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ホーム導入事例【株式会社昭和工業様】現場からもスマートフォンで。Microsoft 365で外出時の情報共有が迅速に。

【株式会社昭和工業様】現場からもスマートフォンで。Microsoft 365で外出時の情報共有が迅速に。

2022.06.27
クラウド
【会社名】
株式会社昭和工業
【エリア】
埼玉県
【事業内容】
建設業
会社名
株式会社昭和工業
事業内容
建設業(土木工事に関する業務)、産業廃棄物収集運搬業、環境事業
エリア
埼玉県さいたま市
創業
昭和47年
従業員数
20名
ホームページ
http://www.showakogyo.co.jp/
導入商品・サービス
Microsoft 365(Exchange Online、Teams)、ほか

導入前の課題・目標

・会社のメールが現場で見られず、メール確認のために帰社が必要。
・新しいツールの導入は、慣れるまで時間と手間がかかる。
・ライセンス管理が煩雑になりがち。

導入後の効果

・メールのための帰社が不要になり、外出時の情報共有が迅速に。
・使いなれたMicrosoft社製品で、導入ハードルが低かった。
・サブスクリプションによりライセンス管理も容易に。

株式会社昭和工業さまについて

「街も人も育てたい」
「街も人も育てたい」

株式会社昭和工業さまは、埼玉県さいたま市に本社を置く建設会社です。主に盛土造成や築堤といった土砂の工事、道路や下水道工事といった公共工事を受注されています。

創業は昭和47年。約50年もの歴史を誇り、「人と自然との調和を図れる」企業として、水・土・緑、自然環境を生かす活動をされています。さらにお客さまの信頼と満足を重視し、施工の品質向上を目的としたISO9001を取得されています。

今回は、株式会社昭和工業 経理課長 小内さま、営業部 田中さまに、Microsoft 365導入までの課題とその後のご活用状況についてお話をうかがいました。

課題は「外出時の情報共有」

さいたま市にある本社社屋
さいたま市にある本社社屋

建設業という業務の特性上、社員の方々の外出が多い昭和工業さま。課題は「外出時の情報共有」でした。

以前は社用携帯電話がスマートフォンではなかったため、機能は主に通話のみ。現場で他社から電話があり、「メールを見てください」と言われても、事務所に戻ってパソコンを開かないと会社のメールが確認できませんでした。

帰社には移動の時間がかかり、メールのために帰社できない場合もあり、メールに関わる対応は常に遅くなってしまう……といった状況にお困りでした。

そのような状況下、2019年に浅間商事上野本社のオフィスツアー(見学)にご参加。浅間商事のMicrosoft 365を中心とした自社の活用事例をご覧いただきました。

クラウドメールやビジネスチャットなどのデモをご覧いただき、課題解決の糸口を見つけていただくことができました。

Microsoft 365とは

  • サブスクリプションサービス(月額/年額払い)
  • クラウドに対応
  • さまざまなアプリケーションとサービスを利用できる

Microsoft 365は従来の「買取型」を「サブスクリプション型」にしたものです。契約期間中に一定の費用(年額/月額)で、最新のOfficeソフトやグループウエアなどを利用できます。

また、Microsoft 365は「クラウド版」の利用ができます。クラウド版では、ソフトをインストールしたパソコンからだけではなく、そのほかの端末のブラウザーや、スマートフォンなどのデバイスで、Officeソフトや各種サービスを利用できるのが特長です。

そして、従来のOfficeソフト(WordやExcelなど)に加え、メールやビジネスチャットなどのサービスが利用できます。

本事例でご紹介するMicrosoft Exchange Online(マイクロソフト エクスチェンジ オンライン)は、マイクロソフトのクラウド型メールサーバーです。

従来のプロバイダーが提供するPOP形式のメールと異なり、マイクロソフトが管理するサーバーでメールを保存・管理できるため、異なる端末でメールを送受信できるようになります。

また、Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)は、ビジネスチャットと呼ばれるコミュニケーションツールです。

掲示板のような見た目で、テキストのやり取りやファイル共有ができるだけでなく、Web会議(ビデオ会議、もしくは音声通話)機能もあります。

いずれのツールもクラウドサービスのため、インターネットと端末(パソコンやスマートフォンなど)があれば利用でき、かつデータも同期されるのが特徴です。

浅間商事のご提案

昭和工業さまが浅間商事のオフィスツアーに参加された頃、社用携帯電話がちょうど更新時期を迎えていました。

この更新を機会にスマートフォンへ変更され、このスマートフォン導入と同時にMicrosoft 365を導入されました。

導入サービス※:

  • Office 365 Business Essentials サポート付ライセンス
  • Office 365 Business Premium サポート付ライセンス

Microsoft 365の他にも、田中さまが以前利用したことがあるサイボウズや、社員の皆さまが個人で使われているLINEも検討されました。

しかし、サイボウズは他の社員にとって新しいツールのため導入にハードルを感じ、個人のLINEは無料のサービスを業務で使うことに不安を感じられていました。

お客さまのご希望:

