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社員の意識を変えるには? 忙しい人の共通点 タスク管理とは?

2021.07.15
社長ブログ
社員の意識を変えるには? 忙しい人の共通点 タスク管理とは?

浅間商事代表の柳沢です。

東京に再び緊急事態宣言が発令され、東京勤務のメンバーは数回目の原則テレワーク(直行直帰を含む)になりました。
さすがにメンバーも慣れましたが、今後緊急事態宣言やまん延防止法が解除された後、どの程度テレワークを認め、どの程度出社してもらうのか、悩ましいところです。

今回は、私自身の最近の学びを皆さまにもいくつか共有したいと思います。

社員の意識を変えるには?

「社員の意識を変えたい」、「変える必要がある」との声を社内外でよく聞きます。自社含めて多くの中小企業やケーススタディを見てきて、これには順番が大切だとわかりました。

「仕組みを変え」→「行動を変え」→「意識を変える」

この順番です。

はじめに意識だけ変えようとしても何年もかかりますし、すぐ元に戻ります。
そもそも社員の「意識」を変える必要があるのでしょうか?本当に今すぐ変えたいのは「行動」ではないでしょうか?

規則やルール・ITやオフィス、機械などの仕組みを変えて、しっかりチェックすることで多くの人の行動は変わります。

たとえば、「交通違反をしないように」と100回朝礼で注意して意識を変えようとするよりも、車にドライブレコーダーを付けたほうがドライバーの行動はすぐに変わり、安全意識もより早く高まるはずです。

人は行動が変わると意識も変わっていきます。何年も安全運転をするようになるとそれが当たり前という意識になります。

早期に成果や効果を出すためには意識の前に、仕組みを変えることをおすすめします。

忙しい人の共通点 

「忙しい、忙しい」とよく言っている人が多くの会社にいると思いますが、ある程度共通点があると思います。

(1) 報告がない

「報告などしている暇がない」とよく言う。これでは誰も助けられません。 

(2) 自分の仕事を可視化(棚卸し)できていない 

おそらく本人も何に時間を取られているのか、どうしたら改善できるのかが見えていない。

これが続くと属人化が進み本当に誰を助けることもできず、誰もその人の業務の全容がわからなくなってしまいますし、上司が正当な評価をすることもできなくなってしまいます。

まずは日々の仕事を上司に報告すること、そして自分が抱えている業務を定期的に可視化して整理することが大切だと思います。

タスク管理とは?

『タスク管理』という言葉をよく耳にされる方も多くいらっしゃるのではないでしょうか??タスク管理とは、仕事の管理・振り分けのことです。多くのマネジャーが課題を抱えている部分ではないでしょうか?

最近、ある人材開発系の本の著者の方との情報交換で得た気付きを共有します。

タスク管理のポイント1

人に仕事を渡すのではなく、仕事を人に振り分ける。
適材適所ではなく、適所適材。

これは目から鱗でした。

確かに起業したばかりのベンチャー企業などは適材適所も重要だと思いますが、ある程度仕組みのできた中小企業では、仕事ありきで、「この仕事をあの人にやってもらおう」と考えて配置や採用をしたほうが成果は出やすいです。

逆に、「あの人時間が空いてそうだから何か仕事をやってもらおう」とか、「採用した人があれもできそうだからあの仕事もやってもらおう」など、人ありきで仕事を割り振ったり、無理に作ったりしてしまうと、うまくいかないことが多いと実感しています。

時には、「この人の稼働率が低いから会社にとって必要でない仕事もやってもらおう」などと考えることもあるかと思いますが、逆に管理の手間ばかりかかり、会社にとって大切な仕事をする時間が少なくなってしまうことにもつながります。

また、この人は○○係、○○担当と決めることは、わかりやすいのですが、柔軟性に欠ける場合もあります。

○○係や○○担当だとしても、この部分は他の人にまかせたいという場合や、今この人は手いっぱいだから他の人にまかせたいという場合も多いと思います。そういう時は「このタスクは~さん、このタスクは~さん」というように、上司がタスク単位で仕事を割り振ると効果的です。

皆さんの会社にも、~係の~さんにずっとまかせているけれど、いつまでも進まない仕事ってありませんか?そういう時は違う人にタスクを割り振ってやってもらいましょう。

ただそれだけです。言うは易く、ですが 笑。

タスク管理のポイント2

納期をしっかり決める。

当たり前で意外とできていないのが、いつまでにタスクを終わらせるという納期を決めることです。社外のお客様や取引先とのタスクではできていても、社内のタスクではできていない場合も多いです。

浅間商事の事例:あるメンバーに納期はいつですか?と聞いた時の回答。

「頑張ります」(0点)
→「なるべく早くやります」(10点)
→「中旬までにやります」(30点)
→「15日までにやります」(80点)
「15日13時までに提出します」(100点)

タスク管理のポイント3

チェックする。

タスクを依頼したままで忘れてしまう上司も多いですが、遅延や完了しても報告しない部下もまた多いものです。
基本的には、上司が定期的にタスクの進捗をチェックすべきだと思います。

タスク管理のポイント4

ツールを使う。

マネジメントするタスクや部下の数が増えてくると、頭の中や紙・ホワイトボードなどでは限界が出てきます。

個人的には、納期が1~3日で終わるものはメモ帳(OneNote)で管理し、1週間以上先に終わるタスクは(Planner)で管理するようにしています。

特にPlannerは、Micorosoft365ユーザーでしたら※、わかりやすく、必要十分な機能を備えていますので、おすすめです。これにより複数チームの複数タスクを管理しやすくなったと実感しています。私の知り合いの社長にも使っている方が多いです。

【事例付き】中小企業の「Microsoft Planner活用術」3選

Microsoft 365のタスク管理ツール、「Microsoft Planner(マイクロソフト プランナー)」。見た目や操作性がシンプルで、簡易的なプロジェクト管理にも利用できるため、特に中小企業の皆さまにご活用いただきたいツールです。その機能概要と、活用術をご紹介いたします。 | パソコン・複合機・ネットワークの総合IT商社は浅間商事

まとめ

タスク管理はマネジメントの基本です。

中小企業では私も含めてプレイングマネジャーやプレイング経営者も多いですが、だからこそシンプルで効率的なタスク管理が大切だと思います。

浅間商事では、自社のノウハウも活かして多くの中小企業の働き方改革のお手伝いをしています。ご相談がございましたら担当営業もしくはお問い合わせフォームやコールセンターまでご相談ください。新規のお客様も歓迎です。

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代表取締役社長 柳沢 太一代表取締役社長 柳沢 太一

立教大学法学部政治学科を卒業後、グロービス経営大学院MBA修了。IPAセキュリティプレゼンター。沖電気工業株式会社、キヤノンマーケティングジャパン株式会社を経て、祖父が創業した浅間商事株式会社に入社。二児の父。

 

 


※PlannerはMicrosoft 365の「Business Basic」もしくは「Business Standard」などのプランで利用できます。 Microsoft 365 および Office 365 プラットフォーム サービスの説明
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/office-365-platform-service-description/office-365-platform-service-description


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