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【セミナーレポート】基礎からわかる「中小企業のDX・デジタル化事例紹介セミナー ~Microsoft 365活用事例~」

2023.11.24
コラム
【セミナーレポート】基礎からわかる「中小企業のDX・デジタル化事例紹介セミナー ~Microsoft 365活用事例~」

2023年11月21日、浅間商事はMicrosoft 365に関するオンラインセミナーを開催いたしました。

第1部では、浅間商事 Microsoft 365推進チーム茂木 美里からMicrosoft 365導入検討中、もしくは導入したばかりのお客さま向けにMicrosoft 365のご紹介をいたしました。

続く第2部では、株式会社ジャパン・エンダストリアル 代表取締役 杉山 純一 氏にご登壇いただき、Microsoft 365アプリを活用した中小企業向けDX事例についてご講演いただきました。

本記事ではその内容を抜粋してお伝えいたします。

セミナー概要

  • 開催日:11月21日(火)
  • タイトル:基礎からわかる「中小企業のDX・デジタル化事例紹介セミナー ~Microsoft 365活用事例~」
  • 講師:
    杉山 純一 氏(株式会社ジャパン・エンダストリアル 代表取締役)
    茂木 美里(浅間商事株式会社 経営企画室 Microsoft 365推進チーム)
  • 会場:Microsoft Teamsによるオンライン開催

ご挨拶

浅間商事株式会社
代表取締役社長 柳沢 太一

浅間商事代表・柳沢太一

本日はMicrosoft 365とDXの事例をご紹介いたします。

Teamsは現在、世界で3億を超える利用者数がいると言われています。

また、先日は、来年就職する学生さんが、入社前からTeamsを使って会社の説明を聞いたり、資料を共有したりしているという話も聞きました。

今後は、TeamsをはじめとしたMicrosoft 365を使えないと、今で言うところのWordやExcelを使えない人や会社になってしまうのでは、という危機感を持ち、私たちは情報提供しております。

ぜひ、本日のセミナーをお役立ていただきたいと考えております。

第1部「Microsoft 365はじめたて講座」

浅間商事株式会社 経営企画室 Microsoft 365推進チーム
茂木 美里

今までのOfficeとの違いから、各サービスの概要まで、「はじめたて」の皆さまにMicrosoft 365の基本を解説いたします。

Microsoft 365とは?

昔のOfficeと比較してみよう!
昔のOfficeと比較してみよう!

昔のOfficeとの比較:

  • 昔のOfficeソフトとは事務ソフトの総称で、買い切り型だった。
  • Microsoft 365はOffice以外の豊富なサービスも含み、クラウド版で、常に最新のアプリが利用できるサブスク型のサービス。

Microsoft 365導入事例:

  • 建築業A社:会議やメールのために現場から帰社が必要だったが、Microsoft 365の導入でスマートフォンやモバイルPCからも会議参加とメールチェックができるようになり、移動の時間が削減された。
  • 教育機関B法人:以前、シフトは本部にメールを送り、本部でExcelを編集していた。Microsoft 365導入後はExcelの共同編集になり、変更のたびにメールをやり取りする必要がなくなり、シフト表の作成がスムーズになった。

Microsoft 365が提供するもの:

  • 豊富なアプリケーション:2023年11月現在、アプリケーションの数は47個※。アプリ間の連携がスムーズ、個別に買うより安価、使いたいアプリが見つかりやすい、といったメリットがある。(※アプリとサービス(microsoft.com)
  • 最新で安全なOffice環境:アプリはクラウド経由の更新。常に最新で安全なアプリを利用できる。アプリのバージョン違いによる不具合も軽減。利用者管理もIDで一括管理。

浅間商事の一押しアプリ

  • OneDrive:個人から始められるクラウドストレージ。クラウド対応でPC入れ替え時も便利。スマートフォンからもアクセスできる。
  • Teams:チャット、ファイル共有、会議など。各種アプリとも連携。
  • SharePoint:会社全体の共有フォルダ。社内専用ホームページ(ポータルサイト)も作れる。

慣れてきたら使いたい、一歩先のアプリ:

