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皆様、浅間商事代表の柳沢です。
今回の緊急事態、様々なことでお悩みかと思います。私も中小企業の経営者として、今回のことを機に多くのことを考え、学びました。私たちの経験が少しでも皆様のお役に立てばと思い情報共有させていただきます。
私たち浅間商事は今でこそ、中小企業のITアドバイザーではありますが、いわゆるITベンチャー企業で内勤のプログラマーが多数の会社とは違います。
お付き合いの長いお客様はご存じの通り、もともとはコピー機屋、メンバーのほとんどは営業と複合機やIT機器のサービスとして外勤でお客様先を訪問し、現場で活動しています。
創業59年、平均年齢48歳！（調べて驚きました）という、ベンチャースピリッツは持っていますが、老舗の中小企業です。
第1弾 2月19日：小学校等の臨時休業に伴う特別休暇の付与
小学校等の臨時休業に伴う休暇取得支援のため、特別休暇を付与することにしました。
当初、私以外の経営層は急なテレワークには慎重な意見が多数でした。
「テレワークにしてもやることがないので実質休みになってしまう」「子供の世話をしながら仕事などできない」という意見が多かったです。
まずは、中途半端にテレワークを導入して、テレワーク＝仕事に行かなくても、仕事をしなくてもいい日とメンバーに認識されてしまうよりも、しっかり休みを取って子供の世話をしてもらおうということになりました。
「国の政策に対応し浅間商事でも下記対象メンバーへ上限を定めず特別休暇を付与いたします。
概要は以下の通りです。
１．期間：２月２７日から３月３１日まで（延長し現在も継続中）
２．対象者:小学校に通う子供（子・孫・親族）の世話をする必要のある者
３．対象の休暇:終日、半日、時間単位
４．取得方法：事前に所属長へ相談し休暇の許可を得て、必要な業務の引継ぎを行うこと
５．申告方法：諸届に「小学校の臨時休業に伴う特別休暇」と記載し、学校からの案内文など小学校の臨時休業の期間が分かるものを添付
必要に応じて本人との続柄がわかる書類の提出を求める可能性があります。」
第2弾 3月30日：ハイリスク対象者の在宅勤務開始
もともと浅間商事では、テレワークはテスト実施のみで制度は整備中でした。
コロナウィルス感染が広がり、持病を持ったメンバーと妊娠中のメンバーから電車での通勤に不安があると訴えがあり、経営層で議論をして、以下のような施策を実施しました。
ここでの論点は、持病があったり妊娠中であったりするメンバーも、健康なメンバーもウィルス感染のリスクは一緒なので、訴えがあったメンバーだけを守るのは不平等なのでは？ ということでした。
幸い当時、厚生労働省から重症化しやすいハイリスク対象者の指針が出ていましたので、これを参考にすることにしました。この時点で3名のメンバーが在宅勤務になりました。
「先行して、重症化しやすいハイリスクに該当するメンバーを当面の間、在宅勤務とします。
以下の条件に当てはまるメンバーは本人が上長に申告し、在宅勤務中の業務内容などを決めた上で、上長が社長の許可を得て下さい。＜対象者＞
・高齢者
・糖尿病、心不全、呼吸器疾患（COPD 等）の基礎疾患がある方
・透析を受けている方
・免疫抑制剤や抗がん剤等を用いている方
・妊婦の方在宅勤務時には朝、昼休憩、終業時にTeamsのチーム上で作業内容などの報告をお願いします。」
第3弾 4月7日：緊急事態宣言発令
「本日、緊急事態宣言の発表が予定されていますので、明日4/8より全メンバー原則テレワーク勤務とします。
テレワーク時には従来と同様に朝、昼休憩、終業時にTeamsのチーム上で作業内容などの報告をお願いします。当日の報告の無いテレワークは欠勤扱いとしますので必ずTeams上で報告をお願いします。
社内外・顧客との打ち合わせや商談は、対面ではなく、リモートでの打ち合わせを優先してください。
優先度：電話メール→WEB会議（Teams）→対面
リモートサポートも推奨です。
事務所へは必要のある時のみ出社し作業が終わったら時間にかかわらず帰宅する。★あくまでも政府からの要請による自粛になりますので、大きな補償は期待できません。コロナウィルスによるリスクはしっかり低減しながら、お客様が動いている限りは、可能な限りの活動は続けてお客様を助け、収益を上げましょう。」
その他 4月10日：モバイルVPN開始
当初、Office 365（Microsoft 365）などクラウドサービスの利用でしのいでいましたが、クラウド化が間に合っていないシステムが複数あったため、モバイルVPNを開始することで社内と全く変わらない環境を在宅や社外の勤務でも実現することができました。
※システム担当者としては、モバイルVPNはできれば使わず、一気に全システムクラウド化したかったそうですが、今回は間に合わずしぶしぶの実施となりました。
その他 4月21日：押印のための出社削減
「押印のための出社を何とか減らしたい」と複数メンバーから相談を受けました。
「出社回数削減の一環で、見積書はマネジャーのチェックをTeamsで行えば、原則角印も個人印も不要、お客様からどうしても求められた時のみ押印実施とします。
そもそも見積書上の印鑑は何の法的根拠もなくただの習慣です。Teamsの各支店のチームにマネジャー決裁チャネルを追加しましたので見積確認以外でもマネジャー決裁が必要な時はこちらを利用してみてください。
官公庁や、助成金申請、一部お客様は必要になると思いますができるお客様から変えていきましょう。」
テレワークを実施して1か月、社内からの声
メンバー
- 「テレワーク開始を早く決めてくれたので、感染リスクが減り、安心して仕事を続けることができた」
- 「学校が休みになり、子供の面倒を見なければいけなかったので助かった」
- 「コールセンターまで何の問題もなく、在宅勤務できるとは思わなかった」
管理職
- 「ほとんど問題なくいつも通りの仕事ができている。むしろ集中できる時間が増えた」
経営層
- 「業績にも大きな影響は出ていません」
- 「テレワークを始めてみたことでハンコや小口現金、印刷物など今まで見えにくかった無駄が見えてきたので随時改善しています」
- 「ペーパーレスが進み、紙の利用は大きく減りました」
振り返り
恥ずかしながら普段は1～3か月に1回しかPDCAが回らない会社ですが、この数か月は、週単位でPDCAが回ったことが大変でしたが、大きな成果でした。
やっておいてよかったこと
- 全社員モバイルPC
- Microsoft365（Office365）のTeams、SharePoint、OneDriveの導入
- テレワークの試験運用
やっておけばよかったこと（今後やりたいこと）
- 全システムクラウド化
- 勤怠管理システム導入
- 就業規則の更新
浅間商事では、自社のノウハウも活かして多くの中小企業のテレワーク実現のお手伝いをしてきました。ご相談がございましたら担当営業もしくはコールセンターまで。新規のお客様も歓迎です。
- お電話でのお問合せ：0120-830-414（受付時間 平日9:00～17:00）
- メールでのお問い合わせ：お問い合わせフォーム
ご参考：Teamsについて
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代表取締役社長 柳沢 太一