  • スマートフォンを活用して、外でもメールを見たい。
  • 業務用に適したツールを使いたい。
  • 導入ハードルが高いものは避けたい。

以上のようご要望がある中、Microsoft 365の次の特徴がお客さまのニーズにマッチしました。

01
クラウド対応
クラウド対応のため、モバイル端末とインターネットがあれば、いつでもどこでもメールやチャットを利用できます。
02
Microsoft社製品
WordやExcelなど、長く使ってきたMicrosoft社製品という点で信頼をいただけました。また、業務用である以上、安全のためにも無料ツールは避けたいというご要望がありました。
03
Officeを含めたサブスクリプション
新しいサービスを導入するだけでなく、これまで使ってきたOffice製品を、サブスクリプション形式でそのまま使える点を手軽と感じていただけました。

特にExchange Onlineは、社員の皆さまはこれまでと同じOutlookをご利用いただけます。見た目や操作感が変わることがありません。

また、Teamsの使用感もLINEと似ており、それほど抵抗なくお使いいただけたとのことです。

新しく覚える操作などが少なく、Microsoft 365であれば導入がスムーズと感じていただけました。

※2019年販売当時のプラン名です。

  • (旧称)Office 365 Business Essentials→(現在)Microsoft 365 Business Basic
  • (旧称)Office 365 Business Premium→(現在)Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365導入効果

Exchange Online:会社のメールをいつでもどこでも見られる

スマートフォンで会社のメールを外出先からも見られるようになり、課題であった「外出時の情報共有」が解決。

パソコンが無くても、スマートフォンでメール確認がすぐにできる、急ぎの場合は簡単な返信ができる、といった手軽さが役立っているとのことです。

メールのために帰社することもなくなり、個人のアドレスに転送するといった、公私が分けづらく、セキュリティ上も課題がある環境も解消しました。

仕事がスムーズに進むようになり、導入検討中の企業さまにもおすすめしたいとのお言葉をいただきました。

Teams:入札の結果を速報で共有できるように

営業部 田中さまは、入札関連業務を担当されています。

スマートフォンおよびTeams導入前は、入札結果が出た後は帰社してから報告書を作成し、共有する、といった手順を踏んでいました。そのため、結果の社内共有に時間がかかっていました。

スマートフォンでTeamsのチャットを使うことにより、第一報が格段にスピードアップ。事務所にいる際はもちろん、役所など外出先からでも、スマートフォンからチャットですぐに情報共有できるようになりました。

社長さまも多忙で外出が多いため、電話よりTeamsの方が早く伝達できるとのこと。さらに現場メンバーは、パソコンを使わずスマートフォン利用がメインのため、やはり連絡の速度が上がったと感じられています。

なお、Teamsのチームは、入札結果の速報に関連するメンバー、会議ごと、現場のグループ(受け持つ現場ごと)といった形で作成し、運用されています。

サブスクリプションの活用:ライセンス管理が容易に

サブスクリプションサービスのMicrosoft 365は、契約期間がライセンスの期限であり、ライセンス数の増減が柔軟に調整できます。そのため、社員の入退社などの際のライセンス管理が容易になりました。

アップデートも自動のため、常に最新バージョンを利用できます。

また、現場業務の方々はOfficeソフトを利用しないため、デスクトップ版のOfficeソフトが利用できるプランと、利用しないプランを混在させて契約されています。

特にライセンス管理をされている小内さまには、このようなサブスクリプションのメリット感じていただけました。

浅間商事へのメッセージ

所有重機の模型とシニア活躍推進宣言企業認定証
所有重機の模型とシニア活躍推進宣言企業認定証

昭和工業さまと浅間商事のお付き合いは20年以上。長きにわたりお付き合いをいただいております。Microsoft 365に限らず、オフィスの多くの機器を浅間商事から導入いただいております。

小内さまからは、次のようなお言葉をいただきました。

「複数社から導入するメリットもありますが、一社とお付き合いすることで融通を利かせてもらえるのは助かっています。また、最近はアドバイスやフォローの頻度も高まり、満足しています。」

今後も、幅広い取扱商品・サービスとITの専門知識で、お客さまの業務効率化をご支援してまいりたいと思います。

株式会社昭和工業さまより

「求む。」
「求む。」

若手もベテランも。一緒に働く仲間を募集中です。

昭和工業さまでは現在、技術者を募集中です。

若手もベテランも垣根なく、一致団結するプロフェッショナル集団。ベテランは即戦力として、若手はしっかり一人前になるまで育成されています。

  • 資格取得を支援します
  • 定年70歳(シニア活躍推進宣言企業※)

本事例のように、ICT活用による働きやすい職場づくりにも積極的な会社さまです。

※参照:シニア活躍推進宣言企業(埼玉県)

小さな工事もお見積もりいたします。

昭和工業さまは、官公庁の工事だけでなく民間の工事にも対応されています。

ご自宅の駐車場舗装工事や、マンションの駐輪場増設工事など、身近な工事についてもお気軽にお問い合わせください。

Microsoft 365 導入・運用支援サービス

Microsoft 365でデジタル化・業務効率化・コスト削減をトータルに実現! 導入実績250社以上。導入から運用まで、浅間商事のITアドバイザーが強力サポートいたします。

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