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「効率的な働き方」のために中小企業が投資すべきITツールとは

2022.02.07
社長ブログ
「効率的な働き方」のために中小企業が投資すべきITツールとは

浅間商事代表の柳沢です。
今回は中小企業が投資しているITツールについてお話しします。

中小企業のデジタル化も進んできましたので、他の会社はどこまで進んでいるのかの参考にしていただければと思います。

株式投資と同じく、IT投資にもリスクとリターンがあります。どうしたら最小の投資で最大のリターンを出しやすいのでしょうか。

大きな流れとして、効果の高い投資対象はハードからソフト(クラウドサービス)へ移っています。

私たちも販売しているのであまり大きな声では言いにくいですが、電話機や複合機に必要以上の大きな投資をしても、働き方は今までと大きく変わりません。

一方、WEB会議や会計ソフトなど、ソフトに投資をすると働き方を大きく変えることができます。

また、今まで中小企業がソフトを使う上で課題となっていたサーバーも、クラウドサービスの普及で現在は必要なものではなくなっています。

進んでいる会社はソフトに投資することで、効率的な働き方に変化し、成長しています。

では、具体的には何に投資すべきなのでしょうか?
中小企業の場合、このような順に投資をされるパターンが多いです。

  1. 基幹システム
  2. グループウェア
  3. WEBマーケティング 
  4. 顧客管理・商談管理システム

急に専門用語が出てきましたので、それぞれについて解説します。

基幹システム

販売管理、在庫管理、会計管理、給与管理、勤怠管理などのことです。会計と販売については、ほとんどの会社が何らかのソフトを使われています。

小規模では弥生やソリマチ、中規模ではOBCやPCA、応研といったメーカーさんの利用が多いです。労働法改正やテレワークの普及があり、ここ数年は勤怠管理や給与管理の導入が増えました。

今後は、電子帳簿保存法対応やインボイス制度対応などが控えていますので、請求書や領収書を発行する販売管理の導入やバージョンアップ、電子請求書を保管する場所の確保などの相談が増えています。

グループウェア 

Microsoft 365やGoogle Workspace、サイボウズOfficeなどのことです。

社員数が増えてきたり、外出が増えたり、拠点が増えたりなどを背景に、口頭やホワイトボード、メールだけでは情報共有が難しくなってきた会社が導入しています。

最近は、テレワークでの在宅勤務や、スマホやノートパソコンを使った社外勤務の普及で、一気に導入が進みました。

よくもわるくも、どのサービスも同一料金で多くの機能、スケジュール共有やビジネスチャット、WEB会議などが使えるようになっていますので、使いこなせば使いこなすほど投資効果が高くなります。

ただ、高額な基幹システムと比べて低額のため、サポートが充実していない場合も多いです。サポートが充実している会社から導入されることをおすすめします。

WEBマーケティング 

ホームページ、ブログ、SNS、メールマガジンなどのことです。

今までは名刺代わりのホームページで十分という中小企業が多かったのですが、コロナ禍で訪問営業がしにくくなったことで、ホームページとブログや比較サイト・業界サイトなどを使ったWEB集客やメールマガジンの配信などを行う会社が急増しました。
また、採用のためにホームページを更新する会社も増えています。

この分野は日々技術が進歩し続けているため、私たちも含め、多くの会社が試行錯誤し、ノウハウを蓄積しているところです。

WEB広告代行サービスやWEBマーケティング代行サービスを掲げる会社も多いですが、高額の手数料がかかる場合もありますので注意が必要です。

顧客管理・商談管理システム

CRM・SFAとも呼ばれるものです。Salesforceが有名です。kintoneやFileMakerなどを使って独自に作られている会社もあります。浅間商事ではNIコンサルティング社のサービスを取り扱っています。

基幹システムの機能としてついている場合がありますが、多くの場合独立した別のシステムになっています。

営業人員が多い場合や取引するお客さまが多い場合、長期のお付き合いオプションをしたい場合などに導入されます。

お客さまとのコミュニケーション履歴や取引履歴・商談履歴などを管理できます。中小企業の場合まだ、あまり導入や活用が進んでいない分野だと感じています。

浅間商事はマイクロソフトのDynamics365を活用しています。

営業担当が活動内容を入力すると、マネジャーや社長まで誰でもお客さまの声や商談状況を知ることができるので、アドバイスができます。また、10年以上前のデータも残していますので、お客さまの担当者が変わった時などに、お客さまより詳しく今までの経緯などをお伝えしてアドバイスできたり、営業担当が休みの時もほかのメンバーがお客さま対応を進められたりするようになっています。

 

あれもこれもやりたくなりますが、一歩ずつ自社に合ったIT投資を進めていただければと思います。

浅間商事では「次の10年を共に創る」をコンセプトに中小企業のデジタル化のアドバイスをしています。まだまだ間に合いますのでお気軽にご相談ください。豊富な成功事例があります。

浅間商事は、中小企業のITアドバイザーです。自社のノウハウも活かして、多くの中小企業のはたらき方改革や情報セキュリティ対策のお手伝いをしています。ご相談がございましたら担当営業もしくはお問い合わせフォームやコールセンターまでご相談ください。新規のお客さまも歓迎です。


代表取締役社長 柳沢 太一代表取締役社長 柳沢 太一

立教大学法学部政治学科を卒業後、グロービス経営大学院MBA修了。IPAセキュリティプレゼンター。沖電気工業株式会社、キヤノンマーケティングジャパン株式会社を経て、祖父が創業した浅間商事株式会社に入社。二児の父。

 

 

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