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【医療法人社団 彩祥会 中島皮フ科様】パソコン共同利用・シフト勤務・スタッフ増員の状況下、SharePointで円滑な「情報共有」を実現

2021.12.10
クラウド
【会社名】
医療法人社団 彩祥会 中島皮フ科 様
【エリア】
東京都
【事業内容】
医療
会社名
医療法人社団 彩祥会 中島皮フ科 様
事業内容
医院(診療科目:皮膚科、美容皮膚科、アレルギー科、形成外科)
エリア
東京都北区赤羽
開業
1998年1月
ホームページ
https://www.nakashima-hifuka.com/
導入商品・サービス
Microsoft 365 Business Standard、パソコン、タブレット、ほか

導入前の課題・目標

・一人一台パソコンがない環境でデータ管理・共有が煩雑に
・シフト勤務による情報の伝達漏れリスク
・スタッフが増加傾向で、コミュニケーション不足に

導入後の効果

・データ保存場所をSharePointに一元化
・スマートフォンやタブレットから、いつでも・どこでも情報確認が可能に
・売上グラフの共有などでコミュニケーションを活性化

医療法人社団彩祥会 中島皮フ科さまについて

医療法人社団彩祥会 中島皮フ科(JR赤羽駅から徒歩5分)
医療法人社団彩祥会 中島皮フ科(JR赤羽駅から徒歩5分)

医療法人社団彩祥会 中島皮フ科さまは、JR赤羽駅から徒歩5分、中島知賀子先生の皮膚科クリニックです。

あらゆる皮膚トラブルの解決により、一人ひとりが潜在能力を発揮できる社会を作る」をミッションに掲げ、肌だけではなく、心も体もきれいになるサポートのできるクリニックを目指されています。

浅間商事とのお取引は、2016年に院内の無線LANのご相談からはじまりました。院内は2階建てながら有線LANだったため、浅間の「ビジネスWi-Fiパック」で無線化。スマートなネット環境が実現し、iPadなどのモバイル端末がスムーズに使えるようになりました。

その後、複合機やビジネスフォン導入のご提案もお喜びいただき、UTM、パソコンなど、さまざまなOA/IT関連機器全般の導入およびサポートを浅間商事におまかせいただいております。

Microsoft SharePoint(マイクロソフト シェアポイント)の導入を検討されたきっかけは、Gmailでした。GmailをはじめとしたGoogleサービスをさらに活用するために、G Suite(現在のGoogle Workspace)導入をご検討。

しかし、課題をうかがったところ、浅間商事で導入・サポートを行っているSharePointがご希望に合うものでした。サポートの有無も重視されていたため、浅間商事でお手伝いできるSharePointの導入を決められました。

今回は、SharePointをはじめとする院内のIT関連を担当されている太田さまに、SharePoint導入までの課題とその後のご活用状況についてお話をうかがいました。

課題は「情報共有」

院内のIT関連を担当されている太田さま
院内のIT関連を担当されている太田さま

お客さまの主な課題は「情報共有」でした。

パソコンは一人一台ないため、複数のスタッフで共同利用しています。ドキュメント、写真や動画などのメディアファイルは、パソコンや外付けのハードディスクにそれぞれ保存していました。そのため管理がバラバラになり、保存した端末や場所を探すのに毎回時間と手間がかかっていました。また、パソコンが使用中のために、データを確認したいときにできない、といった事態も起きていました。

シフト勤務のため、スタッフ全員が一度に集まることがありません。そのため情報の伝達は主に口頭やメールで行っていましたが、方法が統一されていなかったため、伝達漏れのリスクがありました。

さらにスタッフが増加傾向で、コミュニケーションの課題感も高まっていました。

主な導入商品・サービス

導入サービス

  • Office365 Business Premium/Essentials サポート付ライセンス※
  • SharePointスタートパック

※2019年販売当時のプラン名です。

  • (旧称)Office 365 Business Essentials→(現在)Microsoft 365 Business Basic
  • (旧称)Office 365 Business Premium→(現在)Microsoft 365 Business Standard

