今、企業に必要な社内ポータルサイト
皆さんの社内ではどのようにファイルを共有していますか？ マニュアルや売上数字など、社員で共有するべき情報が多々ある中、SharePointを利用して社内ポータルサイトを作成する企業が増えています。
SharePointとは？
SharePointはマイクロソフトが提供するアプリケーションです。
WordやExcelなどOfficeツールとの連携◎
モバイル対応◎
掲示板機能やドキュメント共有機能があるSharePoint。
HTMLを書く必要がなく手軽に社内ポータルが作成可能で、必要な項目を自社用にカスタマイズできます。
今回は社内ポータルサイトとして最適なOffice365の機能「SharePoint」の導入事例をご紹介します。
導入前の状況
- 1人1台PCがない環境
- 症例の写真や情報をスタッフ間で共有したい
浅間の提案
- Office 365のSharePointを導入し、社内ポータルサイトを構築
- 社内に分散している情報を集約して情報共有を円滑に
期待される導入効果
- 情報の一元化
- 円滑な情報共有
- コミュニケーション活性化
医療法人社団 彩祥会 中島皮フ科様
中島皮フ科様は「あたたかく あかるい 愛される 診療所を目指す」を医療理念に、赤羽に医院を構える美容皮膚科です。患者さんに寄り添う治療方針で信頼も厚く、都内外問わず多くの方が足を運んでいます。
丁寧な対応と確かな技術によって、幅広い年齢層からご支持を得ている中島皮フ科様。今回取材に伺った際もスタッフの皆様が笑顔で迎えてくださり、アットホームであたたかい雰囲気が漂っていました。
中島皮フ科様のHPはこちら
SharePoint導入前の課題
1人1台PCがない環境で社内ポータルサイトを使いたい
院内にはインターネットに繋がっているPCが4台とiPadが1台。1人1台PCがない環境で社内ポータルサイトを使いたいというご要望がありました。
情報の伝達漏れを防いでコミュニケーションUP
スタッフの皆さんの勤務開始時間はシフト制なので、毎日全員集まって始業前のミーティングをするという環境ではありません。しかし、伝達事項を口頭のみで伝えていると、抜け漏れや伝達ミスをしてしまう可能性があります。全員が漏れなく伝達事項をチェックできる環境が必要でした。
症例の写真や教育用マニュアルを共有したい
皮膚科というお仕事柄、患者様の症例写真を撮影することもあります。写真は院内のiPad1台に集約していますが、複数のスタッフが1台のiPadを使用するので効率がよくありません。
また、スタッフ教育用のマニュアルの共有も課題です。施術の様子は動画の方がわかりやすく伝わりやすいので、動画をアップロードできる環境が必要です。スタッフが各自のスマホで写真や動画を見ることができれば業務効率がぐっと上がります。
ファイルが色々なPCに点在していて探すのに一苦労
複数のPCにファイルを保存していると、どこに何を保存したかがわからなくなり、必要なファイルを探すことに時間がかかってしまいます。
浅間の提案
Office 365のSharePointで社内ポータルサイトを運用
今は回中島皮フ科様の課題を解決するために、SharePointでポータルサイトを構築しました。
構成内容
- 医院やスタッフの予定表
- TODOリスト
- コミュニケーションアップに繋がる「院長雑記」
- 売上進捗管理グラフ
- 資料共有フォルダ(ドキュメント、写真、動画)
導入効果
- 円滑な情報共有
- 情報の一元化
- コミュニケーション活性化
スマホで時間や場所を問わずにアクセス可能
SharePointはモバイル対応なのでスマホでも綺麗に表示されます。スタッフの皆さんのスマートフォンにSharePointアプリをダウンロードしていただき、いつでもどこでも社内ポータルをチェックできるようになりました。全員がPC操作に詳しいわけではないので、使い慣れたスマホで見る方が良いというお声をいただきました。
情報共有・伝達がスムーズに
SharePoint上にあるTO DOリストやスケジュール。こちらは全員が各々のタイミングでチェックが可能です。SharePoint上に共通のフォルダを作ることで、情報の置き場所を一元化することができます。複数のPCやフォルダにファイルが点在し、どこに何があるかわからない状態から、時間や場所を問わずに、必要な情報にアクセスできる環境を実現しました。
新人教育用の動画マニュアルをアップロード
今後の新人教育やノウハウの共有のための、動画マニュアルをアップロードできる環境を構築しました。SharePointには動画ファイルの共有はもちろん、YouTubeの動画を埋め込む機能もあるので、ご要望にお応えすることができました。
売上数字の意識UP
SharePoint上には、形成外科、皮膚科ごとの売上数字を各科、各ドクター別に表したグラフを表示しています。日々の売上数字を可視化することで、今まで以上にスタッフの皆さんの数字に対する意識が向上します。
お客様の声
SharePoint導入にあたりお客様に感想を伺いました。
Q.すばりSharePoint導入の決め手は何でしたか？
決め手は浅間商事さんのサポートでした。同業者さんから社内ポータルサービスの情報を聞き、当院も導入しようと思い、浅間商事さんに相談しました。当院のスタッフだけで一からポータルサイトを構築するのは難しいので、SharePointなら浅間商事さんのサポートがついているという点が決め手になりました。
Q.実際に使用してみての感想はいかがですか？
今までは外付けHDDが壊れそうだったり、他のところに保存してたりしてどのファイルが最新なのかわからない状態でした。
SharePointを使用し始めて、最新の資料が共有できるという点が便利です。
Q. 特にどの機能をよく利用されていますか？
売上表と院長雑記、予定表はマストです。社員はミーティングや休みの予定を携帯で確認しています。
Q.これから改善していきたいことはありますか？
動画マニュアルはこれから着手していきたいです。また、スマホでもスケジュールの色分けが出来たら嬉しいです。パソコンからは出来るのですが、スマホで出来ればより便利だなと。
Q.浅間商事のサポートについてはご満足いただけていますか？
サポートに関しては大満足です。フットワーク軽く来てくれるし、無理な要望を出しても応えてくれます。これからも相談しやすい浅間さんでいてください。
と、大変嬉しいお言葉をいただきました。
今回のSharePoint導入にあたり、サイト構築と導入説明会でサポートさせていただきました。説明会ではスタッフの皆さんに集まっていただき、実際のスマホの画面で操作説明をする機会を設けました。
浅間商事は製品をお届けするだけでなく、導入前後のサポートを大切にしています。
これからもお客様に寄り添い、「あ、そうだ浅間に相談しよう」と頼っていただける存在であり続けるために邁進して参ります。
中島皮フ科様、この度はご協力いただき誠にありがとうございました。