【弁理士法人 第一国際特許事務所様】Microsoft 365でクラウド活用　データの保管もメールも一元管理

弁理士法人 第一国際特許事務所様について

第一国際特許事務所様は、1991年に設立され、2001年に法人化された知的財産専門の特許事務所です。
特許庁審査官・審判官の経験を有するベテラン弁理士が多数在籍されており、国内外の特許・実用新案・意匠・商標などの出願、審判、訴訟、鑑定、コンサルティングなどのサービスを展開されています。

企業の知的財産や事業計画に関わる重大な企業秘密を扱っていらっしゃるため、システム導入時は、セキュリティやデータ保全を重要視されているとのこと。

今回は所長で弁理士の関様と、事務とシステムを担当されている田中様にお話をうかがいました。

浅間商事を選んだ理由

数あるMicrosoft 365 取り扱い業者の中で、浅間商事 を選んでいただいた理由を教えてください。

決め手は、浅間商事の担当アドバイザーさんが良くやってくれるというのが一番ですね。　（所長　関様）

浅間商事を見つけてくださったきっかけは何でしょうか？

もともとIT関係をサポートしてくれる会社との付き合いはありましたが、中小企業向けのITサービスとして、ちょうど良いものがないなと思っていたんです。

大企業向けのサービスが多く、きっと素晴らしいんだろうけどうちにはトゥーマッチだなと思い、中小企業向けのサービスを探していました。

「中小企業　ITサポート」みたいなキーワードで探していたら浅間さんが見つかって、（浅間商事のホームページを見ている中で）過剰なものを提供するのではなくて、うちに合ったちょうど良いアドバイスをしてくれそうだなと思って相談しました。　（所長　関様）

第一国際特許事務所様ではシステムをクラウド化するにあたり、2021年にまずは優先度の高かった SharePoint （クラウドストレージ）へのデータ移行を、2024年に Exchange Online（クラウドメールサーバー、以下「Exchange」という）の導入を実施されました。
各アプリの導入について、時系列でご紹介します。

<2021年　SharePoint 導入>　サーバーのデータをクラウドへ

従来のオンプレミスサーバーから、Microsoft 365 のクラウドストレージである Sharepoint にデータを移行された際のお話を伺いました。

データをサーバーから移行するにあたり、SharePoint以外の候補はありましたか？

他のクラウドストレージサービスも検討しましたが、もともとWordやExcelを使っていたこともあり、Microsoft 365 で一元管理できるということだったので、あえて別のシステムを入れることはせず、一本化しようということになりました。　（所長　関様）

問題発生

浅間商事の導入支援で、サーバーから SharePoint にデータ移行が完了しました。
しかし作業後に思わぬ問題が発生します。

移行作業後は、事務所のみなさんが従来のファイルサーバーの使い勝手と同じように、デスクトップにショートカットを作ってクラウドにアクセスするので、（ネットワークに負荷がかかり）データの同期が止まってしまったり…

その後の対応でも、浅間商事の担当アドバイザーさんが通ってくださり、ネットワークやPCスペックなどの環境改善の提案をいただきました。　（田中様）

ご提案と解決

データの容量はさほど大きくなかったのですが、ファイル点数の多さとフォルダ階層の深さの影響で、データ移行時にもかなり時間がかかりましたね。
同期が止まってしまう問題は、ネット回線を高速のものに変え、既存PCのメモリを追加して、その後購入されるPCはスペック要件を見直すことで落ち着いていきました。　（浅間商事　担当ITアドバイザー）

<2024年　Exchange 導入>　メールサーバーをクラウドへ

第一国際特許様は、Exchange の導入で、メールのクラウド化だけでなく、データの保全やセキュリティレベルの向上を実現されました。その際のお話を伺いました。

きっかけ

Exchangeを導入されたきっかけは何でしょう？

元々 Exchange 導入は検討していましたが、うちは共有のメールアドレス（メーリングリスト）が多くて、それをどうExchangeのルールに当てはめていくかがイメージできず、忙しかったこともあり、保留になっていました。
そうしていたら、もともと使っていたドメインサービスがサービス終了することになり、思い切って Exchange を入れたら意外と簡単にできてしまいました。　（田中様）

