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こんにちは。浅間商事代表の柳沢です。
最近、ニュースでAIの話を聞かない日がないぐらいAIが話題になっています。
浅間商事のお客様からも「AI、AIと騒がれているけど、中小企業がAI活用すると実際には何がどうなるの？」という質問をいただくようになりました。
そこで今回は『Copilot（コパイロット）』というマイクロソフトのAIを中心に他社のAIも交えて、私が日々どのようにAIを活用して生産性を高めているかを一部ご紹介します。
AIを活用した1日
状況把握
朝はまず初めに最新の情報を把握します。
日本経済新聞の電子版とNewsPicksを主に購読していて、それぞれAIが私に最適な記事を優先的に教えてくれます。大手取引先の人事情報も随時メールで教えてくれます。これにより紙面を隅から隅まで読む必要が無くなりました。
次に今日のスケジュールを確認します。iPhoneに「Hey Siri,今日のスケジュールは？」と聞くと登録されているスケジュールを教えてくれます。
タスク決定
それからタスクです。今日やることを決めます。
最近は『Microsoft To Do』というアプリを使っています。AIというほどではありませんが、こちらもアプリを開けば今日のタスクや期限切れのタスク、ほかのメンバーから割り当てられたタスクを確認できますので、確認して取り組む順番を決めます。
情報収集
タスクを実行するためには、情報収集や比較が必要になることもあります。社外の情報を集めたい時、以前はGoogleで検索していましたが、自分が求めていない情報や信頼度の低いサイト、大量の広告などをかき分けて情報収集する必要がありました。
最近ではCopilotに依頼して数秒待てば、すぐに知りたい情報を得ることができるようになりました。
例えば新しいものを買う時に「2つの商品を比較して表にして」と依頼するだけで比較表が生成されるので、それを社内稟議資料として使うことができます。特にこの部分は今までの2～3倍のスピードでできるようになったと感じています。
一方で社内の情報を集める時、これまでは「どこのサーバーのどこのファイルの…いや、メールだった？Teamsだった？デスクトップだったっけ…」と、いろいろな場所を探していたのですが、最近はCopilotに聞けばこれらすべての場所をAIが探してくれるようになりました。
MicrosoftのAIである有料版のCopilotは優秀ですが、基本的には、Microsoft製品の中にあるデータしか学習することができません。浅間商事の場合は多くのデータをMicrosoft365に集約しているからこそ、より効果的にCopilotを使えていると感じています。
企画提案用の資料作成
次に、集めた情報を社内や社外に企画提案するための資料作りです。
こちらはこのブログの動画版です。動画に登場するスライドはほぼAIに作ってもらいました。ワンクリックです。
Wordで作成した文章をもとにCopilotにスライド作成を依頼すれば、今ではこれぐらいのものができるようになりました。最後に１０分程度で細かい部分を手作業で追記・修正したら完成です。
まだまだ最高に分かりやすい、デザインの良いスライドとはいきませんが、実務上必要十分なレベルになってきたと感じています。現在では、提案書、企画書、稟議書、チラシ、案内文など様々な資料をAIで作成しています。
ちなみに、本ブログの冒頭でも使用しているこちらの画像は有料版のCopilotで作成しています。「中小企業がAI活用するとなにがどうなるの？ というブログのアイキャッチ画像を作って」という1回の依頼で完成しました。
会議
最後に会議です。
まずは対面会議の場合、『PLAUD NOTE（プラウドノート）』という録音・文字起こし・要約ツールを使用しています。これは専用の機械が必要です。
もうひとつ『Notta（ノッタ）』というAI自動書き起こしサービスも今後テストしてみたいと思っています。こちらはスマホを使うのですが、こちらもNottaはZoomやGoogle Meetでも使えるのが利点です。
これまで経営会議やマネジャー会などの社内会議はもちろん、セミナーや講演会に参加した場合にも多くの部分を社内に共有していたのですが、AIツールを活用することで自分で議事録を書くよりもはるかに早く簡単にできるようになりました。
WEB会議の場合にはもっと簡単です。当社はTeams会議が多いのですが、Copilotに依頼すれば、録音・文字起こし・要約すべてボタン一つでやってくれますので助かっています。
中小企業がAIを活用するためのポイント
最後に中小企業がAIを活用するためのポイントをまとめます。
AIにすべてを任せず、AIとともに働く・協業すると考えること
文字起こしの精度はどのくらい？とよく聞かれます。
体感では80％から90％くらいでしょうか。もちろん100％ではありません。でも議事録の80％から90％をAIが作ってくれたらかなり楽になりませんか？個人的には50％でもAIがやってくれるなら十分助かるので、実用に足ると考えています。
また、「完ぺきでないなら使わない」という考え方は少しもったいないかもしれません。例えば昔のパソコンはしょっちゅう動かなくなって、何度も再起動していました。
だからと言って使わなかったら今どうなっていたでしょう？成長期の商品とはそういうもので、いずれ成熟して安定すると思っています。
AIについて学習し続けること
文字起こしの精度はもちろんほかの機能も、3か月ごとぐらいに進化を感じています。AIサービス各社の予定を見ると今後も当面はこのスピードで進化し続けるようです。
パソコン活用時代が来たようにAI活用時代が来ることはほぼ確実です。初めは社内に数名からでも十分なので、毎日AIを使って学習し続ける人材を育てることをおすすめします。浅間商事では現在、4名のメンバーがCopilotの有料版を使用しています。無料版のCopilotは日常的に多くのメンバーが利用しています。
データを整理すること
少し難しい話になりますが、CopilotなどのAIを使い始めるとAIが学習できる場所にデータを集めることと、AIが学習しやすい形にデータを整理しておく（構造化）することが重要になってきます。
これを行うことでAIの学習が進み、より高い精度で利用者が求める情報を回答してくれるようになります。
データを電子化しておくのはもちろんのこと、今後は保管する場所や形式なども工夫が必要になってきます。
まだまだご紹介したいことはたくさんありますが、今回はここまでにします。
実際にAIを使っている画面を見ないとイメージがしづらい部分もありますので、ご関心いただける方は浅間商事の担当アドバイザーやカスタマーセンターまでご相談ください。
代表取締役社長 柳沢 太一
