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浅間商事代表の柳沢です。
今年もよろしくお願いいたします。
今回は、年始に配信したYouTube動画「2023年中小企業の社長やIT担当者が知っておきたいこと」について、改めてブログでもお伝えしたいと思います。
2023年は、「新しい働き方の始め方」、「サイバーセキュリティ対策2023」、「浅間商事の改革事例」の3つについてお話しいたします。
新しい働き方の始め方
新しい働き方とは、どのようなものでしょうか？
コロナ禍を経て、成功している中小企業から、大きく3つのポイントが見えてきました。
いつでもどこでも働ける
テレワークとは、在宅勤務のことだけを指す言葉ではありません。外出先や出張先など、社外でも仕事ができることを指しますので、すべての会社に必要なことです。
その人の長所を活かす働き方ができる
仕事内容はもちろん、時短勤務や在宅勤務など、その人に合った働き方を提供できることは、採用・定着に大事なポイントです。
短時間で成果が出せる
長時間労働が好まれない現在、デジタル化や効率化、日々の改善の積み重ねで、今までより、より短い時間でより大きな成果を出せる会社が選ばれ、成長できるようになっています。
それでは、どのように始めればよいのでしょうか？
こちらも成功パターンが見えてきました。
特に重要なのがノートパソコン、Wi-Fi、クラウド活用の3つです。
順番はお客様によりけりなのですが、この3つが入ることで大きく働き方が変わったお客様を、多く見てきました。
ノートパソコンを導入すると、社内外の様々な場所で仕事ができるようになりますが、LANケーブルに縛られます。
そこで、Wi-Fiを導入することで事務所内の配線がなくなり、事務所内のどこでも仕事ができるようになり、ペーパーレスなどが進みます。
さらに、クラウド活用を進めると社内サーバーからも自由になります。低価格で多くのシステムを導入でき、一段とデジタル化や効率化が進みます。
この3つはどれも10～20万円程度の初期投資で始められますので、費用対効果も高いです。
Wi-Fiとノートパソコンは分かりやすいですが、クラウド活用についてもう少しご説明します。
中小企業の場合、クラウド活用の初めの一歩はMicrosoft 365がおすすめです。
クラウドコミュニケーション、メール、スケジュールを導入されることで、新しい働き方に変わったお客様を何十社も見てきました。
様々なクラウドサービスがありますが、Microsoft 365の良いところは、これらの機能が全部できて月額一人千円ほど、という費用対効果です。
また、専任のIT担当者のいない中小企業の場合、できるだけ使うクラウドの数を抑えることで管理の手間が少なくなります。
サイバーセキュリティ対策2023
続いて、サイバーセキュリティ対策についてです。
最近のサイバー攻撃は、主にこちらのパターンで行われます。
- 取引先などになりすましたメールの添付ファイルやリンクをクリックすると、Emotet（エモテット）というウイルスがパソコンに入る。
- そのEmotetがランサムウエアという身代金ウイルスを外からダウンロードし、そのパソコンだけでなく、周りのパソコンやサーバーに感染していく。
- 感染すると、パソコンやサーバーの中にあるデータが暗号化されてしまい、開けなくなる。
- 開きたければ身代金を払えという脅迫文が出る。
5～6年前からあった手口ですが、最近は被害数が増加し、さらに身代金の請求額や被害額が増加しています。
20人ほどの中小企業でも数千万円の被害にあった事例も耳にしていますので、どうか皆様他人事と思わずに対策をお願いいたします。
中小企業におすすめの対策は「多層防御（たそうぼうぎょ）」です。
1つの対策ですべての攻撃を防ぐことはできませんので、いくつかの対策を組み合わせて防御するという考え方です。
最低限、ウイルス対策ソフト、UTM、データバックアップの3つを導入されることをおすすめします。
そして、ただ導入するだけでなく、導入後の運用が大切になります。
- ウイルス対策ソフト：クラウド管理ツールなどで、すべてのパソコンが最新のバージョンを使っているかチェックしましょう。
- UTM：ファームウエアが最新版かチェックしましょう。このファームウエアが最新ではないことで、侵入されている事例が、今とても多いです。
- データバックアップ：同期方式の場合、ランサムウエアにそのまま暗号化されてしまう事例が多いため、非同期でバックアップを取る方式にしましょう。
これらの対策がおすすめです。
浅間商事の改革事例
最後に、浅間商事の改革の一部をご紹介いたします。参考になるところがありましたら幸いです。
トレーナー制度
浅間商事ではここ最近、特に人事関連の採用・育成・定着に力を入れています。対策として、まず、「トレーナー制度」を導入しました。
制度導入前は、各チームのマネージャーが新メンバー育成の責任者でした。
しかし、マネージャーは多忙で対応時間を取ることが難しく、また、年齢も離れているため、コミュニケーションが難しいこともありました。
そこで、比較的年齢の近いメンバーをトレーナーに任命。一年ほどの教育期間中は、トレーナー手当もつけることで、責任をもって育成してもらう仕組みにしました。
それにより新メンバーの定着率が上がり、トレーナーも成長できるようになったと感じています。
また、マネージャーとトレーナーだけに任せるのではなく、社長、人事・広報、マーケティング、コールセンターなど、各部署のメンバーがトレーニングに参加しています。
新メンバー入社後、いつ、誰が何をするか、などを標準化し、対応に抜け漏れやばらつきが少なくなるようにしました。
人事業界では「オンボーディング（on-boarding）」と呼ばれています。新メンバーに、スムーズに会社や仕事に慣れてもらうための仕組みを、船や飛行機に乗る前の準備にたとえています。
クラウド勤怠管理ソフト
クラウド勤怠管理ソフトを導入し、ペーパーレス、ハンコレスで外出先のスマホからでも簡単かつ正確に、勤怠申請ができる仕組みにしました。
それにより、残業や有休の状況がよりスムーズにわかるようになりました。
デジタルマーケティング
最後にデジタルマーケティングの事例をお伝えします。
デジタルマーケティングやWebマーケティングに興味を持たれているお客様が、増えています。
浅間商事では、アドバイザーが訪問して情報をお伝えする以外にも、様々な方法で最新の情報をお届けできることを目指しています。
まず、当ホームページのブログでは、お客様導入事例や最新のお役立ち情報を掲載しています。結果、毎月何社もの会社様から新規のお問い合わせを頂いています。
メールマガジン「あさマガジン」は約1,900名の方に毎月ご購読いただいています。
また、最近大変反響をいただいているのは、ダウンロード資料です。
セキュリティハンドブック、IT担当者業務ガイド、ITトラブル解決マニュアルなどがございますので、お役立てください。
「中小企業のはたらき方を効率的に」するために役立つ情報をまとめました。中小企業経営者さま、ITご担当者さま向け資料です。情報収集、社内の共有資料としてぜひご活用ください。
文字だけです伝わりにくいこともありますので、今後はYouTubeなど動画も活用し、お役立ち情報をお届けしていきます。
最後に
今回は次の3点についてお話いたしました。少しでも参考になる情報がありましたら幸いです。
- 新しい働き方の始め方
- サイバーセキュリティ対策2023
- 浅間商事の改革事例
2023年が皆様にとって良い年になりますように。
浅間商事は、中小企業のITアドバイザーです。自社のノウハウも活かして、多くの中小企業のはたらき方改革や情報セキュリティ対策のお手伝いをしています。
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