中小企業の皆さんに一番おすすめしたいのは、Microsoft 365です。なぜなら日ごろ皆さんがよく使うExcel、Word、PowerPointと言ったOffice製品やWindowsとの親和性が高いためです。

また、私たち自身が2013年から活用しているため、自信をもって提案とサポートができるためでもあります。新しいクラウドサービスを導入する場合は、商品のよさももちろんですが、活用ノウハウを手に入れやすいかどうかも重要なポイントになります。

追加の費用負担や決裁の必要なくTeams(WEB会議・チャット)やExchange(クラウドメール機能)などMicrosoft365に含まれる新しいサービスを使っていくこともできますので今の時点ではMicrosoft365が一押しです。

よくある質問

クラウドストレージを導入するとファイルサーバーはいらなくなるの?

費用やスペースの関係で廃止される会社もありますし、過去データの保管用に念のため残しておく会社もあります。

セキュリティが心配です。

アクセス権設定はもちろん、ログイン時の多要素認証や利用端末の制限などをかけてセキュリティを強化することができます。
※多要素認証:IDパスワードだけでなく、SMSやワンタイムパスワードなど複数要素の認証を行い、セキュリティを高める方法。

もっと安いクラウドストレージもあるけど、どう違うの?

低価格のストレージは「Officeファイルの共同編集機能」がついていないものが多いです。この機能がないと今までのファイルサーバーのように誰かが編集しているときはロックされてしまい他の人が編集できないので、生産性が上がりません。

ご案内

浅間商事では、中小企業の皆さまのMicrosoft 365導入支援をしております。

2019年にマイクロソフト社のパートナー認定資格「Small and Midmarket Cloud Solutionsゴールドコンピテンシー」を取得。2020年にはMicrosoft 365導入支援社数が200社に達しました。

100名以下の中小企業様へのご支援を得意としております。設定や活用方法などについてお悩みがございましたらぜひご相談ください。ITアドバイザーがよりそうご支援をいたします。

なお、ITアドバイザーへのご相談は初回無料です。ぜひお気軽にお電話(0120-830-414)もしくはお問い合わせフォームからご連絡ください。


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