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【2020年最新版】中小企業向け:導入しやすいテレワークの仕組み3選 ~「クラウドサービス」編

2020.05.29
コラム
【2020年最新版】中小企業向け:導入しやすいテレワークの仕組み3選 ~「クラウドサービス」編

Googleの調査分析を元にしたブログ「Think With Google」にて、テレワークに関する調査結果が公開されています。

上記の2020年4月27日週に実施された調査結果の記事では、「テレワークを継続したい」という回答が、「継続したくない」を大きく上回る結果とのことでした。

テレワークが難しい状況の方は少なくないと思われますが、テクノロジーが解決できることがまだたくさんあるかもしれません。あさまブログでは、そのお手伝いができるような情報発信をしていきたいと考えています。

さて、中小企業の皆さまに向けた「導入しやすいテレワークの仕組み3選」として、次のテーマを解説してまいります。

今回は第3回、「クラウドサービス」の解説や活用方法についてご紹介いたします。

「クラウドサービス」とは

クラウドサービスは、従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供するものです。(総務省;国民のための情報セキュリティサイト「クラウドサービスとは?」より)

インターネットを通じて、クラウドサーバーにデータを見に行き、どのデバイスでもデータが同期されます。そのため、社内のパソコンからでも社外のパソコンやスマートフォンからでも、同じデータを共有したり、操作したりすることができます。

クラウドサービスの仕組み

馴染みやすいサービス例は、電子メールやグループウェアです。個人に普及しているGoogleやYahooのメールサービス、 法人で利用が多いMicrosoft 365(旧Office 365)やG Suiteなどのグループウェア、在宅勤務で一躍有名になったZoomのようなWeb会議システムも、クラウドサービスです。

「クラウドサービス」のメリットとデメリット

メリット

導入のハードルが低い。契約をすればその日のうちから使える。ベンダー(サービス提供企業)やプランによってはOfficeソフトや、メール、チャットなどさまざまな機能が、どの端末でも同期して使用できる。サーバーが外部にある※ため、災害時などのリスクが少なくBCPにも役立つ。(※ベンダーによっては複数拠点ある。)

デメリット

ベンダー側で障害が発生した場合、使用できない可能性がある。(サーバーダウンや障害が起こった場合、ベンダー側の対応を待っていただく必要があります。)サービスによっては、ネットワークの回線容量やメモリを消費し、動作が遅くなることがある。中国など国や場所によっては利用できないサービスもある。サービスによってはセキュリティ対策が不十分な場合がある。

クラウドサービスの種類

クラウドサービスは次の3種類に分けられます。

クラウドサービスの種類と提供サービス内容

  • SaaS(Software as a Service ):プラットフォーム一式とソフトウェア
  • PaaS(Platform as a Service):ネットワーク、サーバー、OS、ミドルウェアなどのプラットフォーム
  • IaaS(Infrastructure as a Service):ネットワーク、サーバーなどのインフラ

SaaS(サース、サーズ):
前述の電子メールやグループウェアがこのSaaSです。ソフトを自分のパソコンにインストールすることなく利用することができます。導入コスト、ランニングコストが安く、技術的なハードルも低いのが特長ですが、カスタマイズが難しいのが難点です。

PaaS(パース):
サーバー、OS、データベースなど、プラットフォームの提供サービスです。主に開発者向けのサービスのため、技術者以外の方には馴染みがないかもしれません。 Google App Engine やMicrosoft Azureなどが有名です。

IaaS(アイアース、イアース):
PaaSからOSやミドルウェアなどを除いた、インフラ部分だけの提供です。知識・技術が必要になりますが、自由度が高いソフトウェアやプラットフォームの構築ができます。Google Compute Engine、Amazon Elastic Compute Cloudなどが有名です。

PaaSおよびIaaSは技術者向けのサービスのため、以降はSaaSについての説明になります。

「クラウドサービス」でできること

ソフトウェアをオンラインで使用することで、次のようなことが実現できます。

  • パソコンやスマートフォンなど端末と、ブラウザやアプリ、インターネットのみで利用できる
  • どの端末からでもデータが同期できる

上記2点が大きな特長です。

メールやファイルの作成や編集から保存まで、以前はパソコンにインストールしたソフトウェアで行っていました。クラウドサービスを利用すれば、Webブラウザや専用アプリ経由でこれらの作業を完結することができます。iPhoneの設定なども以前は、パソコンにインストールされているiTunesというソフトを使っていましたが、現在はインターネット経由でiCloudを使うことでパソコンなしで設定変更やデータ移行などができるようになりました。

そして、クラウドとデータを同期することで、どの端末からも最新の情報を閲覧し、操作することができます。これにより、パソコンとスマートフォン両方でファイルを操作したり、他の社員との共同作業をすることも可能になります。

クラウドサービス例:Microsoft 365

浅間商事では、Windows 7サポート終了時のWindows 10への入れ替えの際に、Microsoft 365(旧名Office 365)導入をご検討されるお客様が多くいらっしゃいました。主なメリットはこちらです。

導入ハードルが低い

  • Officeソフト(Word、Excelなど)を業務で利用していると馴染みやすい
  • Officeソフトとの連携がとりやすい
  • 高すぎない月額で、多くの機能(Officeソフト、チャット、Web会議など)を使えるため、クラウドサービス初心者の方に向いている

