知っておきたい「ビジネス複合機の基本キーワード5選」～中小企業IT担当者向け

「知っておきたい・基本」シリーズでは、中小企業IT担当者の方にぜひ知っていただきたい、IT関連の基礎知識をお伝えします。

前回は「電話の基本」をお送りしました。

今回のテーマは「ビジネス複合機の基本」です。

IT商社である浅間商事は、もともとコピー機の販売代理店からビジネスをスタートしており、その歴史を長く見守っています。

本記事では、主にビジネス複合機の進化と新しい機能に注目し、ご紹介してまいります。

ビジネス複合機とは

普段、オフィスで使っている複合機を、「コピー機」と呼ぶ方もいらっしゃるかもしれません。

複合機は、コピー以外にFAXやプリンターなど、複数の機能を持った機器を指します。プリントしたり、FAXを送受信したりできるコピー機が、複合機もしくはMFP※1と呼ばれます。

複合機はもともと、コピー機にFAXが統合され、さらにネットワークにつながることでその機能の幅を大きく広げました※2。

現在は家庭用の複合機も普及しています。そのためオフィスの複合機は、家庭用と区別して「ビジネス複合機」とも呼ばれます。

※1: MFP（Multi Function Peripheral）＝多機能プリンター等、複数の機能が一体になった機器。印刷機能だけのものはプリンター、印刷に特化し高品質な印刷機はオンデマンド印刷機など、いくつか製品カテゴリーがありますが、複数の機能を持った機器が複合機と呼ばれています。

※2：参照：デジタル複合機(MFP)のセキュリティに関する調査報告書（IPA）「MFPの発展の経緯」（P15）

ビジネス複合機の進化と中小企業のニーズ

ビジネス複合機の進化のきっかけの一つが、ネットワークへの接続です。

たとえば、以前はパソコンとプリンター（複合機）をつなぐ場合、ケーブルで直接、接続する必要がありました。この場合、1台のパソコンしか接続できないため、特にオフィスでたくさんの人が利用する場合は、プリンターの共用が大変でした。

そのためプリントサーバーというプリンターを制御する機器を設置し、プリントサーバーを経由してネットワークにつながることで、複数のパソコンとプリンターを接続させていました。

現在、ほとんどの複合機がプリントサーバーを内蔵しており、複合機に直接LANケーブルを接続したり、Wi-Fi（無線）で接続させたりすることで、別途プリントサーバーは不要になっています。

複合機がネットワークにつながることで、次のようなメリットが生まれました。

• 社内のネットにつながればどこからでも印刷できる。
• メールが使える。スキャンしたデータや受信FAXなどのメール送信が可能。
• クラウド連携が可能。複合機から各種クラウドサービスに直接送信することもできる。

かつては、オフィスに1台の時代から、多いときは部署に1台ずつあったビジネス複合機ですが、最近は複数の機器を集約し、必要な台数だけを導入する「最適配置」が進められています。

オフィスのペーパーレスも進み、複合機の出荷額は減少傾向です※。

※「複合機、需要開拓に奔走　オフィス回帰も先行き厳しく―メーカー各社」（時事通信社）

このような複合機の進化とともに、中小企業でのニーズも変化してまいりました。

例として、次の4つのテーマをご紹介します。

• 業務効率化
• コスト削減
• 情報セキュリティ対策
• 環境対応、安全性

業務効率化

紙だけでなく、電子化やデータを取り扱うことで、オフィス全体の業務効率化に役立つ機能が増えています。OCR、個人アカウントでの管理、クラウド連携など、進化し続けています。コロナ禍では、FAXの電子化で在宅勤務にも役立ちました。

コスト削減

プリント枚数の管理による無駄な印刷の削減、2in1（1枚に2ページ印刷する）といった印刷枚数を減らす機能、FAXの効率化などにより、コスト削減が見込めます。最新の複合機は消費電力が減り、電気代削減にもつながっています。

情報セキュリティ対策

業種・業界、複合機の使い方などにより、お客さまのニーズはさまざまですが、セキュリティ対策はメーカーや販売店である当社も重視しているポイントの一つです。ファイルやプリントデータの暗号化、個人用アカウントの認証を設定するなどの仕組みで、複合機を通じた情報漏えいを防ぎます。

環境対応、安全性

エコマーク、グリーン購入法への適合など、さまざまな環境対応へのニーズに応えています。また、細かな機能では、圧着方式による「針なしとじ」は、金属針を使わずに書類を綴じることができます。「針なしとじ」は安全性が高いため、保育園や幼稚園、医療施設や介護施設などで導入されています。

以上、ビジネス複合機は、オフィスでさまざまな役割を担う機器として進化しつつあります。

次の章からは、特に浅間商事のお客さまでニーズの高い機能をピックアップし、ご紹介してまいります。ぜひ、ただ「高機能になった」という理解ではなく、「自社の実務にどのように役立つか」といった視点でご覧ください。

なお、細かな機能や名称は、当社で主に取り扱っているキヤノン社製品の機能を挙げています。一般的に普及が進んでいる機能をご紹介いたしますが、他社製品や機種により、対応していない場合もございます。予めご了承ください。

