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働き方改革を簡単にスタートできるOffice 365徹底活用~OneDrive編~

2019.11.19
コラム

(2020/9/4更新)最新のOneDrive解説記事はこちらをご覧ください。

【事例付き】中小企業の「Microsoft OneDrive活用術」4選

マイクロソフト社のオンラインストレージ「Microsoft OneDrive」。単なるストレージだけではない、バックアップやファイルの共有などに大変便利な機能を持ったクラウドサービスです。自社事例を交えながら4つの活用術をご紹介いたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

 

Windows7のサポート終了期限が来年1月14日に迫り、多くの企業様がWindows10を搭載したパソコンに入替を進めています。その一環でOffice 365(オフィス サンロクゴ)の利用を開始した企業も多くなってきました。

Office 365とは?

Office 365とは、Microsoftが提供しているクラウドサービスです。

Office 365には、常に最新にバージョンアップされるWordやExcel、PowerPointといった通常のOfficeソフトのほかに、OneDrive(ワンドライブ)やTeams(チームズ)といったクラウドサービスが付いています。この2つが働き方改革にぴったりな、とても便利なサービスなので、2回に分けてご紹介したいと思います。使い方も簡単です。

今回はOneDriveをご紹介します。

データを自動でバックアップ!安心のオンラインストレージ

OneDriveは、パソコンに入っているデータを、マイクロソフトが管理しているデータセンターにバックアップしてくれるサービスです。このデータセンターは非常に安心な設計なので、データがなくなってしまう可能性が低くなります。

パソコンが壊れてしまった際も、新しいパソコンからOneDriveを使えば元のパソコンと同じデータを使うことができます。もしもオフィスが津波や洪水に見舞われても、データは残っているのでBCP対策にもなります。

また、1日に1回などではなく、常に自動でバックアップしてくれるので安心です。パソコンの故障とバックアップのタイミングが合わず、1日分の作業が無駄になってしまった、ということもありません。

OneDrive画面

複数のデバイスからデータにアクセス

OneDriveに入っているデータは、会社の自分のパソコンからだけでなく、外出用のパソコンや、自宅のパソコン、スマートフォンからでもデバイスを問わずいつでもどこでも使うことができます。

重いパソコンを持ち歩かなくて済むように、会社では画面の大きいデスクトップパソコン、外出時は軽量モバイルパソコン、自宅のパソコンと3つのパソコンを使い分けている方も多くいらっしゃいます。私も休日や夜間に自宅で仕事をしたい時にOneDriveを利用していますが、とても便利です。

また、弊社の社員もモバイルパソコンを持ってお客様先を訪問しています。OneDriveがあるので、あの資料を持ってくるのを忘れてしまった!ということもありません。もちろん、パスワードが設定されていますので、パスワードを知らない自分以外の人は中のデータを見ることはできません。

Office 365のOneDriveには1TB(テラバイト)の容量が付いています。多くのパソコンのハードディスク容量は500GB~1TBなので、パソコンのデータを全てバックアップするのに十分な容量があります。

OneDriveモバイルでの活用イメージ

便利なOneDrive。皆さんがすでに導入されているOffice 365に無料で付いています。初期設定や使い方がご不明な方は浅間商事担当者にご相談ください。

参考:Microsoft

※追記:2020年4月22日「Office 365」は「Microsoft 365」に改名されました。

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