  • Exchange:メール&予定表
  • Planner:組織で使うタスク管理アプリ
  • Power Platform:アプリ、ワークフローなどの作成

Microsoft 365の導入

導入したら、どう使っていくのがベター?
導入したら、どう使っていくのがベター?
  • Microsoft 365の利用プラン:中小企業向けは4つ。用途や規模にあわせて選ぶ。
  • どう使っていくか?:[個人でOneDrive]→[組織でTeams、SharePoint、Exchange]→[外部とのやり取り]

まとめ

  • Microsoft 365はいつでも最新版が使える統合型サービス。
  • 豊富なアプリ、常に最新の環境を提供。
  • 個人、組織、外部、と利用の範囲を広げながら快適な業務環境をサポート。

※本編ではデモをまじえながら解説いたしました。「あさマナビ」にて動画版を公開しております。
https://www.asama-shoji.co.jp/members/seminar/seminar_video_3_20231121/
→ID・パスワードはメールマガジンでご案内しております。

第2部「Microsoft 365アプリを使った中小企業向けDX事例」

株式会社ジャパン・エンダストリアル
代表取締役 杉山 純一 氏

Microsoft 365アプリを活用した中小企業のDX事例をご紹介いたします。

株式会社ジャパン・エンダストリアルさま

株式会社ジャパン・エンダストリアルさま
株式会社ジャパン・エンダストリアルさま

主に中小企業向けにコンサルティング・教育(研修)サービスを提供。

創業は2019年で、社名のジャパン・エンダストリアル(Japan Emdustrial)は、「Empowerment(力を与えること、元気づけること)」と「Industry(産業・製造業)」を組み合わせた造語。

サービスの特徴:

  • Microsoft 365を活用した支援を提供。
  • Microsoft製品で作ったパッケージをご用意し、提供。
  • 現場アプリ導入事例100件以上、研修受講生は200名以上を超える。

株式会社ジャパン・エンダストリアル

よくあるご相談

よくあるご質問
よくあるご質問

何から始めてよいのか分からない、社内に定着しないなどの他、特に製造現場では、本業ではないIT関連業務が評価しづらい・されづらいといった状況もある。

DXのゴール設定

DXのゴール設定はさまざまあるが、今回はこの中から一部切り取る。目的に合わせた課題の設定と適切な打ち手の選択が重要。

(下図の)左が「コスト削減・効率化」右が「売上向上」だが、左から右にかけて難易度が上がる。それぞれにメリットと打ち手があり、これらは「守りのDX」と「攻めのDX」に分けられる。

DXのゴール設定
DXのゴール設定

デジタル活用していく対象:

  • 一般業務
  • 既存事業
  • 新規事業
DXの進め方
DXの進め方

本日は主にMicrosoft製品を使った「守りのDX」についてご紹介。

モデルケース(事例)

モデルケース1:精密研削加工業さま(従業員数15名)

デジタル技術未導入の環境からDXに挑戦。

  • Microsoft 365導入からアプリ開発・活用までをサポート。
  • 拠点拡大に伴い、社員間のコミュニケーションを円滑にする仕組みの構築。
  • アプリを開発し、社内でも若手社員がアプリ開発やPPAによる業務自動化を推進。

→プロジェクト開始当初は思うように進まず、壁にもぶつかった。
→社員アンケートの実施、社員主体のアプリ開発を進めた。
→アプリ開発の基本的な流れを学び、社員のスキルマップを作成し、役割分担も行った。

例)

  • 朝礼のホワイトボード、お弁当発注のアプリ化など。
  • 社内で技術やプロジェクトの話や、内製アプリの発表会を実施。

成果)

  • 共有工数と発注工数を毎月6時間以上削減
  • 2Sの定着と毎月5.5時間に上の効率化
  • アプリ開発数(当初2件の予定が5件達成)
  • 活用状況(活用率60%)

→今後:現場のさまざまなデータを取り込んでいくことで労働環境の改善や利益アップにつなげたい。
→中長期的な取り組み:自社が培ってきた技術力を持続的に社会に提供できる仕組みを創る。

