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皆さん、こんにちは。
Microsoft 365 推進チームのもぎです。
もぎクエシリーズ第13回の今回は、「SharePoint ポータルサイト」編です。
まずは前回までのおさらい。
【第12回】もぎクエ「クラウド上で共有！SharePoint ならば気軽に試せてすぐにスタート
とある会社の総務部に所属するたかしくん。新入社員や支店長のパソコン設定を通じ、自社にMicrosoft 365 の導入を進めてきました。
前回は、SharePoint を導入することで、社内のデータをクラウド上へ移行することに成功。
すぐに使いたいファイルはインターネットをつなぐだけで利用できるようになったので、不要なNASを片付けることができました！
SharePoint の特徴として、その他に、クラウドストレージを見やすいようにポータルサイトを作成できることが挙げられます。
部長から「なんとなくできそう」と社内ポータルサイト（社内ホームページ） の作成を命じられてしまったたかしくん。
今回はSharePoint で作る社内ポータルについて見ていきましょう。
組織で手軽に利用できるSharePoint の機能が「ポータルサイト」です。
あまり耳にしない言葉ではありますが、使い方、見え方がわかるようになるととっても便利！
今回は、そんなポータルについて伝授していきたいと思います。
たかしくんの会社は、つい最近SharePoint を導入しました。
社内ではSharePoint の導入が開始され、全社でのデータ共有に利用しています。
SharePoint を利用していく中で、社内から以下のような要望が出ました。
- SharePoint 内に増えてきたデータをもっと見やすく整理したい
- SharePoint 内を社内のみんなが使えるよう、使い方やお知らせを載せたい
解答のポイント
- SharePoint のポータルサイトの存在を知る
- SharePoint のポータルサイトで表示できる機能を知る
現在、ファイルがならべられているSharePoint があります。
これを見やすくするために工夫できるSharePoint の手段を答えなさい。
「ファイルが増えてきて、使いたいファイルが見つけづらい」「もっと見やすくきれいにしたい」 そんな時、SharePoint は見た目を変更する「ポータルサイト」という機能を利用できます。
Microsoft 365 では、購入した際に、実は既にMicrosoft 365 のグループごとにデータを置く場所としてSharePoint が作成されています。
この場所の姿を、ファイル置き場から、「ポータルサイト」という、情報が詰まった社内ホームページの姿にすることができるのです。
ポータルサイトは、使いたいファイルを前面に出したり、Excel 内部のグラフを表示させたりといった「見せる」「使う」ために特化された機能が詰まっています。
これを使えば、増えてきたファイルを見やすく表示できます。
会社で「ポータルサイト」を作ろうとすると、手間もお金もたくさんかかるイメージがありますが、SharePoint ならばMicrosoft 365 の中に既にアプリもデータもあるので、気軽に作成することができます。
たかしくんは、SharePoint を利用して、全社のポータルサイトの見た目をどうするか考えています。現在はフォルダが並んでいるだけの状態です。
たかしくんは社内ポータルサイトを使って、会社の事務所に置かれている情報もSharePoint 上に移そうと考えています。
SharePoint で作成したポータルサイトで表示できるデータの例を挙げなさい。
問2：テキスト、Excel グラフ、カレンダーなど
SharePoint の基本的な体系は「ホームページ」に近く、色やデザインといった融通が効き、テキストや動画といったものを載せることができます。
また、データを様々な姿で置くことができます。Microsoft で作られたデータは互換性があるので、データを動かしたり、見やすいプレビューを作ったりすることができます。
毎日の予定表や進捗表など、開くので大変といったようなデータはグラフが見えるようにサイトに張り付ければ、効率化が図れます。
また、ここでお知らせやカレンダー型のデータを置いて設定すれば、会社に戻ってホワイトボードを確認する状況からも解放されます。
導入後
これまで社内では、「データ置き場」というイメージしかなかったSharePoint。
それをポータルに変えたことで、以下のような変化が起きました。
- 社内のホワイトボードが不要に
これまで、事務所の大きなホワイトボードに書かれた出勤状況や予定を確認していました。
ポータル作成後は、事務所に戻らなくてもSharePoint サイトを見ることで、全体の情報共有が簡単になりました。
テレワークや出先でも同じように見られます。 - 開いていたファイルの確認が一目で完了
みんなでいつも見ている売上グラフ。
わざわざファイルを毎回開かなくとも、ぱっと見でグラフの姿を確認することができるようになりました。
「最初はフォルダを共有するって話だけだったのに、SharePoint じゃなかったらこんなことできなかったね」と、部長も大満足。SharePoint の社内ポータルサイト利用、大成功です。
まとめの1枚
今回の内容をPDF一枚でまとめました。振り返りにお役立てください。
最後に：社内全員で使えるポータルサイトを作ろう
Sharepoint のポータルサイトは、組織全体で利用することができます。
インターネットからアクセスするだけで簡単に誰でも使うことができるからこそ、組織のDX化を進めるきっかけとして、とてもおすすめです。
社内のシステムでは一朝一夕にはなかなか難しいですが、簡単なところから着実に進めていくことが大切です。
これまでのもぎクエを通じ、たかしくんの組織も、「買い切り型のOfficeどうする？」というところから、Microsoft 365 に乗り換えて、バージョンアップにTeams、Exchange Online、Sharepoint と、半年ほどをかけて成長し組織のポータルサイトを持つまでに成長しました。
これまでのたかしくんの会社の事例は、実際に私たちが体験したもの、お客様とのやりとりを通じて作った問題です。
「DX化」は必ずしも時間やお金を投資してやる「すごいこと」や「特別な問題」ばかりではありません。
ぜひ、皆様のMicrosoft 365 の活用を通じて、皆様の一助となれば幸いです。
もぎクエは今回で最終回となります。
長い連載にお付き合いいただきありがとうございました。
これまでのMicrosoft365 の解説・内容を集め、スタートガイドとして配布予定です。
Microsft 365 を活用して、今よりも一歩先に進みたい企業のお助けツールになればと思っておりますのでご期待ください！
今後とも浅間商事Microsoft 365 推進室チームをよろしくお願いいたします。