基本1：OCR（文字認識機能）

OCRは、印刷された文字をデジタルに変換する技術です。OCR自体は新しい技術ではありませんが、以前は有料のオプション機能でした。現在の新しい機種には、ほぼ標準搭載されております。

近年は、改正電子帳票保存法の影響で帳簿書類の電子化が増える時流の中、関心が高まっています。

紙の帳票やFAX伝票・PDF文書データなど、OCR処理できることで、文書の内容を簡単にデータ化し、さらに関連システムで使えるようになります。経費精算クラウドサービスと連携し、領収書や請求書を一括スキャンした後にOCRでデータを抽出、自動転記するといった機能も登場しています。

関連機能で、原稿の向きを検知して自動的に回転させ、ファイルの保存やFAX送信する機能もよく使われています。毎回PDFの向きを回転させる必要がなくなります。OCRで抽出したテキストを、ファイル名に自動的に設定する機能を利用されているお客様もいらっしゃいます。

なお、注意点として、OCR機能が付いた複合機でも、機能をONにしなければ使えません。

また、OCRの認識精度は100％ではありません※。人による確認と修正が必要になるケースが少なくありません。扱う文書にもよりますが、効率性と正確性のバランスをとりながら活用されている機能です。

※「AI OCRとは？成功のポイントは認識精度を理解し業務全体を見直すこと」（キヤノン社）

事例

【士業】
紙でのやり取りを別のWordファイルに手入力していた。OCR導入後は、紙をテキストデータに変換し、テキストデータのコピー＆ペーストで入力が完了するようになった。

【協会】
紙でしか存在していない過去の会員冊子を、OCRでデータ化。過去の在庫が処分できただけでなく、OCRでテキストデータに変換したことで、検索も可能になった。

基本2：1パス両面ADF（両面同時スキャン）

1パス両面ADFは、両面同時スキャンができる機能です。

ADFとは、複合機の上部についている自動原稿送り装置のことです。両面スキャンに対応したADFを使うと、両面印刷された文書のスキャンに対し、手動で用紙を裏返しながらスキャンする必要がなくなります。文書をセットするだけで、自動で両面スキャンができます。

両面スキャンのADFには2種類あり、1つは「両面自動反転ADF」と呼ばれるもので、こちらは、片面の原稿を読み取った後に機械が自動で反転させ、もう一面をスキャンします。

これでも十分便利なのですが、もう1つの「1パス両面ADF」であれば、両面を同時にスキャンできます。自動で、かつ両面同時スキャン＝倍速スキャンになります。

紙文書の電子化などに伴い、スキャン業務が増えている状況で、ニーズが高まっている機能の一つです。

事例

【製造業】
図面、作業日報、製作資料、各種申請書類など、書類が多い。電子化を進めているが、1パス両面ADFで両面同時スキャンできるため、スキャン時間がほぼ半減した。さらに複合機にはメール設定を行い、スキャンデータはメールでも受信・共有している。

基本3：FAXの電子化（PC-FAX、受信FAXの電子化）

複合機の機能を通じて、FAXの送受信を電子化できます。

• 送信：PC-FAXと呼ばれる機能で、パソコンから複合機を通じてFAXを直接送信できます。
• 受信：受信したデータを、NASなどのストレージにデータのまま転送できます。

FAXの電子化は、ペーパーレス、コスト削減、テレワーク環境を実現します。

パソコンからFAXの送受信が完了するため、印刷が減るだけでなく、迷惑FAXも出力せずにすみます。また、ネットワーク環境を整備することで、テレワーク環境でのFAX送受信もできるようになります。

事例

【製造業】
受発注業務にFAXを利用。テレワークのため、受信FAXをPDFデータにしてNASに転送。自宅からはVPNでNASに接続できるように設定し、自宅からも受信FAXが確認できるようになった。

【リサイクル業】
拠点間のFAX通信料削減、および外勤社員がFAXを確認するための手段として、FAXの電子化機能を活用。
社内（拠点間）は、インターネットFAX※を利用しているため通信料はゼロ。また、外勤社員のスマートフォンのメールにFAXを自動転送し、外出先からもメールでFAXを確認できるようになった。FAXの内容確認のために電話をしたり、オフィスにもどったりといった手間が省けるようになった。

※インターネットFAX：電話回線ではなくインターネット回線を利用したFAX。通信料は発生せず、操作も通常のFAXと同じ感覚で送信できます。

【浅間商事の自社事例】
受信FAXをPDFでTeamsのチャネルに転送。FAXをTeamsのスレッドで見られるようになっただけでなく、その場で受信FAXの内容についての情報共有や連絡ができるようになった。

基本4：留め置き印刷

パソコンで印刷ボタンを押してもすぐには印刷されず、複合機でログインし、出力するデータを選択して印刷する機能です。

• 出力枚数の削減：
  誤って印刷ボタンを押したり、余計に印刷指示を出してしまったりといった場合、複合機側で印刷前に削除ができます。操作パネルで印刷プレビューも確認でき、誤った出力を減らせます。
• セキュリティ対策：
  複合機にアカウントを設定することで、自分のデータのみを、任意のタイミングで出力できます。誤って他の人の資料を持って行ってしまう、部外秘情報が他部署の資料に混じる、といったトラブルも防げます。