モデルケース2:切削加工業さま(従業員数150名)

離職者が止まらない。危機感からデジタル活用を開始し、大きく変化。

  • 経営理念、価値観を可視化。
  • 経営者自らプログラミングやクラウドサービスを学習。
  • Microsoft 365を導入(重複している他のツールを削除し、さらにアプリやRPA、BIも活用)。
  • 定期的な報告会・勉強会を実施。

成果)

  • 材料納入、過去トラブル、受注・出荷管理などのアプリを社内で作成。
  • 70以上のアプリを開発し、新規事業の芽も複数生まれている。
  • 社内で分散していた業務を、Microsoft 365で統合・連携できるようになった。
  • 2021年から本格的に取り組み始め、埼玉グローバル賞、中小企業大賞2022などを受賞。

→今後:社内データの蓄積、分析、活用を進め、取引先ともDX連携を。社内開発のため他の会社とも連携が可能であり、得意先やサプライチェーンのDXが進むほど恩恵を受けられる。

質疑応答(一部抜粋)

Q. Teamsのチャネルの投稿にリアクションがなくても、閲覧したかどうかを確認する方法はありますか?

A. (茂木)現状では、チャネルのチームの既読の確認はできない仕様でして、基本的にはリアクションしていただくか、返信していただくかになります。浅間商事の場合※、人事などの重要なアナウンスで、閲覧の確認が必須の場合は、リアクションしてください、リアクションを確認しますよ、といった指示も一緒に出しています。

※浅間商事・柳沢「当社でも、リアクションしてくれるのは閲覧者の2,3割です。アナウンスしておくと9割は押してくれます」。

Q. アプリ開発は素人でも調べながら独学でできるものでしょうか?

A.(杉山氏) Microsoft Power Appsは独学でも進められると思います。YouTubeに無料の教材がありますので、「Power Appsの作り方」といったキーワードで検索してみてください。そこから始めてみてはいかがでしょうか。私も、現在は専門のチームと進めつつも、ゼロから独学で始め、十分アプリが開発できるようになりました。また、有料になりますが、Udemyというオンライン講座にもPower Appsの教材があります。

→参考URL:Microsoft Power Apps

Q. Power Automateに興味があります。分かる範囲で教えてください。

A.(杉山氏)概要をお話しいたします。Microsoft 365 Business Standardの中で利用できるもので、パソコンの業務を自動化できるツールです。オンライン上で動くもの(ロボット)と、パソコンのデスクトップ上で動くものの2種類あります。自動化できるという点では共通していますが、自動化させたいものがWeb上にあるのか、(パソコンの)ローカルにあるのかによって、目的が異なります。Windows 11ではデフォルトでパソコンに入っていたりもするので、無償で使えるものから試してみると、イメージがわきやすいかもしれません。

→参考URL:無償提供の Power Automate Desktop でフローを自動化しよう!(microsoft.com)

最後に

浅間商事株式会社
代表取締役社長 柳沢 太一

前半の茂木さんのパートでは、Microsoft 365の既存のアプリをご紹介しまして、杉山様のパートでは、自社でつくるアプリの事例をご紹介いたしました。

一般的にはTeams、SharePoint、Exchangeなどといった既にあるアプリを使っていただき、それで足りない部分を自社アプリで補う、そのような形が良いと思います。

特に製造業など、パソコンをあまり利用されない社員が多い会社は、アプリであれば、スマートフォンやタブレットで利用できます。その点がアプリの活用ポイントになるのではと思います。

多くのサービスを使っていると、ID、ライセンス、請求など、管理が大変だと思います。そういったものを一本化できるのも、Microsoft 365の良い点だと思います。

Microsoft 365は、使いこなせれば、皆さまの働き方を大きく変える可能性があります。そのような期待感を共有できましたら、幸いです。そして、新しく入社された方がわくわくするような、会社にしていけると良いのでは、と思います。

本日はありがとうございました。

(当ホームページの情報は執筆時点、もしくは更新日時点の情報に基づいております。掲載後の状況により、内容の変更が生じた際、予告なしに変更・更新する場合があります。)
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