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助成金を活用し、テレワーク(在宅勤務)導入を実現。ITサポートで在宅時のトラブルも解消

2021.09.27
テレワーク
【会社名】
匿名
【エリア】
東京都
【事業内容】
保険・リース、一般商品、資材、ビル管理
会社名
匿名
事業内容
保険・リース、一般商品、資材、ビル管理
エリア
東京都台東区
導入商品
テレワーク用モバイルパソコン、UTM、セキュリティ対策ソフト、ITサポート、ほか

導入前の課題・目標

・感染症対策のために出社率を下げたい
・社内のITトラブルのすべてに自社の担当者のみで対応するのが大変

導入後の効果

・全社員テレワーク(在宅勤務)が可能に
・社内のITトラブルは浅間のITサポートで対応。特に支店勤務者や在宅勤務者も安心の体制に
・BCP対策、コスト削減、働き方改革など、次なる目標に向かう体制が整った

テレワーク導入を決めるまでの経緯

大手企業の子会社として、親会社さまの保険・リース、一般商品や資材の手配、ビル管理などを代行されている会社さまのテレワーク導入事例です。

浅間商事とのお取引は、2019年ごろ、社内のパソコン・サーバーの入れ替えから始まりました。社内にIT専任のご担当者がいらっしゃらなかったため、浅間商事より定期的にITアドバイスをさせていただいていました。

2020年に新型コロナウイルスが流行。3月ごろより親会社さまが先行して、国の要請による出社率の低下のために交代勤務を取り入れました。

しかし、自社は従業員数が少ないため交代勤務は困難でした。また、パソコンもデスクトップパソコンのため持ち出しはできず、機密情報を含まない一部の書類だけを持ち帰っての業務継続は容易ではありませんでした。

何ができるだろうか」とお悩みの時期に浅間商事にご相談をいただき、テレワーク体制の整備をお手伝いさせていただきました。

約1年。テレワーク導入から本格稼働までの経緯

テレワーク実施体制の整備は、お客さまと浅間商事の二人三脚でした。

お客さまはまず、各部門の業務の洗い出しと、(主に在宅勤務を想定した)テレワーク実施で考えられる課題の整理をされました。その課題を解決できる技術・必要な機器を、浅間商事からご提案いたしました。

さらに、お客さまはテレワークに対応した社内の就業規則変更にも着手されました。社会保険労務士事務所にご相談され、就業規則の整備および後述のテレワーク助成金申請の際もご活用されました。

2020年夏ごろより準備を進め、2021年4月より、主に在宅勤務を想定したテレワークを本格稼働されています。

2020年夏ごろ:導入準備開始

  • 浅間商事より、テレワーク助成金を利用できる各種機器をご提案
  • 社内の就業規則変更および助成金申請のため、社会保険労務士事務所にご相談

2020年12月:助成金申請の承認

  • 機器の購入(モバイルパソコン、周辺機器、UTM)
  • VPN接続、リモートデスクトップ設定、セキュリティの整備

2021年1-3月:テスト運用

  • 主に在宅勤務中のITトラブルに不安
  • 浅間商事ITサポートをご提案、加入を決定

本稼働:2021年4月(就業規則も変更)

  • ITサポートご加入
  • Microsoft Officeプレインストール版からMicrosoft 365に切り替え(クラウド対応)

主な導入商品・サービス

商品やサービスの導入にあたり、選定基準は次の2点でした。

  • 安心して在宅勤務ができること
  • テレワーク助成金の対象商品

これらの条件を元に、浅間商事からご提案した主な導入商品・サービスは次の通りです。

  • テレワーク用モバイルパソコン(会社はデスクトップパソコン。自宅用に別途モバイルパソコン導入)
  • 周辺機器(WEB会議用ヘッドセットなど)
  • UTM(VPNオプション設定付き)
  • ITサポート
01
モバイルパソコンおよび周辺機器
自宅用のモバイルパソコン、およびWEB会議用ヘッドセットなどの周辺機器を導入。テレワークをスムーズにスタートできるよう、パソコンの初期設定も浅間商事で対応させていただきました。
02
UTM(VPNオプション設定)
社内システム利用のためリモートデスクトップ機能が必要となり、VPNオプション付きのUTMを導入。リモート環境の整備だけでなく、セキュリティ対策も万全になりました。
03
ITサポート
テスト運用中、自宅でのITトラブル対応が懸念されました。専任のITご担当者がいないため、サポート体制を整えるべく、浅間商事のITサポートにご加入いただきました。

テレワーク導入効果と現在の運用について

感染症対策として取り入れたテレワークですが、出社率を下げることに成功しただけでなく、次のような効果もありました。

  • 在宅勤務、WEB会議活用による移動時間とコストの削減
  • ITサポート活用による社員の安心と担当者の負担減

WEB会議は現在、親会社さまとの合同会議だけでなく、遠方の支店との会議にも活用されています。そのため、訪問や出張が大幅に減少したとのことでした。

上記の出張費はもちろん、全体としてコスト削減効果があり、出社率低下により交通費、OAサプライ・事務用品、オフィスの水道光熱費なども減少傾向とのことです。

ITサポートでは、お困りの際は浅間商事のサポートに連絡いただく運用になっており、ITトラブル対応で担当者さまの時間が取られることが減りました。

テレワークの今後について

今回の事例では、お客さまの丁寧な準備と社内調整・進行を、浅間商事がサポートさせていただく形で、大変スムーズなテレワーク導入が実現しました。

テレワークは今後も継続いたします。前には戻れないと思います。
どこまでできるだろう、と模索する中でスタートし、できることからやってきました。そもそもe-Tax(国税電子申告・納税システム)利用などデジタル化対応の課題は、テレワーク以前からありました。税務署まで足を運ぶといった仕事が減れば、やるべき仕事に集中できるようになります。
これからも、時流を見ながら商売に遅れが出ないように進めていきたいと思っています。

費用面でテレワーク導入に躊躇されている皆さまには、助成金活用もおすすめしたい、とのコメントもいただいております。

また、今回の事例では、会議用大型ディスプレイとワイヤレス接続など、お客さまがご存知ない商品・サービスのご紹介や提案を喜んでいただきました。

世の中全体が効率化やデジタル化の流れに向かう中で、自社だけが旧態依然とした会社でいれば、事業にも影響します。感染症対策は、その変化のきっかけになったのだと思います。

新型コロナウイルス対策の出社率低下を実現しただけでなく、BCP対策、コスト削減、働き方改革など、次なる目標に向かう体制を整えられました。

本格稼働から半年経った現在、全社員にテレワークは定着。しかし、部門による偏りはあり、ペーパーレスが難しい業務の部門はいまだ出社回数が多い傾向があるそうです。

その他にも業務の属人化や、世代間のITスキルの差など、さまざまな課題が残っているとのことですが、大変丁寧に改善を重ねられています。浅間商事も引き続きIT面からのサポートをさせていただきます。

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