以上のように、出力枚数の削減、取り間違え放置などの防止に役立ちます。

事例

【卸売・販売業】
複合機にアカウントを設定し、社員ごとの使用枚数を見える化。各社員へのコスト削減の意識付けになっているだけでなく、実際にコスト削減にも成功。また、留め置きプリントでミスプリントが減り、かつ他の社員と印刷物が混ざることもなくなった。

【浅間商事の自社事例】
お客さまへの提案資料の印刷が多い営業フロアでは、留め置き印刷によりミスプリント、誤って他の人が印刷した資料を持ち出してしまう、ということがなくなった。印刷枚数が減り、コスト削減効果も出ている。

基本5：2in1、中綴じ製本印刷

2in1は、2枚の原稿を1枚に印刷する機能です。

用紙片面に2ページ分の印刷（2in1）がされ、さらに両面印刷にすると1枚に4ページ印刷できます。4in1、6in1……などさらに1枚当たりの印刷ページ数を増やす設定もあります。

また、製本印刷機能を利用すると、自動的に面付されます。たとえばA3の製本印刷で出力したものは、二つ折りにするとA4の冊子になります。

フィニッシャーというオプションがあれば、さらに製本印刷したものを中綴じでホチキス留めもできるため、見栄えの良い冊子を社内で制作できます。

少部数の冊子は社内で制作する、印刷枚数を減らす、といった点で、コスト削減にもつながる機能です。

事例

【イベント業】
イベント現場でスタッフに紙のマニュアルを配布。イベントごとに小冊子を作成している。必要な時に必要なだけ社内で作成できるので、業務に欠かせない機能になっている。

【浅間商事の自社事例】
以前の会社案内は複数ページあったため、必要な時に必要な部数だけ社内で製本印刷。また、提案書を製本印刷してお渡ししたところ、お客さまが自社でも使いたいとのことで、フィニッシャーの導入につながった事例も。

その他の便利な機能・サービス

スマホプリント（モバイル連携）
スマートフォンの写真をBluetoothで複合機に送り、パソコンを介さず印刷できます。工事・建設など、普段パソコンを利用しない現場系の方々にご活用いただいています。

トナー自動配送、パーツの予防交換
ビジネス複合機は、家庭用複合機と違い、インターネットを介して複合機の状態を監視するサービスがあります。トナーが少なくなると自動で配送されるため、消耗品の注文や在庫管理の手間を削減できます。
また、消耗部品などの交換のタイミングが近づくと、自動的に交換品が配送されたり、パーツの予防交換を行う指示が出たりなど、迅速な修理・保守を行えます。このパーツの予防交換により、浅間商事では突発的な故障によるお客さまからのご連絡が、約30％減少しました。トナー切れや、故障に伴う急な業務停止の予防に役立っています。

imageWARE Desktop V4
キヤノン社のソフトウエアです。PDF編集ソフトとして、とても使いやすいソフトです。コメント、電子スタンプ注釈、分割・統合、などAdobe Acrobat Proに近い機能を持ちながら、安価です。浅間商事自社はもちろん、当社からキヤノン社製複合機を導入されているお客さまの多くが、活用されています。FAXの電子化と同時に導入されるお客さまが増えています。

• imageWARE Desktop V4｜電子化

まとめ

コピー機にFAXが統合され、さらにネットワークにつながることで、その機能の幅を大きく広げてきた複合機。ネットワークへの接続による高機能化を背景に、中小企業でのニーズも変化してまいりました。

例として、次の4つのテーマをご紹介しました。

• 業務効率化
• コスト削減
• 情報セキュリティ対策
• 環境対応、安全性

オフィスでさまざまな役割を担う機器として、進化しつつあるビジネス複合機。今回は中小企業IT担当者さま向けに、特に浅間商事のお客さまでニーズの高い機能をピックアップし、事例とともにご紹介いたしました。

• OCR（文字認識機能）
• 1パス両面ADF（両面同時スキャン）
• FAXの電子化（PC-FAX、受信FAXの電子化）
• 留め置き印刷
• 2in1、中綴じ製本印刷

以上のように、最新のビジネス複合機はペーパーレス、コスト削減、テレワークの実現など、オフィスの課題解決に役立つ機器になっています。

また、今後の時流として複合機のクラウド対応、その機能の活用が挙げられます。OCRの章でも触れましたが、浅間商事のお客さまでも、経理系ツールと複合機を連携させる事例が出てまいりました。今後この流れが加速すると思われます。

浅間商事はビジネス複合機の導入・保守に豊富な経験があります。導入・保守はもちろん、ご活用方法など、ぜひお気軽にご相談ください。また、複合機のみの導入ではなく、各種IT関連機器、サービス、ネットワークの整備など、お客さまの業務や課題に合わせたご提案をいたします。