常に最新バージョンが使える

  • 毎月のようにあるバージョンアップで常に最新の機能を使うことができる
  • Officeサポート終了時のOffice買い替えの手間が省ける
  • 取引先がMicrosoft 365に変えている場合、Officeソフトのバージョン違い問題を避けられる

データ移行が簡単

  • パソコン買い替えの際のデータ移行が非常に楽になるので、例えば情報システム担当者が一人でパソコンの入れ替えや設定作業を行っている会社であれば、かなりの時間短縮になる(PC紛失時なども同様)
  • ログインすればすぐにメールのダウンロードが可能。データも Microsoft OneDrive(オンラインストレージ)に入れておけば、ダウンロードが可能。

その他、デザイン系であればAdobe CC、アパレルCADであれば東レCAD(クレアコンポクラウド)、電話のクラウドサービスなどもあります。

クラウドサービスは増えているため、以前はクラウドではなかったソフトウェアが、現在はオンラインで使用できるようになっているケースもあります。

クラウドサービスが向かないお客様

  • 社外で仕事をすることがない
  • リモート環境がない

数名の企業様や、自宅が会社のため外で仕事をすることが極めて少ない場合は、クラウドサービスのメリットを感じにくいかもしれません。

また、社用携帯がない、自宅にパソコンがない、ネット環境がない方が多い場合も、そもそもリモートで仕事をすることがないため、向いていないと思われます。

しかし、災害対策やデータのバックアップの強化などには有益です。

テレワークにおける「クラウドサービス」の活用

テレワークにおいて「クラウドサービス」は以下のような点で役立ちます。

  • ストレージサービスを使えば、自宅のパソコンからでも会社パソコンと同じデータが見られる。複数人で共同編集、共同作業をすることができる
  • メールサービスは、すべての端末でメールが同期されるため、会社パソコンで作成しかけの下書きメールも、自宅からパソコンやスマートフォンで再度編集することができる。削除したメールも端末間で同期できる
  • Web会議ツールで、社内の会議だけでなく外部と打ち合わせや商談も行える
  • チャットツールでメールよりスピーディーにコミュニケーションをとることができる

パソコンやスマートフォンなどの端末と、インターネット環境があれば、どこからでもそのサービスを利用できる点でテレワークに向いています。

Teamsのようなツールで、チャットやWeb会議を行えば、コミュニケーション不足も緩和できます。クラウドサービスは、実務において導入ハードルが低いという点で優れていますが、コミュニケーション不足の解消という、テレワークの運用面でも役立ちます。

中小企業の「クラウドサービス」活用事例

浅間商事では、次のようなお手伝いをしております。

  • サービス、プランの選定
  • 導入
  • 導入後の使用方法などフォロー など

例)「Microsoft 365」(※旧名称「Office 365」)
Microsoft社が提供するクラウドサービス。社内外のパソコンやスマホのメールの同期、社外からのチーム内でのファイル共有やビジネスチャット、Web会議など多くの機能を1つのサービスで低価格で利用できます。

  • 【事例】建設・設計業界:20人
    Zoomを使用し遠隔で打合せをしていたが、セキュリティ上の不安があっただけでなく、映像が不安定。以前オフィスツアーで見た浅間商事と同じMicrosoft 365を活用したいという要望もあった。
    ネットワーク環境の強化、TeamsによりWeb会議だけでなくチャットや社内決裁なども実現、メールの活用・グループウエア・データー共有の強化をトータル提案し、採用いただきました。

    • Microsoft365 Business Standard(追加サポート付き)月額2,060円×17ライセンス=35,020円
    • Teams・SharePoint・Exchange・OneDrive スタートパック 390,000円
    • ヤマハルーターRTX1210+設定料 90,000円
    • 無線AP WAPM-1266R×2個+設定料 100,000円

まとめ

「クラウドサービス」は、これまでパソコンにインストールして使用していたソフトウェアなどを、ネットワーク経由でどの端末からでも利用できる仕組みです。

導入のハードルが低い、どの端末からもデータが同期される、常に最新のバージョンを使えるなどのメリットがあります。テレワークでは、端末(パソコンやスマートフォンなど)とインターネットがあればすぐに、どこからでも利用できるという点で役立ちます。

テレワークにクラウドサービスが適していることはもちろんですが、中小企業がクラウドサービスを使う最大のメリットは、速いスピードで進化していく最新のIT機能を、毎月変わらない費用で活用し続けることができる点です。早い段階で、優れたメーカーのクラウドサービスを活用することで、生産性を高め続けることができます。

すでにクラウドサービスを利用されている方は、どのクラウドサービスが本当に必要かを整理し、機能を十分に使いこなせているかの見直しをお勧めします。

また、クラウドサービス未導入の企業様は、Microsoft 365かG Suiteのどちらかを、一つの機能からでもいいで、まずは使い始めることをお勧めします。それがテレワークの実現にも、企業の生産性向上にも大いに役に立つと思います。

中小企業向け・導入しやすいテレワークの仕組み3選、最終回の第4回は「セキュリティ対策」です。どの技術を使う上でもテレワークにおいて欠かせない、セキュリティ対策全般について詳しくご紹介いたします。

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