2019年7月、中島皮フ科さまはSharePointを利用できるライセンスを全スタッフ分導入。また、SharePointの初期設定を浅間商事におまかせいただく「SharePointスタートパック」を同時にご購入いただきました。

「SharePointスタートパック」では、基本的な初期設定のほか、浅間商事独自のSharePoint基本テンプレートをご提供しています。今回の事例では、そのテンプレートを一部カスタマイズしております。

Microsoft SharePointについて

Microsoft SharePointは、社内のデータ・情報共有に便利なマイクロソフト社のクラウドサービスです。

限られたメンバーだけが利用できるWebサイトを作成し、その中でさまざまな情報やデータを共有・一元管理できます。さらに、クラウドサービスのため、ネットと端末があればいつでも・どこからでも利用できます。

お客さまのご要望:

  • 教育用マニュアルや写真を共有したいが、保存場所がわからない状態を解消したい
  • パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど複数の端末から同じ情報を参照したい
  • シフト勤務や増員によるコミュニケーション不足を補いたい

上記の課題を解決するために、次のようなSharePointの特徴を活用しました。

01
データ管理・共有機能
クラウドストレージとして、データ保存場所をSharePointに一元化。パソコンのフォルダと同様に階層構造にできて、整理・保存も簡単。検索だけでなく、フォルダやファイル単位の閲覧・編集権限の設定もできます。
02
どの端末からでも見られる
クラウドサービスであるSharePointなら、インターネットと端末があればいつでも・どこからでも見られます。パソコンが使えない時も、スマートフォンやタブレットから、いつでも閲覧できます。
03
コミュニケーション機能も豊富
社内ホームページとして活用されるSharePointには、ページ作成、予定表、グラフの埋め込みなど、コミュニケーションに役立つパーツが用意されています。このようなパーツの活用により、単なるデータ置き場ではない、コミュニケーションを補う活用ができます。

浅間商事のご提案

浅間商事からご提案したSharePointの主な構成は次の通りです。

  • 資料共有フォルダ(ドキュメント、写真、動画)
  • 売上進捗グラフの共有
  • ブログ(院長雑記)、医院やスタッフの予定表、To Doリスト
導入時の中島皮フ科さまSharePoint画面(2019年9月)
導入時の中島皮フ科さまSharePoint画面(2019年9月)

資料共有フォルダ(ドキュメント、写真、動画):
共有のデータの保存場所をご用意しました。動画ファイルの共有には、Microsoft Stream(動画共有サービス)を利用されています。浅間商事のサポート対象外サービスですが、浅間の事例をご覧いただき、独自にご活用いただいております。

売上進捗グラフの共有:
SharePointではExcelなどのグラフをページに埋め込むことができます。診療科ごとの売上数字のグラフを表示タッフが売り上げの状況をいつでも確認できるようにしました。

ブログ(院長雑記)、医院やスタッフの予定表、To Doリスト:
コミュニケーションの補完として、院長先生から院内スタッフにメッセージを送る場の「院長雑記」、医院やスタッフ全員のスケジュールが共有できる予定表、To Doリストをご用意しました。

ファイルを探す時間や手間が大幅に減少

ご提案の中で、特に高い効果を発揮したのが「データ共有」でした。現在、共有が必要なドキュメント、写真、動画ファイルは、主にSharePointで保存・管理し、クラウドストレージとしてSharePointを活用されています。

導入前にパソコンに点在していたデータは、保存場所がSharePointに一元化されたことで、どこにあるか探すことがなくなりました。また、SharePoint内でフォルダ分け、検索もできるため、ファイルを探す時間や手間は大幅に減少しました。

データはどの端末からでも閲覧・編集が可能です。パソコンが使えない時は、スマートフォンやタブレットで同じ情報を参照できるようになり、運用もスムーズになりました。

タブレットで院内のどこからでも情報確認が可能
タブレットで院内のどこからでも情報確認が可能

動画はタブレットで撮影し、直接Streamにアップロード。SharePoint上からStreamを参照し、でいつでも、どこでも視聴できるようにしています。主に新人教育やノウハウの共有のための動画マニュアルを作成し、スタッフの教育研修に活用されています。