浅間商事の担当アドバイザーによると、Exchangeの移行自体は Outlook上でできるので、技術的な課題はなかったとのこと。
構築するまでに、何のプランにしてどのように運用するかを決めるのが大切なのだそうです。

Exchange とは

Exchange は、Microsoft 365 が提供しているメールサーバーで、クラウド型のものをExchange Online と言います。

どこに居てもインターネットに接続できれば、デバイスを問わずメールの送受信が可能で、パソコンを紛失したり破損してもデータが保持されます。
このようなクラウド型のメールサーバーとしてのメリットの他に、Exchangeには充実した機能やサービスがあります。

Exchaneの機能「訴訟ホールド」

第一国際特許事務所様が導入された、Exchange プラン2の「訴訟ホールド」機能について伺いました。

Exchangeにするときに、送受信メールを全て残せるようにしたいと思っていました。
それまでは手元でメールを削除してしまうと、メールサーバーの容量にも限界があって全部は残せなかったんです。Exchangeだったら「訴訟ホールド」があって、１回消してもまた復活できるということだったので、それを使おうとなりました。　（所長　関様）

以前はパソコン本体にメールが保存されていたので、パソコンのデータが飛んでしまったらデータが残せなかったんです。それは避けたかったんですよね。
今は、残しておくべきメールは全てグループアドレスでやりとりして、そのアドレスを訴訟ホールドの対象にしています。業務ではほぼ個人アドレスは使っていません。
国内（特許）グループと外国（特許）グループで、それぞれに細かいルールを作って SharePoint 上で管理しています。　（田中様）

今後やっていきたいこと

Microsoft 365 でクラウド利用が進んだ第一国際特許事務所様に、今後取り組んでいきたいことを伺いました。

今後としては、完全クラウド化を進めていきたいですね。
システム上のクラウド化もそうですし、フォルダ構成のルール統一などもやって、人の入れ替わりがあっても事故を起こさずにスムーズに対応できる仕組みや環境を構築したいなと思います。

また、ITリテラシーの均質化やセキュリティリスクへの対策も、大きい課題として考えています。
便利になってきた反面、リスクも大きくなっている気がしていて、安全性・利便性・コストのバランスを考える必要があるなと。そういった意味で、浅間さんにちょうど良いサービスをご提供いただけると、非常にありがたいです。

「全部お任せください」「AI活用でなんでもできます」という宣伝文句を良く見かけるけれど、こちらとしてはまる投げしたいわけじゃないんですよね。自分たちでやると大変な部分をお願いしたいなと思っています。　（所長　関様）

浅間商事　担当ITアドバイザーについて

2021年のご相談時から担当している、浅間商事の担当アドバイザーについて印象を伺いました。

フットワークが軽くて、レスポンスが早いです。基本はメールで、急ぎは電話でやりとりしています。　（田中様）

問い合わせをする時はなにか不安や悩みがあるときなので、いきなり100点の回答じゃなくていいんです。
詳細は後日でも良いので、とりあえずすぐに反応や返事をくれると安心できます。浅間商事の担当アドバイザーさんはその点を上手に対応してくれています。　（所長　関様）

弁理士法人 第一国際特許事務所様より

弁理士法人　第一国際特許事務所は、1991年に事務所を開設し、国内で6番目に法人化した特許事務所です。

特許庁の審査官・審判官の経験を有する特許、意匠、商標を専門とするベテラン弁理士を擁し、大企業から中堅企業に至るまで幅広いクライアント様にきめ細かなサービスを提供しています。

どうぞお気軽にご相談ください。