【2025年版】中小企業向け 社外とのファイル共有方法の比較

はじめに

こんにちは。私たち浅間商事は、中小企業のクラウド導入をお手伝いしています。

お客様や取引先、税理士や社労士など、日常的な社外とのやりとりで、ファイルを共有する場面があると思います。
社外とのファイル共有方法について「他の会社はどうしているのかな？」「もっと便利に安全にできないかな？」この記事では、そういった疑問にお答えします。

▼社内でのクラウドストレージの利用についてはこちらの記事で解説しています。

【2025年版】中小企業向けクラウドストレージの時流、サービス比較

中小企業のデータの保存やファイルの共有について、これまで主流だった方法を振り返り、これからのクラウドストレージサービスの選び方を解説します。

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ファイル共有方法の比較

まず従来のいくつかの方法を比較してみます。

以上のようにどの方法にも一長一短があります。

最近中小企業では利便性と安全性（セキュリティ）の観点から、クラウドストレージが多く使われるようになりました。

なぜクラウドストレージが主流なのか

クラウドストレージについても見てみましょう。

クラウドストレージのメリット

浅間商事が中小企業におすすめするクラウドストレージ「おてがる！コワークドライブ」を一例として、一般的なクラウドストレージサービスのメリットをより詳しく見ていきましょう。

大容量のファイルを共有できる

一般的なメールの場合、添付ファイルの容量の上限は20MB程度です。
大きなファイルをメール添付することは受信側の容量を圧迫することになってしまうため、実際にメールで送る容量はせいぜい2-3MBまでとされています。

それに対しクラウドストレージなら、サービスを契約している自社の容量を使って共有するため、送り先の容量を気にせず、ファイルを共有することができます。

『おてがる！コワークドライブ』は1ファイルあたり最大10㎇まで共有可能です。

ファイルだけでなく、フォルダの共有もできる

フォルダにファイルを整理して入れておけるので、探しやすく見つけやすいです。

見積もりや設計図などをお客様と共有したり、税理士と領収書を共有したりする際に便利です。

共有する際にパスワードやダウンロード期限をつけることができる

パスワードを設定して共有ファイルとは別途伝えることで、誤送信時の対策ができます。

共有用リンクだけでは相手方はファイルを開くことができないため、パスワード送信前に誤送信に気が付けば、相手方に見られる前にすぐに共有を停止することができます。
またダウンロード期限をつけることで、ファイルやフォルダを社外に共有しっぱなしにしてしまうことを防げます。

ある程度の費用や使い方の慣れが必要でも、多くの中小企業がクラウドストレージを利用している理由が伝わりましたでしょうか。

暗号化ZIPファイルをメールで送る危険性

大企業や官公庁では暗号化ZIPファイルがセキュリティ上望ましくないという理由で、クラウドストレージでのファイル共有が一気に進みました。

大企業や官公庁と取引のある中小企業では取引先からの要請でクラウドストレージを導入することも多いようです。

「暗号化ZIPファイル」を送っていませんか？ ～中小企業のセキュリティ対策に「脱PPAP」

暗号化ZIPファイルを添付してメールで送信する手法は、PPAPと呼ばれ、現在セキュリティ対策おいて多くの企業で課題になっています。今回は「脱PPAP」の背景から、対策までをご紹介いたします。

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ご案内

浅間商事は、中小企業のITアドバイザーとして「おてがる！コワークドライブ」をはじめとしたクラウドストレージの導入から、導入後のサポートまで数多くの実績があります。
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