ブログ、予定表、To Doリストは、より業務フローにあったSharePoint以外のツールも活用されているとのことで、現在はあまり使用されていません。しかし、売上グラフは日々の売上数字を可視化し、スタッフ全員と共有で、スタッフ皆さんの数字に対する意識の向上やコミュニケーションにお役立ていただいています。

SharePoint運用の成功の背景と今後について

SharePointは導入しただけで終わりではなく、運用できてこそのサービスです。中島皮フ科さまは導入から2年以上、特にデータ共有の点において十分な活用をされてきました。

太田さまによると、今後は動画マニュアルをさらに充実させていくご予定とのことです。「動画でマニュアルを作成してSharePointで共有する運用は、指導の品質を揃えたり、教える人の手間を省いたりなど、あらゆる点でメリットを感じます」とお話しくださいました。

SharePointを十分にご活用いただいていますが、太田さまはIT専門のご担当者さまではありません。

SharePoint導入に際し、抵抗感や不安は感じられなかったかをおうかがいしたところ、「一度G Suite(Google Workspace)を検討したことがあったため、クラウドサービスのイメージはできていました」とのことでした。

クラウドサービスに限らず、これまでもさまざまな新しい機器や技術を柔軟かつスピーディーに導入されてきた中島皮フ科さま。そのような文化を背景に、SharePointの受け入れやご理解も早く、その後の活用につながったと感じます。

現在、4台のiPadを導入
現在、4台のiPadを導入

また、SharePoint導入は、浅間商事のサポートがあってのご決定とのこと。「電話するとすぐに来てくれますし、パソコンなどの機器についての知識・アドバイスなど、頼りにしています」とのお言葉をいただきました。

信頼をお寄せいただいていることを実感し、今後もそのご期待にお応えできるよう、お客さまサポートに努めてまいります。

医療法人社団彩祥会 中島皮フ科さま

医療法人社団彩祥会 中島皮フ科さまは、にきび・毛穴・シミ・しわ・たるみといった悩みの治療を行ってきた中島知賀子先生のクリニックです。

理事長 中島知賀子 先生
理事長 中島知賀子 先生

【3つの強み】

  • 美の可能性に対する理解
  • リスペクト、ホスピタリティ、ケア
  • 働くスタッフの成長や自立を支援する一人ひとりが輝く組織

「あかるく、あたたかい、あいされる診療所」を目指し、皮フの病気やトラブルと上手く付き合っていけるようにサポート。皮フの美しさを高め、健康的に美しくなる提案をされています。

JR赤羽駅東口徒歩5分のアクセスしやすい立地。肌のお悩みは、中島皮フ科さまにご相談ください。

北区赤羽2-23-2 鵬ビル1F
JR赤羽駅より徒歩5分。LaLaガーデンストリート(すずらん通り)内

中島皮フ科グループ

AIM beauty medical clinic(アイムビューティーメディカルクリニック)

「患者様がもっと自分を好きになれるように」
美容皮膚科・美容外科・エステの専門クリニックです。「美容医療」と「エステ」の融合を目指し、オリジナルの美容医療を提供されています。

medical 4 men clinic (メディカルフォーメンクリニック)

2021年4月、東中野にオープンした日本では初となるメンズ専用アートメイククリニック。「眉革命」(アートメイク)および「毛穴革命」(美肌サロン)を提供されています。事業拡大により、毛穴革命M4Mは女性の方にも施術していただけるようになり、男性、女性問わず美しくなるサポートされています。

また、medical 4 men clinicでは、東中野PCR検査センターを運営されています。東中野駅徒歩2分。詳細はホームページをご覧ください。

Microsoft 365 導入・運用支援サービス

Microsoft 365でデジタル化・業務効率化・コスト削減をトータルに実現! 導入実績250社以上。導入から運用まで、浅間商事のITアドバイザーが強力サポートいたします。

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