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浅間商事代表の柳沢です。
感染症防止対策で休止していたオフィスツアーを再開しました。先日も、東京本社に1社から10名ほどの方々にご来社頂きました。
そこで見えてきた浅間商事の働き方改革の最新事例を共有したいと思います。
どこが進化したのか？
ペーパーレス
- 営業フロアの複合機利用状況：月に平均15人が使用、印刷枚数は約1,000枚でした。以前は約2,000枚ほど使用していましたので半減しました。
主に利用しているのはお客さま向け資料を印刷する10名で、日割りで考えても1人5枚程度しか印刷していない状況です。 - 紙資料の保管場所：以前は個々人の保管場所として3段ワゴンを1つずつ利用していましたが、現在は金庫型の個人ロッカー1つになりました。カタログ類も以前の半分に減りました。
これらは、お客さまへの資料提出はメールやPDFが多くなったこと、社内の申請がほぼすべて電子化されたこと、大容量のメール・クラウドストレージにデータを貯められるようになったことで実現しました。
印刷枚数が減った分、紙出力してお客さまに提出する際には、今までA4で印刷していたものをA3に拡大して見やすいよう工夫するメンバーもいました。
会議
- 月に1度のマネジャー会議：昔は8時間以上行っていましたが、だんだん3時間ほどに半減し、直近では1.5時間まで削減できています。
以前は参加メンバーからの報告に多くの時間を要していましたが、報告事項は事前にSharePoint上に提出・確認しておくことで、会議当日は議題について議論や決議をすることに集中できるようになりました。
また、議題の多くが会議前にTeams上で意見交換・解決できてしまうので、当日に扱う議題の数も減りました。 - 大型ディスプレイの利用頻度が下がる：以前は各フロアに大型ディスプレイがあり、会議時に利用していましたが、現在は各自のノートパソコン上のTeamsで画面共有して会議をしています。その方が、準備も不要なうえ自分の手元で資料を確認できますので、見やすいようです。
営業
- 以前はチラシやカタログなど紙の資料を使い営業活動をしていましたが、最近はホームページや動画、パソコン画面などを見て頂くスタイルの営業活動をすることが増えました。やはり紙資料よりも実用シーンがイメージしやすくなりますので、お客さまにわかりやすい提案につながっていると感じています。
- 最近は商品そのものよりも「働き方」を提案することが増えています。商品自体のスペックより、それをどう使って仕事の成果を出すのかというノウハウに価値がある時代になっています。
同じ中小企業で働くお客さまに、こんな便利な使い方や効率的で安心な働き方があるんですと情報共有するような営業スタイルが増えています。
スキャン
- スマートフォンでのスキャンが増える：以前はスキャンといえば複合機でしたが、最近はスマートフォンの性能が上がったため、少ない枚数であればスマートフォンで写真をとって保存しているメンバーが増えています。スマートフォンのOneDriveアプリで撮影すると、撮影した画像がそのまま個人のOneDriveに保存されてパソコンでも確認できますし、JPG形式だけでなくPDF形式で保存することもできます。
FAX
- まだ取引先やお客さまからFAXを頂くこともあります。以前は複合機からファイルサーバーやメールに転送して確認をしていました。最近は複合機からTeamsに転送することによりスマホでも簡単に確認でき、その後だれがどのような対応をしてくれたのかまで、誰もが一目でわかるようになりました。
なぜ働き方改革がさらに進んだのか？
時流
コロナ対応をきっかけに働き方改革が一気に加速しました。非接触、非対面で仕事を進める必要がありましたので、デジタル化が急激に進みました。その結果、コロナ禍後も効率的で柔軟な働き方ができるようになりました。
また、労働人口が減り採用難の時代になっていますので、社員にとってより働きがいのある職場を創ることが経営課題になっています。
制度
オフィスツアーにご来社頂いたお客さまとお話ししていて気が付いたのですが、制度としてはテレワークとフリーアドレスの2つが働き方改革を進める大きなきっかけになりました。この2つを行うためにはペーパーレスやクラウド活用が必須になります。浅間商事では現在、東京本社のみフリーアドレス制を導入していますが、他の支店と比べると個人のペーパーレス化が格段に進んでいます。
ただしフリーアドレス制にはコミュニケーションが不十分になりがちなど、デメリットもありますので、自社に合っているか十分に検討してから導入されることをおすすめします。
IT環境
IT環境で最も効果が大きかったのがTeams（ビジネスチャット・WEB会議）とSharePoint（クラウドストレージ）です。どちらもマイクロソフト社のクラウドサービスなのですが、この2つがあることでテレワークやフリーアドレスのデメリットであるコミュニケーションの減少を補うどころか、逆に以前よりも気軽なコミュニケーションが可能になり、拠点を超えたコミュニケーションもできるようになりました。
オフィスツアーについて
どのような会社がオフィスツアーに参加できますか？
日ごろお取引頂いているお客さまはもちろん、今後お取引を検討されている会社さまもぜひ当社のオフィスツアーをご活用ください。
宇都宮や埼玉のお客さまに上野の東京本社にお越しいただいたこともありますので、お気軽にご相談ください。
ただし、当社の対応エリア外の会社さまや同業他社さまなど、当社都合によりお断りさせて頂く場合もございますのでご理解ください。
なぜオフィスツアーに参加するのですか？
会社さまにもよりますが「課題が多すぎてどこから解決したらよいかわからない」「新しくIT担当になったけどどうしたらよいかわからない」「とにかく新しい働き方を見てみたい」という段階から、「商談中のシステムがどのように活用されているのか見てみたい」といった段階まで様々です。
どのような人がオフィスツアーに参加するのですか？
IT担当者さま1名の場合もありますし、上司・役員・社長含む複数名でご来社いただくこともあります。1回目は少人数で情報収集されて、2回目は決裁者を同行されるケースも多いです。
どのように申し込めばよいですか？
オフィスツアー概要やご予約はこちらからお願いいたします。ご希望日程の2週間から1か月前にご予約をお願いいたします。担当アドバイザーにもご相談頂けます。
（※オフィスツアーは、当社とお取引のある企業さま、今後お取引を希望される企業さま、入社を希望される方のみを対象としております。大変恐れ入りますが、該当しないお申込みに関しては、お断りさせていただく場合がございます。）
最後に
私たち浅間商事は、自社で一歩先をいく働き方改革に継続して取り組み、そのノウハウをお客さまに共有し続けることを目指しています。
ぜひ一度、浅間商事のオフィスツアーにお越しいただき、いろいろと情報交換させて頂ければと思います。
皆さまのご参加を、心よりお待ちしております。
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代表取締役社長 柳沢 太一
